← На главную

При работе в 1С:ЗиКГУ 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда НДФЛ корректно исчисляется в документе "Начисление зарплаты и взносов", но при этом не попадает в ведомость на выплату и поле "НДФЛ к перечислению" остается пустым. Эта проблема может быть вызвана рядом факторов, часто связанных с логикой программы по учету НДФЛ, изменениями в законодательстве с 2023 года и некорректной последовательностью ввода документов. В данном материале мы подробно разберем, как диагностировать и устранить эту проблему.

Понимание логики удержания НДФЛ в 1С:ЗиКГУ 3.1

Прежде чем перейти к диагностике, важно четко понимать, как 1С:ЗиКГУ 3.1 работает с НДФЛ:

1. Исчисление НДФЛ: Этот процесс происходит в момент начисления дохода (например, в документе Начисление зарплаты и взносов). Программа рассчитывает сумму налога, исходя из общей суммы дохода и примененных вычетов. Исчисленный НДФЛ всегда накапливается нарастающим итогом с начала налогового периода (года).
2. Удержание НДФЛ: Этот процесс происходит в момент фактической выплаты дохода (например, при формировании Ведомости на выплату зарплаты или Выдачи наличных). Программа пытается удержать налог из суммы, предназначенной к выплате сотруднику.

Ключевой момент: Если доход начислен, но его выплата (или часть выплаты) отсутствует, либо проведена некорректно, программа не сможет удержать налог. Это особенно актуально с 2023 года, когда датой получения дохода по оплате труда признается именно дата выплаты зарплаты, а не последний день месяца начисления. Таким образом, НДФЛ должен удерживаться с каждой выплаты сотруднику, включая авансы.

Диагностика проблемы: Где искать причину?

Для выявления причин, по которым НДФЛ исчисляется, но не удерживается, необходимо провести комплексный анализ. Рассмотрим основные направления поиска:

1. Проверка даты получения дохода и даты выплаты

С 2023 года дата получения дохода совпадает с датой его фактической выплаты. Если в документе начисления (например, Начисление зарплаты и взносов) "Планируемая дата выплаты" установлена позднее фактической даты выплаты зарплаты или аванса, или если документ выплаты проведен до начисления, НДФЛ может быть исчислен, но не удержан. Всегда проверяйте, что даты начисления и выплаты логически и хронологически связаны.

2. Анализ расхождений "Исчислено" vs "Удержано": Сценарий переудержания

Одна из наиболее частых причин – это переудержание НДФЛ в прошлых периодах. Программа 1С не позволит удержать НДФЛ, если по данным учетной системы ранее уже был удержан излишний налог. Сумма к удержанию появится только тогда, когда исчисленный нарастающим итогом налог превысит сумму уже удержанного налога (тоже нарастающим итогом). Важно понимать, что удержанный НДФЛ накапливается за все года, по которым есть взаиморасчеты с сотрудником, а не только за текущий год.

3. Использование специализированных отчетов по НДФЛ

Для детального анализа рекомендуем использовать следующие отчеты:

1. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику: Этот отчет позволяет увидеть движение НДФЛ в разрезе каждого сотрудника, выявляя расхождения между исчисленным и удержанным налогом за выбранный период.
2. Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчётов с сотрудниками: Предоставляет более детализированную информацию, помогая понять, в какие месяцы возникли расхождения.
3. Анализ НДФЛ по месяцам: Очень мощный отчет, который позволяет проанализировать все аспекты НДФЛ. Мы рекомендуем формировать его с начала года и по выбранному сотруднику. Каждую строку отчета можно расшифровать до документа-регистратора, что позволяет быстро перейти к исходному документу и проверить его корректность. В этом отчете часто присутствует колонка "Осталось удержать", которая напрямую указывает на наличие неудержанного налога.

4. Проверка регистров накопления

За корректный учет НДФЛ отвечают несколько ключевых регистров накопления. Анализ их движений поможет точно понять, почему сумма к перечислению отсутствует:

1. Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ: В этот регистр суммы НДФЛ, подлежащие перечислению (исчисленные), попадают со знаком "+", а суммы уже перечисленного (удержанного) НДФЛ – со знаком "-". Если вы увидите, что общая сумма "-" больше, чем "+", это прямо указывает на переудержание налога в прошлом. Программа не даст удержать еще, пока начисленным налогом вы не превысите уже удержанный.
2. Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ: В этот регистр попадает исчисленный НДФЛ со знаком "+" и удержанный НДФЛ со знаком "-". Он также важен для анализа расхождений.

Как работать с регистрами: Сформируйте отчет по движению регистров за проблемный период. Проведите документ Ведомость на выплату зарплаты "как есть" (даже если поле НДФЛ не заполнилось) и после проведения снова проверьте движения по регистрам. Это поможет увидеть, как программа реагирует на документ выплаты и где именно "теряется" НДФЛ.

5. Отсутствие фактической выплаты

Если сумма к выплате сотруднику равна нулю (например, из-за слишком большого аванса, отпуска или больничного, полностью покрывающего зарплату), то НДФЛ физически не может быть удержан, так как нет источника для удержания.

