В процессе оптовой и розничной торговли компании часто сталкиваются с необходимостью нести сопутствующие расходы при отгрузке товаров клиентам. Это могут быть затраты на доставку, услуги грузчиков (такелажные работы), представительские расходы, подарки или бонусы для покупателей. Главная сложность заключается в том, что эти расходы относятся к конкретной сделке продажи, а не к закупке товара. При торговле через внешние площадки получение заказов для привязки затрат автоматизирует интеграция 1С:УНФ с маркетплейсами.
Если распределить такие расходы на документ поступления (например, через документ Дополнительные расходы к приходной накладной), то себестоимость оставшихся на складе товаров вырастет. В ситуации, когда партия из 100 единиц продается частями разным клиентам по 10 единиц, отнесение транспортных расходов на общую приходную накладную приведет к тому, что себестоимость последних оставшихся позиций станет необоснованно высокой. Рассмотрим подробнее, как корректно привязать дополнительные расходы к конкретному заказу покупателя или реализации в программе 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) версий 1.6 и 3.0 без изменения складской себестоимости запасов, и проанализируем, какими отчетами для этого нужно пользоваться.
Разберем ситуацию, с которой часто сталкиваются пользователи: расходы к заказу привязаны, но в отчете Валовая прибыль они не отображаются. Выясним причину такого поведения системы.
Программа 1С:УНФ разделяет финансовый учет на разные регистры. Отчет Валовая прибыль строится строго по регистру Продажи. В этом регистре фиксируется только выручка от продажи и непосредственная себестоимость списанных со склада запасов (то есть цена, по которой товар был закуплен у поставщика, возможно, с учетом доставки до вашего склада). Любые другие расходы, которые вы привязываете напрямую к заказу покупателя (например, оплата услуг стороннего перевозчика для доставки клиенту), регистрируются в регистре Доходы и расходы как прочие (накладные) коммерческие затраты. Они не увеличивают стоимость самого товара на складе, поэтому отчет Валовая прибыль их «не видит».
Для корректного анализа прибыльности сделок с учетом всех дополнительных затрат необходимо использовать другие специализированные отчеты, которые мы рассмотрим ниже.
Если вы напрямую оплачиваете услуги сторонних лиц (например, рассчитываетесь наличными с грузчиками из кассы или переводите деньги транспортной компании с расчетного счета), выполните следующие действия:
Расход из кассы (Расходный кассовый ордер) или Расход со счета.Заказ покупателя, к которому относится этот расход.После проведения документа указанная сумма спишется напрямую на финансовый результат выбранной сделки, не затрагивая себестоимость товаров на складе.
Если транспортная компания, курьерская служба или такелажная бригада выставляют вам официальные закрывающие документы (акт выполненных работ или УПД), операцию нужно зафиксировать через поступление услуг. Разберем этот процесс по шагам. Для регулярного формирования документов без ручного ввода используется программная роботизация действий пользователя в 1С.
Приходная накладная.Включать услуги в себестоимость запасов (на вкладке «Дополнительно» или в параметрах строки) НЕ установлен. Если его включить, программа попытается распределить эту сумму на поступившие товары, что приведет к росту их складской стоимости.Заказ покупателя.При проведении накладной стоимость услуг поставщика будет отнесена в качестве прямого расхода на выбранный заказ клиента.
Если ваш сотрудник самостоятельно оплатил сопутствующие расходы (например, приобрел сувениры, подарки для клиента или на месте рассчитался с курьером), операцию следует провести через подотчетное лицо:
Авансовый отчет.Заказ покупателя.Этот способ позволяет гибко учитывать представительские и накладные расходы менеджеров по продажам в привязке к конкретным сделкам.
После того как все сопутствующие расходы проведены в программе с привязкой к конкретным сделкам, посмотрим на результаты с помощью правильных отчетов.
Этот отчет является основным инструментом для руководителей и собственников бизнеса, желающих видеть чистую прибыль по каждой сделке. Чтобы его сформировать, перейдите в раздел Анализ бизнеса или Продажи -> Отчеты и выберите соответствующее название.
Отчет выводит данные в следующем формате:
Расход со счета, Приходную накладную или Авансовый отчет.Это незаменимый инструмент для менеджера по продажам. Открыть его можно прямо из формы документа Заказ покупателя, нажав на кнопку печати или перейдя по одноименной гиперссылке в верхней части документа. Отчет наглядно сопоставляет плановую калькуляцию сделки с фактическими доходами и расходами, позволяя оперативно оценить успешность продажи прямо «в моменте».
Проанализируем две важные особенности ведения учета затрат в 1С:УНФ, которые уберегут вас от ошибок:
Отсутствие жесткой временной привязки. Программа позволяет связывать расходы с заказом независимо от даты их возникновения. Например, вы можете отгрузить товар клиенту в мае, а акт от транспортной компании за этот рейс получить и провести только в июне. Привязав этот июньский акт к майскому Заказу покупателя, вы корректно уменьшите общую прибыль по этой сделке. Однако помните: при формировании отчетов за май этот расход не отобразится, так как физически документ проведен июнем. Для полноценного анализа долгосрочных сделок рекомендуется формировать отчеты за широкий период времени либо делать отбор по конкретному заказу без ограничения дат.
Использование механизма «Проекты». Если одна крупная сделка с клиентом включает в себя цепочку из нескольких заказов покупателя или если накладные расходы (например, участие в выставке или представительский ужин) сложно распределить на один конкретный заказ, используйте сквозную аналитику Проекты. Объедините связанные заказы в один проект, относите общие затраты на данный проект, а затем анализируйте сводную рентабельность в отчете Доходы и расходы по проектам. Это особенно удобно в актуальных версиях 1С:УНФ 3.0.