Как организовать учет измерительного инструмента в 1С:УПП с контролем поверок и сертификатов?

← На главную

Организация учета измерительного инструмента (СИ — средств измерений) в программе «1С:Управление производственным предприятием» (УПП) требует особого подхода. В отличие от обычных материалов, каждый экземпляр инструмента часто обладает уникальным заводским номером, требует периодической поверки (калибровки) и наличия действующих сертификатов. Рассмотрим подробно, как реализовать такой учет, сохранив баланс между типовым функционалом и необходимыми доработками.

Анализ задачи и выбор стратегии учета

Перед нами стоит задача вести учет около 100 единиц инструмента. Основные требования: хранение заводских номеров, дат поверки, информации о сертификатах и возможность формирования отчетов. Проанализируем три основных способа реализации этой задачи в УПП.

Учет через характеристики номенклатуры. Это наиболее гибкий типовой механизм. Каждый заводской номер инструмента заводится как отдельная характеристика.
Учет по сериям. Позволяет отслеживать конкретные экземпляры в складских документах и отчетах. Однако включение серийного учета в «живой» базе может быть трудоемким процессом.
Создание отдельного справочника. Позволяет хранить расширенную информацию о метрологии, не перегружая справочник Номенклатура.

Рассмотрим по шагам реализацию наиболее эффективных решений.

Вариант 1: Использование характеристик для идентификации экземпляров

Этот метод позволяет использовать одну карточку номенклатуры (например, «Штангенциркуль ШЦ-I-125-0,1») для всех однотипных инструментов, разделяя их по заводским номерам. Разберем процесс настройки:

В карточке номенклатуры установим флаг «Вести учет по характеристикам». В ПВХ (план видов характеристик) добавим свойства, такие как «Заводской номер» и «Номер сертификата». Теперь при поступлении нового инструмента кладовщик будет создавать новую характеристику, указывая номер, выбитый на корпусе инструмента.

Преимущества этого подхода:

Типовые складские отчеты (например, «Ведомость по учету МПЗ») позволяют видеть остатки в разрезе конкретных заводских номеров.
При выдаче в эксплуатацию документом Передача материалов в эксплуатацию инструмент закрепляется за ответственным лицом вместе со своей характеристикой.

Вариант 2: Использование серий номенклатуры

Если на предприятии важна прослеживаемость партии или конкретного экземпляра на всех этапах (от закупки до списания), рассмотрим вариант с сериями. Выясним, почему этот вариант часто критикуют, и в каких случаях он полезен.

Серия в УПП — это разрез учета, который может содержать информацию о сертификате и сроке годности. Для измерительного инструмента в качестве Серии можно использовать «Серийный номер». Если включить настройку «Вести партионный учет по сериям», программа будет хранить себестоимость каждого конкретного инструмента.

Однако стоит учитывать важный нюанс: если по номенклатуре уже были движения, включить учет по сериям «задним числом» не получится. Рассмотрим алгоритм действий в такой ситуации:

Создаем новую карточку номенклатуры с включенным серийным учетом.
С помощью документа Комплектация номенклатуры переводим остатки со старой карточки на новую.
В новых документах поступления обязательно указываем созданную серию (заводской номер).

Вариант 3: Реализация метрологического контроля (Поверки и Калибровки)

Стандартный функционал УПП не содержит специализированных документов для фиксации факта поверки. Чтобы не загромождать систему, проанализируем вариант создания небольшого кастомного блока «Метрология».

Для реализации нам понадобятся:

Регистр сведений «Сведения о поверках». С измерениями Номенклатура, Характеристика и ресурсами ДатаПоверки, ДатаСледующейПоверки, Статус.
Документ «Метрологическая поверка». Он будет служить регистратором для записи данных в регистр.

Посмотрим на пример логики обработки, которая будет проверять сроки поверки инструмента, находящегося в эксплуатации:


Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	ПартииМатериаловВЭксплуатацииОстатки.Номенклатура,
    |	ПартииМатериаловВЭксплуатацииОстатки.ХарактеристикаНоменклатуры,
    |	ПартииМатериаловВЭксплуатацииОстатки.ФизЛицо,
    |	СведенияОПоверкахСрезПоследних.ДатаСледующейПоверки
    |ИЗ
    |	РегистрНакопления.ПартииМатериаловВЭксплуатации.Остатки КАК ПартииМатериаловВЭксплуатацииОстатки
    |		ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.СведенияОПоверках.СрезПоследних КАК СведенияОПоверкахСрезПоследних
    |		ПО ПартииМатериаловВЭксплуатацииОстатки.Номенклатура = СведенияОПоверкахСрезПоследних.Номенклатура
    |			И ПартииМатериаловВЭксплуатацииОстатки.ХарактеристикаНоменклатуры = СведенияОПоверкахСрезПоследних.Характеристика
    |ГДЕ
    |	СведенияОПоверкахСрезПоследних.ДатаСледующейПоверки < &ТекущаяДата";

Запрос.УстановитьПараметр("ТекущаяДата", ТекущаяДата());
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();

Используя этот подход, метролог сможет вовремя сформировать отчет об инструментах, которые необходимо изъять из цехов для проведения калибровки.

Учет инструмента в эксплуатации (Забаланс)

Измерительный инструмент часто имеет длительный срок службы, но небольшую стоимость. В УПП такой инструмент правильно учитывать в подсистеме «Спецоснастка». Разберем, как это работает:

При передаче инструмента сотруднику используется документ Передача материалов в эксплуатацию. На закладке «Спецоснастка» указывается назначение использования. При проведении документа стоимость инструмента может быть списана на затраты сразу (если это предусмотрено учетной политикой), но количественный учет продолжится на забалансовом счете МЦ.04.

Почему это важно? Инструмент продолжает числиться за конкретным физическим лицом. Если мы используем характеристики для заводских номеров, то в отчете «Ведомость по материалам в эксплуатации» мы всегда увидим: у кого именно в данный момент находится штангенциркуль №12345.

Дополнительные рекомендации по автоматизации

Проанализируем дополнительные возможности, которые упростят работу при количестве инструмента более 100 единиц:

Штрихкодирование. Присвойте каждой характеристике (экземпляру) уникальный внутренний штрихкод. Наклейте его на футляр или нанесите лазером на инструмент. Это позволит проводить инвентаризацию в цехах за считанные минуты с помощью обычного сканера.
Интеграция с ФГИС «Аршин». Если ваша деятельность требует обязательной государственной поверки, добавьте в 1С поле для хранения прямой ссылки на запись в реестре «Аршин». Это позволит быстро открывать электронное свидетельство о поверке прямо из карточки инструмента.
Использование свойств (ПВХ). Если вы не хотите менять структуру Характеристик, воспользуйтесь механизмом «Дополнительные сведения». Это позволит добавлять поля «Класс точности» или «Место хранения» без программирования.

Таким образом, оптимальным решением для УПП является комбинация типовых характеристик (для идентификации номеров) и нетипового регистра сведений (для контроля метрологических сроков). Это позволит вам использовать все стандартные отчеты по складу и эксплуатации, при этом полностью закрыв потребность в контроле качества измерительного оборудования.