6. Некорректная последовательность документов

Нарушение хронологии ввода и проведения документов начислений и выплат часто приводит к ошибкам. Например, если межрасчетные доходы (отпускные, больничные) выплачиваются раньше зарплаты за предыдущий месяц, программа может некорректно учесть их при расчете НДФЛ с зарплаты, что приведет к неправильному расчету вычетов и налога нарастающим итогом.

Пошаговый алгоритм устранения проблемы

Предлагаем вам следующий алгоритм действий для устранения проблемы неудержания НДФЛ:

Шаг 1: Сбор информации и первичная диагностика

1. Сформируйте отчет Анализ НДФЛ по месяцам (или Подробный анализ НДФЛ по сотруднику) за весь текущий год для проблемного сотрудника.
2. Внимательно сравните колонки "Исчислено" и "Удержано". Ищите месяцы, где есть существенные расхождения. Если "Удержано" больше или равно "Исчислено", несмотря на то что НДФЛ должен был еще удерживаться, это указывает на переудержание.

Шаг 2: Анализ регистров накопления

1. Откройте регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (можно найти через "Все функции" -> "Регистры накопления").
2. Сформируйте отчет по движениям регистра для проблемного сотрудника за период, начиная с месяца возникновения расхождений (или с начала года).
3. Проанализируйте движения:
   • Движения с "+" означают НДФЛ, подлежащий перечислению (исчисленный).
   • Движения с "-" означают НДФЛ, который был удержан/перечислен.

   Если в какой-то момент общая сумма "-" (удержанный) стала больше, чем общая сумма "+" (исчисленный), программа не позволит удерживать НДФЛ до тех пор, пока исчисленный нарастающим итогом не превысит удержанный. Это подтверждает сценарий переудержания.

4. Проведите документ Ведомость на выплату зарплаты за текущий месяц "как есть" (даже если НДФЛ не заполнился) и повторно проверьте движения по регистрам. Это покажет, как программа попыталась обработать выплату и где возникли или изменились расхождения.

Шаг 3: Проверка и перепроведение документов

Если анализ показал расхождения или некорректную последовательность, выполните следующие действия:

1. Отмените проведение всех документов, относящихся к начислению и выплате зарплаты для проблемного сотрудника, начиная с месяца, когда возникли расхождения. Это могут быть:
   • Начисление зарплаты и взносов
   • Ведомость на выплату зарплаты
   • Выплата аванса (если есть отдельный документ)
   • Документы межрасчетных выплат (Отпуск, Больничный лист и т.д.)
2. Последовательно пересчитайте и перепроведите эти документы в строгой хронологической последовательности. Начинайте с самых ранних документов в проблемном периоде.
3. В документе Ведомость на оплату, после заполнения сотрудниками, встаньте на строку проблемного сотрудника и нажмите кнопку "Обновить налог". Иногда это помогает скорректировать данные к перечислению, если порядок ввода документов был нарушен.

Шаг 4: Корректировка НДФЛ (при необходимости)

В случаях, когда перепроведение документов не помогает, или ошибки относятся к уже закрытым периодам, может потребоваться ручная корректировка:

1. Используйте документ Операция учета НДФЛ: Этот документ позволяет вручную скорректировать суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако будьте осторожны: любая ручная корректировка может повлиять на дальнейший расчет нарастающим итогом, и проблема может вновь проявиться в следующих месяцах, если не устранена первопричина.
2. Возврат НДФЛ: Если действительно произошло излишнее удержание и налог должен быть возвращен сотруднику, используйте этот документ. Для его оформления требуется письменное заявление от сотрудника.
3. Отражение удержанного НДФЛ в бухучете: С 2023 года этот документ используется для формирования уведомлений об исчисленных суммах НДФЛ, передаваемых в налоговую инспекцию. Убедитесь, что он формируется корректно.

Предостережение: Мы категорически не рекомендуем использовать "нелегальные" методы, такие как прямая правка регистров накопления с помощью обработок, если вы не являетесь опытным программистом 1С. Такие действия могут привести к непредсказуемым последствиям и нарушению целостности базы данных.

Важные изменения в учете НДФЛ с 2023 года

Мы еще раз акцентируем внимание на изменениях, которые вступили в силу с 2023 года, поскольку они часто являются причиной проблем с НДФЛ:

1. Дата получения дохода = дата выплаты: Теперь НДФЛ удерживается с каждой выплаты сотруднику (зарплата, аванс, отпускные, больничные) в день ее фактической выплаты.
2. Единый налоговый платеж (ЕНП) и уведомления: Вся сумма налогов теперь перечисляется на ЕНС. Для корректного разнесения НДФЛ налоговой инспекцией необходимо предоставлять уведомления об исчисленных суммах налогов и авансовых платежей.
3. Поле "Планируемая дата выплаты" в Начислении зарплаты: С декабря 2022 года в документе Начисление зарплаты и взносов появилось это поле. Важно корректно его заполнять, так как оно напрямую влияет на дату получения дохода и, соответственно, на расчет НДФЛ.

Тщательный анализ отчетов и регистров, а также строгое соблюдение хронологии документов, помогут вам успешно решить проблему неудержания НДФЛ в 1С:ЗиКГУ 3.1 и обеспечить корректный налоговый учет.