← На главную

Каждый бухгалтер по расчету заработной платы регулярно сталкивается с классической дилеммой: сотрудник уходит в отпуск в первых числах месяца (например, 5 октября), а выплатить отпускные ему необходимо по закону за три дня до начала отпуска (то есть не позднее 30 сентября). При этом зарплата за сентябрь еще объективно не рассчитана, ведь месяц не завершен, табели не собраны, а окончательный расчет и выплата зарплаты за сентябрь запланированы, например, на 15 октября.

Для корректного расчета среднего заработка по закону нам необходимы данные о начислениях за сентябрь. Как поступить в такой ситуации? Вносить ли данные вручную, рассчитывать ли зарплату сотрудника досрочно или воспользоваться механизмами автоматического перерасчета? В этой статье мы подробно разберем, как правильно и без ошибок решить эту задачу в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП), соблюдая требования законодательства и избегая проблем с НДФЛ.

Юридический аспект: позиция Роструда и требования ТК РФ

Прежде чем перейти к технической реализации в 1С, давайте проанализируем правовую базу. Согласно ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Никаких исключений для отпусков, начинающихся в первых числах месяца, закон не делает.

Что делать, если на момент выплаты отпускных зарплата за предыдущий месяц еще не рассчитана? Роструд в своих официальных разъяснениях (например, в письме № 1693-6-1) указывает на абсолютно легальный алгоритм:

1. Первоначальный расчет отпускных производится по тем данным о заработке сотрудника, которые фактически имеются на дату расчета. То есть прошлый месяц временно не включается в расчет среднего заработка (или берется без учета финальной зарплаты).
2. После того как месяц завершится и будет произведен окончательный расчет зарплаты всех сотрудников (включая уходящего в отпуск), бухгалтер обязан сделать перерасчет среднего заработка и доплатить сотруднику разницу.

Важно помнить, что штрафы за несвоевременную выплату этой разницы не налагаются, так как на установленную законом дату выплаты отпускных у работодателя отсутствовали объективные данные для расчета. Главное — зафиксировать и выплатить основную часть отпускных вовремя.

Опасность отрицательной разницы (ст. 137 ТК РФ)

Существует серьезный риск, о котором часто забывают. Представьте ситуацию: вы рассчитали отпускные, предположив, что сотрудник отработает сентябрь полностью. Однако в последние дни сентября сотрудник внезапно заболел или взял отпуск за свой счет. После финального расчета зарплаты за сентябрь выясняется, что его средний заработок уменьшился, и сумма выплаченных отпускных оказалась завышенной.

Согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель не имеет права в одностороннем порядке удерживать излишне выплаченные отпускные из последующей зарплаты сотрудника (данный случай не входит в закрытый перечень оснований для удержания). Чтобы вернуть эти деньги или зачесть их, вам потребуется получить письменное согласие сотрудника. Ниже мы рассмотрим метод, который позволяет полностью избежать этой проблемы.

Вариант 1. Автоматический расчет «как есть» с последующим перерасчетом (Рекомендуемый)

Это самый простой, надежный и методически верный способ работы в 1С:ЗУП 3.1. Он экономит время и позволяет избежать ошибок в учете НДФЛ.

Разберем данный вариант по шагам:

1. Создаем документ "Отпуск": В конце предшествующего месяца (например, 30.09) регистрируем документ Отпуск. Программа автоматически рассчитывает средний заработок по имеющимся на этот момент данным. Сентябрь в расчет среднего заработка пока не входит (так как зарплата за сентябрь еще не начислена).
2. Выплачиваем отпускные: Проводим документ и создаем на его основании ведомость на выплату. Сотрудник получает деньги и спокойно уходит в отпуск.
3. Рассчитываем зарплату за месяц: В начале следующего месяца (в октябре) мы в обычном порядке собираем табели и проводим документ Начисление зарплаты и взносов за сентябрь по всей организации. Теперь в системе есть официальные данные о заработке сотрудника за сентябрь.
4. Пересчитываем отпуск: Возвращаемся в созданный ранее документ Отпуск. Программа сама увидит, что данные изменились, и предложит пересчитать документ (появится предупреждение о необходимости перерасчета). Мы нажимаем кнопку "Пересчитать сотрудника". Средний заработок обновится с учетом сентябрьской зарплаты.
5. Выплачиваем разницу: Полученная сумма доплаты автоматически подтянется в ближайшую ведомость на выплату зарплаты (например, за сентябрь от 15.10).

