← На главную

При ведении штатного расписания в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 с включенной историей изменений пользователи часто сталкиваются с дилеммой: что делать, если должность временно не нужна? Стоит ли полностью закрыть позицию или достаточно просто обнулить количество ставок? Ситуация осложняется тем, что после закрытия позиции программа не позволяет «вернуть её к жизни» в том же виде, требуя создания новой записи. В этой статье мы подробно разберем методологию работы со штатным расписанием, выясним причины такого поведения системы и определим наиболее корректный алгоритм действий с точки зрения учета и законодательства.

Вариант 1: Сокращение количества ставок до нуля

Первый способ управления штатной единицей — это изменение её количественного состава без исключения из структуры предприятия. Рассмотрим, как это работает в программе и к каким последствиям приводит.

Когда мы используем документ Изменение штатного расписания и устанавливаем для позиции 0 ставок, происходят следующие процессы:

1. Сохранение позиции: Штатная единица остается в справочнике как «активная». Она продолжает существовать в иерархии подразделений.
2. Рекомендательный характер учета: В стандартных настройках 1С:ЗУП штатное расписание носит контролирующий, но не блокирующий характер (если не включены жесткие запреты). Это означает, что технически программа может позволить принять сотрудника на позицию с нулевым количеством ставок, хотя и выдаст предупреждение.
3. Отображение в отчетах: Позиция с нулевым количеством ставок может продолжать фигурировать в печатных формах (например, в Т-3) или аналитических отчетах, что не всегда удобно для кадровой службы, так как это «засоряет» актуальную структуру предприятия.

Когда использовать этот вариант? Проанализируем ситуацию: если вы понимаете, что вакансия временно не актуальна (например, из-за сезонности или временного отсутствия бюджета), но сама функция в отделе сохраняется, лучше оставить 0 ставок. Это позволит вам в любой момент оперативно «накинуть» количество ставок в новом документе изменений без создания новых карточек.

Вариант 2: Полное закрытие позиции штатного расписания

Второй вариант — это исключение позиции из штатного расписания. В документе Изменение штатного расписания для этого используется специальная команда «Закрыть позицию».

Разберем, почему программа ведет себя строго и не дает открыть эту же позицию снова:

• Принцип историчности: Каждая позиция в 1С:ЗУП — это не просто название. Это уникальный идентификатор, к которому привязаны условия труда, графики работы, система оплаты и история начислений. Закрытие позиции означает окончание её «жизненного цикла».
• Блокировка ошибок: Закрытая позиция становится недоступной для выбора в документах Прием на работу или Кадровый перевод. Это защита от случайного найма сотрудников на ликвидированные рабочие места.
• Чистота базы: Чтобы не видеть закрытые позиции, достаточно снять галочку Отображать закрытые позиции в списке штатного расписания. Это скрывает «дубли», которые на самом деле являются историческими записями.

Если через некоторое время позиция снова понадобилась, методологи 1С рекомендуют создавать новую штатную единицу. Посмотрим на это с точки зрения аналогии: когда мы увольняем сотрудника, его карточка остается в базе, но для нового приема того же человека (через год, например) создается новый элемент справочника Сотрудники. Со штатной единицей логика идентична: старая единица закрыта «навсегда», новая — это уже другое организационное событие.

Почему нельзя реанимировать закрытую единицу: технический и юридический аспекты

Выясним причины, по которым разработчики реализовали именно такой механизм. Это не просто программное ограничение, а глубоко продуманная методология.

Спецоценка условий труда (СОУТ):
Каждая штатная позиция тесно связана с рабочим местом. Согласно Федеральному закону № 426-ФЗ, при ликвидации рабочего места (закрытии позиции) результаты СОУТ по нему аннулируются. Если бы программа позволила просто «открыть» старую единицу, система могла бы ошибочно подтянуть данные старой спецоценки. Создание новой единицы сигнализирует кадровику: это новое рабочее место, для которого в течение 12 месяцев нужно провести внеплановую СОУТ.

Юридическая безопасность при сокращении:
Рассмотрим ситуацию с точки зрения трудовых споров. Если организация сократила работника, закрыла его позицию, а через месяц «открыла» её снова и наняла другого человека — сокращенный сотрудник легко оспорит увольнение в суде. Создание новой позиции с новым идентификатором в базе данных помогает подтвердить, что это новое штатное мероприятие, обусловленное изменившимися производственными нуждами, а не попытка избавиться от конкретного человека.

Пошаговая инструкция: как правильно вернуть должность в использование

Если вы столкнулись с необходимостью восстановить ранее закрытую должность, выполним следующие шаги:

1. Откроем справочник Штатное расписание.
2. Создадим документ Изменение штатного расписания (или Утверждение штатного расписания, если изменений много).
3. Вместо попыток найти старую запись, нажмем кнопку Добавить позицию.
4. Выберем нужную должность из справочника Должности и подразделение.
5. Важный момент: несмотря на то, что название должности будет прежним, система создаст новую запись в регистре сведений штатного расписания. Это позволит корректно отслеживать историю именно этого «воплощения» должности.
6. Установим актуальные систему оплаты, график и количество ставок.
7. Проведем документ.

Таким образом, мы соблюдаем чистоту учета. В отчетах по штатному расписанию за прошлые периоды будет видна старая закрытая единица, а в текущем периоде — новая актуальная.

Резюме: что выбрать?

Проанализируем ситуацию и подведем итоги. Выбор метода зависит от ваших целей:

• Выбираем 0 ставок: если должность остается в структуре, но вакансия «заморожена». Это упрощает отчетность, если вам важно видеть потенциальную структуру предприятия, даже если она сейчас не укомплектована.
• Выбираем Закрытие позиции: если происходит реальная реорганизация, сокращение штата или ликвидация отдела. Это единственный верный способ с точки зрения методологии 1С и требований охраны труда.

Не стоит бояться «дублей» в справочнике штатного расписания. В 1С:ЗУП 3.1 это не дублирование данных, а фиксация разных временных этапов жизни организации. Используйте фильтры видимости, чтобы работать только с актуальными данными, и соблюдайте принцип историчности для корректного формирования отчетности и успешного прохождения проверок контролирующих органов.