В практике торговых компаний часто возникает ситуация: товар продан, клиент ждет доставку, но услуги транспортной компании или почты оплачивает не покупатель, а само предприятие. В программе 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) пользователи часто сталкиваются с тем, что на основании Расходной накладной нельзя создать документ «Дополнительные расходы», как это делается при закупке товара. Это логично, так как методология 1С разделяет расходы на приобретение (увеличивающие стоимость запасов) и расходы на продажу (коммерческие расходы).
Рассмотрим подробнее, как правильно реализовать этот механизм, чтобы расходы на логистику учитывались в финансовом результате конкретной сделки, а взаиморасчеты с экспедитором отражались корректно.
Проанализируем самый простой и эффективный способ связи затрат с конкретной продажей. Основная задача здесь — «привязать» услугу стороннего перевозчика к доходу, полученному от покупателя. Разберем по шагам:
Заказ покупателя и Расходную накладную как обычно. В этих документах доставка для клиента может быть указана как бесплатная или вовсе не фигурировать в табличной части товаров и услуг.Приходная накладная с типом операции «Услуги».Заказ (или Заказ покупателя). Если она скрыта, ее нужно вывести через «Изменить форму». Укажем в этой колонке тот самый заказ, по которому осуществлялась отгрузка.Таким образом, при формировании отчета «Доходы и расходы по заказам» программа автоматически вычтет стоимость услуг экспедитора из прибыли по данному конкретному заказу. Мы увидим чистую маржинальность сделки с учетом логистики.
Если в компании большой поток отправок, использование простых приходных накладных может быть трудоемким. Разберем, как задействовать специализированный функционал 1С:УНФ.
В настройках программы (раздел Продажи — Доставка) должна быть включена опция «Доставка». Это позволяет использовать документ Заказ перевозчику. Посмотрим, какие преимущества это дает:
Заказ покупателя на вкладке «Доставка» выберем вариант «Сторонняя служба доставки».Заказ перевозчику. В нем фиксируется плановая стоимость услуг экспедитора.Расходной накладной, что решает проблему визуального контроля связей между документами.По завершении перевозки на основании Заказа перевозчику формируется Приходная накладная, которая окончательно закрывает долг перед контрагентом-перевозчиком и фиксирует фактические затраты в управленческом учете.
Рассмотрим ситуацию, когда доставка одного груза включает в себя несколько этапов или разных подрядчиков. В этом случае удобно использовать сквозную аналитику Проекты.
Выясним, как это работает: в настройках раздела «Компания» включим ведение проектов. В Заказе покупателя создадим или выберем проект (например, «Доставка партии №123»). Теперь во всех документах, связанных с этой операцией — от закупки упаковки до акта экспедитора и самой продажи — указываем этот проект. В отчете «Доходы и расходы по проектам» мы получим детальную калькуляцию всех затрат, не привязываясь жестко к структуре подчиненности документов.
Часто экспедитор возит заказы несколько раз в неделю, а в конце месяца выставляет один общий акт на круглую сумму. Проанализируем, как не разносить эту сумму вручную по десяткам заказов.
Для этих целей в 1С:УНФ существует документ Распределение затрат. Мы можем оформить общую Приходную накладную на услуги экспедитора, отнести ее на счет косвенных затрат, а затем в конце периода документом Распределение затрат распределить эту сумму между проданными товарами или заказами. Программа позволяет выбрать базу распределения:
Это наиболее корректный метод с точки зрения методологии управленческого учета, если точная стоимость доставки одной коробки заранее неизвестна или меняется в зависимости от общего объема груза за месяц.
Если стандартного функционала недостаточно и требуется видеть «все и сразу» в списке накладных, можно реализовать небольшую доработку или использовать внешнюю обработку. Как отмечалось в обсуждении, создание Приходной накладной на основании Маршрутного листа может сэкономить часы работы оператора.
Пример логики для создания документа программно (упрощенно):
// Пример создания документа Поступление услуг на основании данных маршрутного листа
НовыйДокумент = Документы.ПриходнаяНакладная.СоздатьДокумент();
НовыйДокумент.Дата = ТекущаяДата();
НовыйДокумент.Контрагент = ВыбранныйЭкспедитор;
НовыйДокумент.ВидОперации = Перечисления.ВидыОперацийПриходнаяНакладная.Услуги;
Для Каждого СтрокаЗаказа Из МаршрутныйЛист.Заказы Цикл
НоваяСтрока = НовыйДокумент.Запасы.Добавить();
НоваяСтрока.Номенклатура = Справочники.Номенклатура.НайтиПоНаименованию("Доставка");
НоваяСтрока.Количество = 1;
НоваяСтрока.Цена = СтрокаЗаказа.СтоимостьДоставки;
НоваяСтрока.ЗаказПокупателя = СтрокаЗаказа.Заказ;
КонецЦикла;
НовыйДокумент.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
Подведем итог: отсутствие документа «Дополнительные расходы» на основании Расходной накладной — это не ошибка программы, а особенность архитектуры. Используя Приходную накладную с указанием Заказа покупателя в табличной части, вы добьетесь идеального порядка в отчетах о прибылях и убытках и всегда сможете отследить, во сколько на самом деле обошлась доставка товара клиенту.