← На главную

Работа с Штатным расписанием в 1С:ЗУП 3.1 при включенном ведении истории — задача, которая часто вызывает вопросы у пользователей. Рассмотрим ситуацию, когда требуется закрыть подразделение или позицию будущей датой. Разберемся, почему система ограничивает выбор и как сделать так, чтобы это не повлияло на расчет зарплаты.

Почему позиции становятся недоступными для выбора?

Когда вы создаете документ Изменение штатного расписания с будущей датой, система начинает учитывать это изменение в регистрах сведений. Программа «видит» планируемое закрытие позиции и в целях контроля ограничивает возможность ее выбора в текущих кадровых документах (например, в Приеме на работу или Кадровом переводе). Это штатное поведение 1С:ЗУП 3.1, призванное предотвратить ошибки, при которых сотрудника оформляют на уже «уходящую» позицию.

Если вам все же необходимо выбрать такую позицию, воспользуйтесь стандартным инструментом программы:

1. Откройте форму выбора Штатного расписания.
2. Установите галочку Показывать закрытые позиции.
3. После этого система позволит выбрать нужную позицию даже при наличии документа о ее закрытии в будущем.

Влияет ли закрытие позиции на расчет зарплаты?

Многие пользователи опасаются, что закрытие позиции в Штатном расписании помешает начислению зарплаты за текущий месяц. Важно понимать разницу между Штатным расписанием и Кадровым учетом:

• Штатное расписание — это «сетка» должностей и подразделений.
• Кадровый учет (Кадровый перевод, Увольнение) — это данные о реальных сотрудниках, занимающих эти позиции.

Система начисления зарплаты опирается на регистры кадровой истории. Если сотрудник числится в подразделении до конца месяца, начисление пройдет успешно, независимо от того, что Штатное расписание уже содержит документ об изменении структуры с 1-го числа следующего месяца. Если возникают сложности с попаданием сотрудников в расчет, рекомендуем проверить наличие проведенных кадровых приказов.

Рекомендованный порядок действий при реорганизации

Чтобы избежать путаницы и претензий со стороны расчетчиков, придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Оформите кадровые движения. Сначала создайте и проведите документы Кадровый перевод или Увольнение для всех сотрудников, которые переходят в другие подразделения или покидают компанию. Убедитесь, что все «старые» позиции освобождены.
2. Рассчитайте заработную плату. Проведите начисление и выплату зарплаты за текущий месяц до того, как изменения в Штатном расписании вступят в полную силу.
3. Закройте позиции. После того как все кадровые изменения проведены, создайте документ Изменение штатного расписания, который окончательно закроет пустые позиции или подразделения.

Как проверить актуальность данных?

Если возникают сомнения, почему сотрудник не «видит» свое подразделение, воспользуйтесь отчетом Занятость позиций штатного расписания (интервальный). Он наглядно покажет, в какой период позиция была открыта и когда она была закрыта. Если после проведения кадровых переводов и зарплаты остаются вопросы, проверьте регистры сведений, нажав на кнопку «Еще» — «История изменений» в карточке позиции. Это позволит увидеть, с какой даты произошла фиксация изменений и не было ли допущено ошибок в датах документов.

Помните, что Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 — это инструмент планирования и контроля. При правильной последовательности оформления кадровых приказов и документов по изменению структуры, работа в программе становится прозрачной и не вызывает конфликтов при расчете заработной платы.