Рассмотрим распространенную ситуацию: несколько юридических лиц работают в одной базе "1С:Управление торговлей", используя механизм "Интеркампани" для внутренних передач товаров. Со временем возникает необходимость разделить этот учет на полностью независимые информационные базы для каждой организации. Задача усложняется, если конфигурация была значительно доработана и терять эти изменения нельзя. Проанализируем, как подойти к этой задаче, особенно если у вас нет глубоких технических знаний в 1С.
Существует два основных подхода к разделению базы: попытка "вырезать" данные по каждой организации в отдельную базу или создание новых баз с нуля. Для ситуации с сильно доработанной конфигурацией и для пользователя, который не является опытным программистом, однозначно рекомендуется второй вариант — "начать с чистого листа".
Почему этот подход предпочтительнее?
Процедуры свертки и разделения существующей базы — это сложные технические задачи, которые требуют высокой квалификации специалиста и могут занять много времени. Поэтому далее мы разберем по шагам именно безопасный метод создания новых баз.
Прежде чем приступать к созданию новых баз, необходимо навести идеальный порядок в текущей. Этот этап — самый ответственный, от его качества зависит корректность начальных остатков.
Важно: этот этап нельзя пропускать или делать формально. Все найденные расхождения нужно исправить в старой базе до того, как вы начнете формировать начальные остатки.
Главный вопрос — как не потерять все доработки конфигурации? Решение очень простое: нужно перенести структуру базы (конфигурацию), но без данных. Это делается в режиме "Конфигуратор".
.cf..cf файл, который вы сохранили на первом шаге. Система предупредит, что все данные будут потеряны (их там и нет), согласитесь и обновите конфигурацию базы данных (клавиша F7).Повторите шаги 2 и 3 для каждой из ваших организаций. В итоге вы получите три абсолютно пустые базы, но с вашей привычной, доработанной конфигурацией, всеми отчетами и настройками интерфейса.
Теперь нужно наполнить новые базы данными. Этот процесс делится на два этапа.
1. Перенос нормативно-справочной информации (НСИ).
Вам не нужно заново вручную вбивать всю номенклатуру, всех контрагентов, договоры, склады и т.д. Эти данные можно перенести из старой базы. Для этого в 1С есть стандартный инструмент — обработка Универсальный обмен данными в формате XML. С ее помощью можно настроить правила, по которым из старой базы будут выгружены нужные справочники и загружены в новые. На этом этапе стоит провести "чистку": переносить только актуальных контрагентов и используемую номенклатуру, чтобы не тащить в новую жизнь устаревшие данные.
2. Ввод начальных остатков.
Это кульминация всего процесса. На основании выверенных данных из старой базы (результат Шага 1) вы создаете в каждой новой базе документ Ввод начальных остатков. Этот документ позволяет на одну дату (например, на 00:00 1 января) внести сальдо по всем разделам учета:
Преимущество такого подхода в том, что если вы позже обнаружите ошибку в начальных остатках, вы сможете легко ее исправить, просто откорректировав один этот документ. В случае со сверткой базы исправление ошибок прошлых периодов было бы гораздо сложнее.
После того как новые базы УТ готовы и наполнены остатками, последним шагом будет настройка обмена с бухгалтерскими программами. Если раньше у вас, возможно, была сложная схема обмена, то теперь все будет просто и прозрачно.
Создаются три новые, чистые базы "1С:Бухгалтерия предприятия". Далее настраивается синхронизация по принципу "одна база УТ — одна база БП". Стандартные механизмы обмена в 1С позволяют это сделать, но из-за наличия доработок в вашей конфигурации УТ, на этом этапе может потребоваться помощь специалиста для корректной настройки правил обмена.
В результате вы получите полностью независимую, чистую и корректную систему учета для каждой организации, готовую к работе в новом году.