Почему доначисления и перерасчеты зарплаты не попадают в регистр учета доходов для НДФЛ?

В практике работы с программами 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения часто возникает ситуация, когда при оформлении документа Доначисление, перерасчет отрицательные (сторнировочные) суммы корректно отображаются в самом документе, но не фиксируются в специализированных регистрах. Это приводит к тому, что база для исчисления НДФЛ и страховых взносов остается неверной, а в справках 2-НДФЛ и отчетах по взносам данные не соответствуют расчетным листкам. Разберем подробно причины этой проблемы и способы ее корректного решения.

Анализ технической логики документа «Доначисление, перерасчет»

Для начала проанализируем, как система 1С обрабатывает данные в этом документе. В отличие от основного документа Начисление зарплаты и взносов, документ Доначисление, перерасчет предназначен прежде всего для регистрации самого факта изменения суммы начисления за прошлые периоды. Рассмотрим основные причины «пустых» регистров:

1. Разделение процессов начисления и налогообложения. Во многих конфигурациях (особенно в ветке 3.1.14) расчет НДФЛ и страховых взносов с сумм перерасчета не происходит внутри самого документа перерасчета. Система ожидает, что эти суммы будут подхвачены в текущем месяце документом Начисление зарплаты и взносов.
2. Проблема «нулевого» дохода. Если в месяце, когда делается перерасчет, у сотрудника нет других положительных начислений, которые могли бы перекрыть «минус», программа может не создать запись в регистре Учет доходов для исчисления НДФЛ. Это происходит из-за того, что алгоритму не к чему «привязать» отрицательный доход.
3. Настройки расчета зарплаты. Если в настройках программы включена опция «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом», это снимает обязанность по расчету налогов с этого документа, перенося её на итоговый документ месяца.

Способ 1. Принудительный пересчет в основном документе начисления

Рассмотрим порядок действий, если доначисление уже сделано, но данные в регистрах отсутствуют. Выясним причину: скорее всего, документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц был создан раньше или не «знает» о проведенном перерасчете.

Алгоритм действий:

1. Перейдем в документ Начисление зарплаты и взносов за тот месяц, в котором зарегистрирован перерасчет (например, август).
2. Найдем нужного сотрудника в списке.
3. Нажмем кнопку «Пересчитать сотрудника».
4. Проверим вкладки «НДФЛ» и «Взносы». Если суммы сторно появились там с отрицательными значениями, значит, программа успешно связала перерасчет с налоговой базой.
5. Проведем документ и проверим движения по регистру Учет доходов для исчисления НДФЛ.

Способ 2. Использование механизма «Исправить» (Рекомендуемый)

Проанализируем ситуацию: использование отдельного документа перерасчета иногда менее надежно, чем механизм исправления первичного документа. Если нам нужно полностью пересмотреть начисления за прошлый месяц (например, июль), лучше воспользоваться функцией «Исправить».

Пошаговая инструкция:

1. Откроем исходный документ Начисление зарплаты и взносов за прошлый период (июль).
2. В левом нижнем углу нажмем на гиперссылку «Исправить».
3. Система создаст новый документ в текущем периоде (августе).
4. На вкладке «Пересчет прошлого периода» автоматически зафиксируются сторнируемые суммы.
5. На вкладке «Начисления» будут рассчитаны новые, верные суммы.
6. Преимущество этого метода в том, что 1С сразу формирует движения по всем налоговым регистрам, корректно сопоставляя категории доходов и даты получения дохода.

Способ 3. Сторнирование начислений

Если нам необходимо просто отменить конкретное начисление, не затрагивая весь документ начисления зарплаты, воспользуемся документом Сторнирование начислений (раздел Зарплата — Сторнирование начислений).

Этот документ является более «жестким» регистратором. При выборе документа-основания он полностью копирует все его движения с обратным знаком. Посмотрим на результат: в отличие от простого «перерасчета», сторнирование сразу делает записи в регистры Учет доходов для исчисления НДФЛ и Процедуры расчета страховых взносов. Это исключает необходимость дополнительных манипуляций в конце месяца.

Работа с регистром «Перенос данных» в исключительных случаях

Если стандартные методы не помогают (например, из-за специфической ошибки релиза 3.1.14.305), проанализируем возможность использования технического документа Перенос данных. Это радикальный метод, который требует осторожности.

Нам необходимо вручную добавить записи в регистры:

• Учет доходов для исчисления НДФЛ;
• Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ;
• Сведения о доходах (страховые взносы).

Пример заполнения записи в Перенос данных для НДФЛ:

Регистр: Учет доходов для исчисления НДФЛ
Сотрудник: Иванов И.И.
Дата получения дохода: 31.07.2020 (дата сторнируемого дохода)
Сумма дохода: -21000.00
Категория дохода: Оплата труда (или иной соответствующий код)

Важно: При ручной правке регистров необходимо следить за тем, чтобы дата получения дохода соответствовала периоду, за который производится сторнирование, иначе отчетность (6-НДФЛ) будет сформирована некорректно.

Анализ «лайфхака» с суммой 0.01 коп.

Разберем метод, упомянутый в обсуждении: ввод фиктивной суммы 0.01 коп. в документ перерасчета. Почему это работает? Программа видит «событие» начисления в текущем периоде. Когда сумма начисления равна абсолютному нулю (полное сторно), некоторые алгоритмы 1С могут пропускать такие строки при формировании движений по налогам. Ввод минимального положительного значения принудительно заставляет программу «проснуться» и зафиксировать строку в регистре. Однако мы рекомендуем использовать этот метод только в крайнем случае, так как это искажает учет на копейку, которую потом придется списывать.

Проверка результата

После проведения любого из выбранных решений, обязательно проанализируем отчеты. Рекомендуется использовать отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». В нем мы должны увидеть:

1. Положительную сумму дохода в исходном месяце.
2. Отрицательную сумму дохода (сторно) в текущем месяце, но «привязанную» к налоговому периоду исходного месяца.
3. Итоговую верную базу для исчисления налога.

Для страховых взносов используем отчет «Проверка расчета взносов». Если суммы перерасчета там не появились, воспользуемся документом Перерасчет страховых взносов (раздел Налоги и взносы), который позволяет принудительно пересчитать базу за любой прошлый период текущего года.