Вариант 2. Использование механизма исправления (для закрытого периода)

Если на момент перерасчета отпускных прошлый месяц уже окончательно закрыт, а отчетность сформирована, редактировать исходный документ Отпуск категорически запрещено. Для таких ситуаций в программе предусмотрен типовой механизм исправлений.

Рассмотрим, как правильно им пользоваться:

1. Открываем исходный документ Отпуск, по которому производилась первоначальная выплата.
2. В левом нижнем углу находим и нажимаем гиперссылку "Исправить".
3. Программа создаст новый документ-исправление в текущем (открытом) периоде.
4. В новом документе система автоматически сторнирует старые начисления и рассчитает новые, правильные суммы с учетом актуального среднего заработка.
5. Вся разница (доплата) отразится в текущем периоде и корректно попадет в ведомости на выплату и отчетность.

Вариант 3. "Хитрый" превентивный способ без риска переплат

Чтобы полностью исключить риски возникновения долга за сотрудником (если средний заработок после перерасчета пойдет "в минус"), опытные бухгалтеры используют консервативный расчетный прием в 1С:

1. В документе Отпуск переходим на вкладку "Расчет среднего заработка" (зеленый карандаш рядом с полем среднего заработка).
2. Для неоконченного месяца (сентября) вручную проставляем количество фактически отработанных календарных дней (например, 29.3, если месяц отработан полностью).
3. При этом сумму заработка за этот месяц оставляем равной нулю.
4. Программа рассчитывает первоначальный средний заработок, который гарантированно будет немного занижен.
5. При последующем расчете сентябрьской зарплаты и перерасчете отпуска программа доначислит разницу. Этот метод гарантирует, что перерасчет всегда будет идти "в плюс" (на доплату), что полностью избавляет от необходимости оформлять удержания.

Почему НЕЛЬЗЯ использовать предварительное начисление зарплаты?

На форумах часто советуют сомнительный лайфхак: создать документ Начисление зарплаты и взносов только на одного этого сотрудника за сентябрь перед расчетом отпуска, чтобы программа "увидела" его доходы.

Внимание! Эксперты по автоматизации учета и методологии 1С настоятельно не рекомендуют так делать. Причина кроется в особенностях расчета НДФЛ в программе 1С:ЗУП 3.1:

• Если провести предварительный расчет зарплаты, а затем проводить межрасчетные документы (отпуск, больничный), в системе ломается последовательность налогового учета.
• Программа может дважды применить стандартные налоговые вычеты (например, на детей) или некорректно рассчитать сумму налога к удержанию.
• Типовой и безошибочный алгоритм работы программы требует, чтобы документ окончательного Начисления зарплаты и взносов всегда рассчитывался и проводился самым последним в конце расчетного месяца.

Отражение перерасчетов в отчетности 6-НДФЛ

Многие бухгалтеры опасаются делать перерасчеты из-за страха "испортить" отчетность по форме 6-НДФЛ. Разберем, как программа отражает эти операции, и почему здесь нет поводов для беспокойства:

• При доплате отпускных: Сумма доначисления признается доходом сотрудника на дату ее фактической выплаты (например, 15 октября вместе с зарплатой). Никаких корректировок за прошлые периоды подавать не нужно. Эта сумма и исчисленный с нее НДФЛ просто попадут в отчет за тот период, в котором физически выплачены деньги.
• При сторнировании (уменьшении): Если по результатам перерасчета сумма уменьшилась, программа сторнирует начисления. Если месяц закрыт, может потребоваться подача уточненного расчета 6-НДФЛ за прошлый период, так как сумма налога изначально была исчислена и удержана в большем размере. Именно поэтому "хитрый" превентивный способ из Варианта 3 является наиболее предпочтительным для минимизации бумажной работы.

Резюме: идеальный алгоритм для бухгалтера

Проанализировав все возможности программы, мы можем составить золотое правило для расчета ранних отпусков:

Не пытайтесь обмануть систему ручным вводом неоконченной зарплаты или созданием преждевременных документов начисления. Считайте отпуск по фактическим данным на дату выплаты. После окончательного закрытия месяца спокойно проводите автоматический перерасчет через стандартный механизм исправления в 1С. Это сбережет ваши нервы, сохранит порядок в регистрах НДФЛ и обеспечит полное соответствие требованиям трудового законодательства.