Мы часто сталкиваемся с вопросами правильного учета наличных денежных средств и оформления выемки (инкассации) в системе 1С:Управление торговлей (УТ), особенно когда речь идет об оптовых продажах или расчетах с физическими лицами. Некорректное ведение учета может привести к “висящим” суммам в кассах ККМ и расхождениям в отчетности. Давайте вместе разберем эту проблему и найдем оптимальные решения, чтобы наша 1С работала как часы.
Прежде всего, давайте выясним, в каких случаях нам действительно необходима контрольно-кассовая машина (ККМ) и пробитие кассовых чеков. Это ключевой момент для понимания всего дальнейшего процесса.
Для оптовой торговли и расчетов с юридическими лицами/ИП:
Рассмотрим ситуацию: если вы занимаетесь оптовой торговлей и все платежи поступают от других юридических лиц или индивидуальных предпринимателей напрямую на расчетный счет вашей организации (или через систему “банк-клиент”), то в этом случае онлайн-касса, как правило, не требуется. Федеральный закон № 54-ФЗ не разделяет оптовую и розничную торговлю в части применения ККТ, главное — это способ расчета. Однако, если расчеты в оптовой торговле производятся наличными деньгами или электронными средствами платежа (например, оплата картами на складе), тогда онлайн-касса становится необходимой.
При расчетах с физическими лицами:
Здесь ситуация однозначна: кассовый чек обязателен при любых расчетах с физическими лицами. И это не зависит от способа оплаты! Будь то наличные, банковская карта или даже безналичный перевод на расчетный счет организации (через Сбербанк-Онлайн, банкомат, электронные кошельки и т.д.). Исключения крайне редки и касаются лишь специфических видов деятельности или категорий налогоплательщиков. Даже при оплате физлицом картой в офисе, чек пробивать необходимо.
Сроки пробития чека при безналичной оплате от физического лица:
Если физическое лицо оплачивает товар или услугу безналичным способом (например, переводом на расчетный счет), кассовый чек должен быть сформирован и направлен покупателю не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления денежных средств (при необходимости можно распечатать копию чека) на расчетный счет вашей компании, и не позднее момента передачи товара или оказания услуги.
Вывод: Мы видим, что ККМ и чеки нужны гораздо чаще, чем может показаться на первый взгляд, особенно при взаимодействии с физическими лицами, независимо от того, является ли продажа оптовой или розничной.
Теперь давайте разберем, как правильно оформлять выемку денежных средств из кассы ККМ, чтобы избежать “висящих” остатков. Мы рассмотрим два основных подхода: автоматическую и ручную инкассацию.
Автоматическая инкассация:
Это самый удобный способ, который помогает поддерживать остаток денежных средств в кассе ККМ на нуле после закрытия смены. Настроить автоматическую инкассацию мы можем несколькими способами:
Непосредственно в утилите обслуживания ККМ: Многие фискальные регистраторы (например, "Штрих-М" или "Атол") имеют собственные утилиты (тест драйвера), где можно настроить параметры ККТ, включая автоматическую выемку или автоинкассацию при закрытии смены. Это позволяет кассе самостоятельно "обнулять" остаток.
В 1С:Управление торговлей: Мы можем настроить автоматическую выемку и в самой системе. Для этого перейдем в раздел "НСИ - Магазины". В карточке нужного магазина нам нужно будет установить флаг "Автоматическая инкассация". При необходимости, мы также можем указать минимальную сумму остатка денежных средств, при превышении которой будет производиться выемка. Это очень удобно, так как система будет автоматически формировать документ выемки при закрытии кассовой смены.
Когда автоматическая инкассация настроена, в отчетах о сменах ККМ остаток денежных средств будет равен нулю, что значительно упрощает учет.
Ручная выемка:
Если автоматическая инкассация не настроена или требуется выполнить внеплановую выемку, мы делаем это вручную. После закрытия кассовой смены нам необходимо создать документ "Выемка денежных средств из кассы ККМ". Мы найдем его через журнал "Чеки ККМ" (меню "Продажи / Розничные продажи / Чеки ККМ"). Эта сумма будет отражена в системе как "денежные средства в пути".
