← На главную

При ведении учета заработной платы в программах «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» (или «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1») бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда в отчетах по налогам и справках о доходах сумма удержанного НДФЛ не совпадает с исчисленным налогом. В документах выплаты налог исчисляется и заполняется некорректно, «скачет» от месяца к месяцу или упорно удерживается в меньшем размере, чем начислен. Разберем по шагам, почему возникает эта ошибка и какими способами ее можно исправить.

Причины расхождения начисленного и удержанного налога

Проанализируем механику учета НДФЛ в конфигурациях линейки 3.1. Исчисление налога выполняется при начислении зарплаты в документах НачислениеЗарплатыИВзносов, а удержание налога происходит исключительно в момент реальной выплаты денег — при проведении документов ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу или ВедомостьПеречисленийНаСчета.

Если зарплата начислена корректно, но в ведомостях налог рассчитывается меньше положенного, источником проблемы практически всегда являются следующие факторы:

1. Разделение выплат по статьям финансирования (источникам). Если у одного сотрудника есть начисления по разным статьям финансирования (например, по бюджету и внебюджетной деятельности), программа производит распределение сумм начислений и удержаний раздельно. Налог при выплате удерживается пропорционально отношению выплачиваемой суммы к начисленной сумме по конкретному документу-основанию. Если по одной из статей есть скрытый перекос (переплата или долг), программа срезает налог.
2. Ручные правки в колонках ведомости. Часто после переноса остатков из старых систем (например, «1С:Зарплата и Кадры 7.7» или «1С:Зарплата бюджетного учреждения 2.5») пользователи вручную правят суммы в колонке «НДФЛ к перечислению». Ручная правка фиксирует сумму в регистре, но разрушает автоматическую связь между начисленным доходом, документом-основанием и фактической выплатой. В следующем расчетном периоде алгоритм 1С пытается компенсировать возникший перекос, из-за чего налог начинает «скакать».
3. Ошибки округления налога по источникам. Исчисление НДФЛ в целом по человеку выполняется в целых рублях за налоговый период, а затем результат пропорционально распределяется между статьями финансирования. Из-за копеечных округлений базы может возникать математическое смещение на 1 рубль, которое при последующих выплатах накапливается.

Диагностика ошибок в регистрах и отчетах

Прежде чем приступать к исправлению, выясним причину возникновения перекоса с помощью типовых отчетов программы:

1. Откроем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (раздел «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам»). Сформируем его за весь период с начала эксплуатации или года. Обратим внимание на группировки по регистраторам, ставкам налога и документам-основаниям. Этот отчет наглядно показывает, в каком именно месяце и по какому документу начисления НДФЛ остался не удержан.
2. Сформируем отчет «Ведомость по взаиморасчетам» или «Анализ зарплаты по сотрудникам», обязательно включив в настройках группировку по статьям финансирования и документам-основаниям. Посмотрим, нет ли ситуации, когда общее сальдо сотрудника нулевое, но по бюджету висит положительный остаток, а по внебюджету — точно такой же отрицательный.

Способ 1. Техническое выравнивание взаиморасчетов (нулевая ведомость)

Если в регистре ЗарплатаКВыплате образовалась пересортица по статьям финансирования, стандартные ведомости не смогут правильно рассчитать налог. Разберем, как выровнять остатки аналитики без реального движения денежных средств:

1. Создадим технический документ ВедомостьВБанк (или ВедомостьВКассу). Месяц выплаты укажем текущий.
2. Подберем проблемного сотрудника в документ.
3. Дважды кликнем по сумме к выплате сотрудника, чтобы открыть форму редактирования состава строки.
4. Вручную добавим строки по конфликтующим статьям финансирования: по одной статье укажем сумму с плюсом, по другой — ту же сумму с минусом. Итоговая сумма к выплате в документе должна быть строго равна 0 руб.
5. Убедимся, что колонка «НДФЛ к перечислению» в этой ведомости пустая.
6. Проведем документ. Движения по регистру накопления закроют зависшие «хвосты», после чего в следующих очередных зарплатных ведомостях налог рассчитается штатно.

Способ 2. Корректировка налога документом «Операция учета НДФЛ»

Если расхождение тянется из закрытых периодов прошлого года, перепроводить прошлые начисления и выплаты категорически нельзя. Для выравнивания регистров учета налога воспользуемся специальным документом:

1. Перейдем в раздел «Налоги и взносы» — «Операции учета НДФЛ» и создадим новый документ.
2. Укажем сотрудника и дату операции (например, последний день месяца, в котором обнаружено расхождение).
3. Перейдем на вкладку «Удержано по всем ставкам».
4. Нажмем «Добавить» и заполним реквизиты:
   1. Укажем дату получения дохода и дату выплаты.
   2. Выберем ставку налога (например, 13%).
   3. Укажем недостающую сумму налога (положительную для доудержания или отрицательную, если налог был удержан излишне).
   4. Обязательно выберем соответствующий документ-основание (исходный документ начисления зарплаты или отпуска).
5. Проведем документ. После этого проверяем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — суммы исчисленного и удержанного налога должны сойтись.

Способ 3. Корректная работа с автозаполнением в ведомостях

Разберем регламент действий, если выплата выполняется раздельно по статьям финансирования:

1. Не исправляйте суммы в колонке налога вручную. Если программа посчитала НДФЛ не так, как ожидалось, откройте расшифровку выплаты по сотруднику (двойной клик на сумму «К выплате») и проверьте, какие документы начисления программа пытается закрыть.
2. Если правка суммы выплаты действительно необходима, измените сумму начисленного дохода в окне расшифровки, нажмите кнопку «Обновить налог» над табличной частью ведомости. Это заставит алгоритм пересчитать распределение налога пропорционально исправленной сумме.
3. Если выплаты ведутся строго раздельно по бюджету и внебюджету, создавайте ведомости в строгой хронологической последовательности и обязательно контролируйте, чтобы на дату ведомости все предшествующие документы начисления были окончательно рассчитаны и проведены.