← На главную

Отражение так называемых «переходящих» отпусков (когда отпуск начинается в первых числах одного месяца, а выплачивается в конце предыдущего) — одна из самых частых и сложных проблем в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП). Ошибки на стыке методологии налогового учета и внутренней архитектуры программы приводят к тому, что в последующих ведомостях на аванс или зарплату «плывут» суммы, а НДФЛ перестает рассчитываться автоматически.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникают подобные сбои, как правильно отражать переходящие отпуска с точки зрения разработчиков 1С и налогового законодательства, а также предоставим пошаговый алгоритм исправления уже допущенных ошибок без ручных корректировок в ведомостях.

Разберем проблему: почему «плывут» суммы к выплате и исчезает НДФЛ?

Рассмотрим классическую ситуацию: сотрудник уходит в отпуск с 7 сентября. По закону отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска, то есть 26 августа. Бухгалтер оформляет документ Отпуск, указывая месяц начисления «Сентябрь», так как сам отпуск начнется в сентябре. Выплата производится в августе.

В этот момент в программе запускается цепочка взаимосвязанных ошибок:

1. Рассогласование регистров взаиморасчетов. Когда месяц начисления («Сентябрь») не совпадает с периодом ведомости («Август»), программа перестает видеть прямую связь между начисленной суммой и выплатой. В ведомости на выплату зарплаты за август программа воспринимает выплаченные отпускные как излишне выплаченную сумму (аванс) и автоматически уменьшает итоговую сумму к выплате.
2. Проблемы с НДФЛ. Согласно Налоговому кодексу РФ, датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Если выплата происходит 26 августа, то и доход должен быть зафиксирован в августе. Но поскольку в документе Отпуск указан месяц «Сентябрь», программа ожидает удержания налога в сентябре. В результате в августовской ведомости на отпускные колонка НДФЛ остается пустой, а в отчетах по НДФЛ появляется ложное сальдо «Осталось доудержать».
3. Попытки ручных корректировок. Бухгалтер пытается исправить ситуацию вручную — увеличивает сумму в августовской ведомости или вручную прописывает НДФЛ. Это временно маскирует проблему, но ломает внутренние регистры накопления (такие как ВзаиморасчетыССотрудниками и НДФЛКУдержанию). Как результат — в сентябрьском авансе или зарплате программа снова пытается «схлопнуть» сальдо и принудительно уменьшает сумму к выплате на величину тех самых отпускных.

Ключевое методическое правило 1С:ЗУП 3.1

Главное правило, которое необходимо запомнить каждому расчетчику: в шапке документа Отпуск должен быть указан тот месяц начисления, в котором фактически выплачиваются деньги. Если выплата отпускных производится 26 августа, то в поле «Месяц» документа Отпуск обязательно должен стоять «Август», даже если весь период отпуска полностью приходится на сентябрь.

Часто бухгалтеры опасаются ставить месяц начисления «Август» из-за страховых взносов, полагая, что взносы с сентябрьского отпуска должны быть начислены в сентябре. Однако, согласно НК РФ, страховые взносы исчисляются в том месяце, в котором доход был фактически начислен сотруднику в бухучете. Если приказ об отпуске и расчет проведены в августе, то и начисление взносов в августе абсолютно корректно и законно. Программа автоматически и правильно отразит эти суммы в отчетности (например, в РСВ).

Как правильно рассчитать средний заработок, если зарплата за август еще не начислена?

При расчете сентябрьского отпуска в августе возникает методический тупик: август должен входить в расчет среднего заработка, но окончательный расчет зарплаты за август для всей организации еще не выполнен. Для корректного решения этой задачи в 1С:ЗУП предусмотрено два сценария.