Для того чтобы эти средства окончательно зачислились в кассу предприятия, нам нужно будет оформить "Приходный кассовый ордер" (ПКО) (существует расширение для автоматического создания ПКО при выемке). При создании ПКО очень важно правильно указать вид операции — "Поступление из кассы ККМ". Только после этого деньги будут корректно учтены в кассе организации.
Часто возникает вопрос, обязательно ли использовать Рабочее место кассира (РМК) для пробития чеков. Давайте проанализируем эту ситуацию и выясним, что РМК действительно не всегда является единственным решением.
Действительно, чеки в 1С:УТ можно пробивать не только через РМК. Это особенно актуально, если наличные расчеты или расчеты с физлицами не являются основным видом деятельности или происходят нечасто. Рассмотрим, как это можно сделать:
Из документа "Приходный кассовый ордер" (ПКО):
Мы можем создать документ Приходный кассовый ордер и на его основании пробить кассовый чек. Этот метод очень удобен, когда оплата поступает от физического лица, например, за товар или услугу. Если при пробитии чека из ПКО мы не укажем конкретное основание платежа (например, нет связанного документа Заказ клиента или Реализация товаров и услуг), то в чеке будет автоматически указан признак "Аванс".
Для пробития чека из ПКО, после заполнения документа, мы обычно видим соответствующую кнопку или команду для печати чека.
Из документа "Реализация товаров и услуг":
При оформлении документа Реализация товаров и услуг, особенно если продажа осуществляется физическому лицу и оплата производится в момент отгрузки, также предусмотрена возможность пробития кассового чека непосредственно из этого документа. Это позволяет нам сразу после проведения реализации оформить фискальный чек.
Таким образом, РМК не является безальтернативным решением. Мы можем успешно пробивать чеки из других документов, что особенно полезно при нечастых расчетах с физлицами.
Если в нашей системе уже накопились "висящие" суммы или расхождения в кассах, нам потребуется провести комплексную работу по нормализации учета. Давайте разберем по шагам, как это сделать.
Наладить нормальный учет движения налички, отказавшись от РМК (если оно не нужно):
Мы должны убедиться, что все операции с наличными денежными средствами оформляются корректно. Для поступлений используем Приходные кассовые ордера, а для выдачи — Расходные кассовые ордера. Важно помнить, что в 1С:УТ учет наличных ведется для каждой кассы организации, которые мы определяем в справочнике Кассы. Каждая такая касса представляет собой фактическое место хранения денежных средств. Система также позволяет контролировать "денежные средства в пути" при перемещении наличности между разными кассами или при инкассации. В карточке кассы даже можно указать "Срок инкассации" для планирования движения.
Провести инвентаризацию по кассам и выровнять остатки по регистрам:
Это критически важный шаг. Мы должны провести фактическую инвентаризацию наличных денежных средств в каждой кассе и сравнить ее с данными учета в 1С:УТ. Если есть расхождения, необходимо оформить соответствующие документы в системе, чтобы фактические остатки соответствовали данным учета. Это может быть как создание дополнительных Приходных кассовых ордеров или Расходных кассовых ордеров (с соответствующим видом операции), так и использование специализированных документов для корректировки остатков, если расхождения значительны и требуют документального оформления (например, актов инвентаризации).
Проверить, что творится в "Бухгалтерии предприятия" (БП), если есть с ней связка:
Если наша УТ интегрирована с "Бухгалтерией предприятия", нам обязательно нужно проверить, как отразились эти "висящие" суммы там. Часто главбух может самостоятельно поправить данные в БП без проблем, используя типовые бухгалтерские операции или корректировки. Важно, чтобы после всех исправлений в УТ, данные корректно синхронизировались с БП, чтобы отчетность была достоверной.
Мы проанализировали основные аспекты работы с выемкой и учетом наличных в 1С:Управление торговлей. Помните, что правильная настройка и регулярный контроль — это ключ к прозрачному и корректному учету. Наладив эти процессы, мы сможем избежать многих проблем и обеспечить точность финансовой отчетности.