← На главную

Нередко в практике расчетчика возникает ситуация, когда после окончательного расчета и закрытия зарплатного месяца регистрируется отсутствие сотрудника за прошлый период (например, оформляется документ Прогул, неявка или вводится больничный лист). При последующем расчете увольнения в следующем месяце программа производит перерасчет и сторнирует начисления прошлого месяца с минусом по коду дохода 2000. Однако при формировании справки о доходах (бывшая форма 2-НДФЛ) пользователи сталкиваются с тем, что отрицательная сумма перерасчета не отображается в текущем месяце, либо справка вовсе игнорирует выполненное сторно. Разберем по шагам, как устроена механика учета таких перерасчетов в 1С:ЗКГУ 3.1 и 1С:ЗУП 3.1, и как получить корректные данные в отчетности.

Механика учета сторнированных доходов в налоговом учете НДФЛ

Главное отличие расчетного листка от налоговой отчетности заключается в правилах признания доходов. Расчетный листок отражает взаиморасчеты с сотрудником в разрезе месяцев начисления, поэтому в нем допустимо отображение отрицательных сумм начислений и отрицательного НДФЛ в текущем расчетном периоде.

В налоговом учете по НДФЛ действуют другие правила:

1. Налоговая база не может быть отрицательной. В справке о доходах и в расчете 6-НДФЛ по конкретному коду дохода сумма за месяц не может отображаться со знаком минус.
2. Относение сторно к исходному периоду. При проведении документа сторнирования программа автоматически относит уменьшение дохода к дате первоначального получения дохода в прошлом месяце. Записи фиксируются в регистре накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ.
3. Обособленность кодов дохода. Оплата труда (код 2000) и компенсация отпуска при увольнении (код 4800) учитываются раздельно. Сторнирование по коду 2000 уменьшает базу именно по коду 2000 в месяце исходного начисления, а не уменьшает начисленную в текущем месяце компенсацию по коду 4800.

Причины, по которым перерасчет не попадает в справку, и порядок их устранения

Проанализируем основные факторы, влияющие на заполнение справки о доходах при наличии сторно прошлых периодов.

1. Дата формирования документа-справки. Регистры налогового учета опрашиваются на дату формирования документа Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников. Если дата справки установлена раньше даты проведения расчетного документа с перерасчетом (например, документа Увольнение или Прогул, неявка) или до окончания текущего месяца, движения перерасчета не будут включены в отчет. Установим дату справки не ранее даты проведения расчетных документов (или концом месяца увольнения), после чего перезаполним справку. В результате сумма дохода за прошлый месяц уменьшится на величину сторно.
2. Проверка движений в регистрах. Для контроля корректности распределения сумм сторнирования сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику или Анализ НДФЛ по датам получения доходов. В отчете проверим, что сторно дохода уменьшило базу исходного месяца, а исчисленный налог пересчитался с минусом.
3. Учет излишне удержанного налога при увольнении. Если после уменьшения дохода за прошлый месяц у сотрудника образуется отрицательный исчисленный НДФЛ, он приобретает статус излишне удержанного налога в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Так как сотрудник увольняется и новых доходов по оплате труда не предвидится, зачесть этот налог автоматически в будущих выплатах невозможно. В таком случае оформим документ Возврат НДФЛ, чтобы сумма возврата попала в ведомость на выплату и корректно отразилась в отчетности.

Что делать, если данные учета сформировались некорректно

Если цепочка документов была проведена с нарушением хронологии и автоматический перерасчет не лег на исходный период, разберем порядок ручной корректировки:

1. Откроем документ Операция учета НДФЛ и на вкладке Доходы введем строку с отрицательной суммой дохода, указав код дохода 2000 и точную дату получения дохода в прошлом месяце.
2. Для перерасчета налога воспользуемся документом Перерасчет НДФЛ, указав сотрудника и расчетный период, в котором возникла переплата.
3. Повторно сформируем документ справки с актуальной датой и убедимся, что за исходный месяц отражена итоговая уменьшенная сумма дохода без отрицательных строк в текущем месяце.