Сценарий А. Использование механизма исправлений (Рекомендуемый)

Этот способ позволяет избежать преждевременного расчета зарплаты и гарантирует идеальный порядок в учете:

1. В конце августа создаем документ Отпуск с месяцем начисления «Август». На этот момент зарплата за август еще не рассчитана, поэтому средний заработок считается по данным предыдущих месяцев.
2. Выплачиваем отпускные 26 августа по ведомости. НДФЛ рассчитывается и удерживается автоматически и без ошибок.
3. В конце месяца (или начале сентября) проводим окончательный расчет зарплаты за август для всей организации документом Начисление зарплаты и взносов.
4. После проведения августовской зарплаты возвращаемся в документ Отпуск и в левом нижнем углу нажимаем на ссылку «Исправить».
5. Создается новый документ-исправление, где месяцем начисления указываем «Сентябрь». В нем программа автоматически пересчитает средний заработок с учетом уже начисленной зарплаты за август, сторнирует старые августовские начисления и доначислит разницу. Полученную доплату сотрудник получит вместе с сентябрьской зарплатой.

Сценарий Б. Предварительный расчет сотрудника

Если табель сотрудника за август уже известен и данные меняться не будут:

1. Создаем документ Начисление зарплаты и взносов за август и рассчитываем его только по данному сотруднику.
2. Создаем документ Отпуск с месяцем начисления «Август». Программа увидит предварительно рассчитанную зарплату за август и сразу включит ее в расчет среднего заработка.
3. Выплачиваем отпускные по ведомости.
4. При последующем расчете зарплаты за август для всей организации этот сотрудник рассчитывается в общем документе, его данные не затираются, если не было ручных корректировок.

Пошаговый алгоритм исправления ошибок взаиморасчетов и НДФЛ

Если вы уже столкнулись с ситуацией, когда суммы «плывут», а НДФЛ в ведомостях пустой, ручные правки только усугубят проблему. Проанализируем ситуацию и восстановим учет по шагам:

Шаг 1. Отмена проведения последующих ведомостей

Программа запоминает все ручные корректировки и распределяет их по регистрам нарастающим итогом. Чтобы очистить эти записи, необходимо отменить проведение всех ведомостей (в банк, в кассу, на счета), которые были созданы после момента возникновения ошибки. Это ведомости на выплату зарплаты за август, выплату аванса за сентябрь и т.д.

Шаг 2. Корректировка документа «Отпуск»

Открываем проблемный документ Отпуск и приводим его в соответствие с методологией программы:

1. Устанавливаем месяц начисления — «Август» (так как фактическая выплата была 26.08).
2. Проверяем, чтобы дата выплаты в документе соответствовала фактической дате выплаты (26.08.2020).
3. Нажимаем кнопку «Пересчитать документ». Проверяем, чтобы на вкладке «НДФЛ» рассчитался налог. Проводим документ.

Шаг 3. Пересчет итоговых документов начисления

Если после изменения месяца начисления в отпуске изменились страховые взносы или начисления за август, необходимо перезаполнить и пересчитать сотрудника в итоговом документе Начисление зарплаты и взносов за август. Это позволит программе правильно распределить взносы и налоги в рамках одного налогового периода.

Шаг 4. Последовательное заполнение ведомостей

Теперь восстанавливаем хронологическую цепочку выплат. Очень важно делать это строго последовательно по датам:

1. Открываем ведомость на выплату отпускных от 26.08. Полностью очищаем табличную часть и заполняем ее заново кнопкой «Заполнить». Программа должна автоматически подтянуть верную сумму к выплате, а в колонке «НДФЛ к удержанию» должен появиться рассчитанный налог с правильным документом-основанием (нашим документом Отпуск). Проводим ведомость.
2. Открываем ведомость на выплату зарплаты за август (например, от 15.09). Заново перезаполняем ее по сотруднику. Сумма к выплате больше не будет уменьшаться на сумму отпускных, так как программа увидит, что отпускные закрыты соответствующим августовским документом. Проводим ведомость.
3. Аналогично перезаполняем ведомости на сентябрьский аванс и последующие выплаты.

После проведения этой последовательности взаиморасчеты с сотрудником «схлопнутся», а отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику покажет полное соответствие между исчисленным, удержанным и перечисленным налогом.