Переходящий отпуск, который начинается в январе одного года, а оплачивается в декабре предыдущего, традиционно вызывает множество вопросов у бухгалтеров. Основная сложность заключается в правильном определении периода, в который должны попасть начисленные суммы и удержанный налог. Ситуация усложняется тем, что правила бухгалтерского и налогового учета здесь различаются, а регулярные изменения в законодательстве (включая реформу ЕНС и объединение отчетности) требуют предельной внимательности при заполнении документов в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
В этой статье мы подробно разберем, по каким правилам отражаются переходящие отпуска в отчетности по НДФЛ, как правильно настроить программу 1С:ЗУП для автоматического и корректного заполнения справок, а также рассмотрим актуальные изменения законодательства, включая новые правила Единого налогового счета (ЕНС) и особенности расчета среднего заработка с 2026 года.
Основной конфликт при отражении переходящего отпуска возникает на стыке двух законодательных актов: Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Налогового кодекса РФ (НК РФ). Рассмотрим их подробнее:
Ранее у бухгалтеров возникала путаница, так как для заработной платы дата получения дохода определялась как последний день месяца, за который она начислена, а для отпускных — по дате выплаты. С 1 января 2023 года правила сблизились: теперь и для зарплаты, и для отпускных датой получения дохода считается день выплаты. Однако принцип учета переходящих отпусков остался неизменным — все решает дата, когда деньги ушли сотруднику.
Проанализируем две типичные ситуации, с которыми сталкивается расчетчик при оформлении переходящего отпуска на стыке декабря и января.
Вариант А: Отпуск начинается в январе, но выплачен в декабре.
Это классический и наиболее законный вариант. Поскольку выплата произведена в декабре, то вся сумма отпускных и исчисленный с нее НДФЛ признаются доходом декабря. Этот доход должен полностью войти в годовой расчет 6-НДФЛ (и в Справку о доходах — бывшую 2-НДФЛ, являющуюся Приложением №1 к годовому расчету) за уходящий год. Корректировать или переносить эту сумму на январь следующего года не нужно, даже если сам отпуск целиком приходится на январь.
Вариант Б: Отпуск начислен в декабре, но фактически выплачен в январе.
Такая ситуация может возникнуть при нарушении сроков выплаты или если отпуск начинается в конце января, а расчет производится заранее. В этом случае, согласно Налоговому кодексу, доход будет признан строго на дату выплаты — то есть в январе. Данная сумма и НДФЛ с нее вообще не должны попасть в отчетность за уходящий год. Они будут отражены в первом квартале и в годовой справке уже за следующий налоговый период.
Чтобы программа 1С:Зарплата и управление персоналом корректно распределила доходы в отчетности, необходимо правильно заполнить первичные документы. Разберем этот процесс по шагам.
Основным документом для регистрации отпуска является Отпуск (или Начисление отпуска в зависимости от редакции программы). Ключевым реквизитом, влияющим на учет НДФЛ, является поле Дата выплаты.
Рассмотрим, как программа обрабатывает этот реквизит на примере встроенных алгоритмов:
// Упрощенный пример логики проведения документа "Отпуск" в 1С:ЗУП
Если ДокументОтпуск.ДатаВыплаты >= '20251201' И ДокументОтпуск.ДатаВыплаты <= '20251231' Тогда
// Доход регистрируется в налоговом периоде уходящего года
УчетНДФЛ.ЗарегистрироватьДоход(Сотрудник, СуммаОтпускных, "Декабрь", ДокументОтпуск.ДатаВыплаты);
ИначеЕсли ДокументОтпуск.ДатаВыплаты >= '20260101' Тогда
// Доход переносится на следующий налоговый период (январь)
УчетНДФЛ.ЗарегистрироватьДоход(Сотрудник, СуммаОтпускных, "Январь", ДокументОтпуск.ДатаВыплаты);
КонецЕсли;
Для того чтобы правильно отразить операцию в программе, выполним следующие действия:
Отпуск.26.12.2025.2012 (Суммы отпускных выплат).Ранее работодатели имели право перечислять НДФЛ с отпускных до конца месяца, в котором они были выплачены. С введением Единого налогового счета (ЕНС) эти правила были полностью упразднены. Сейчас сроки уплаты налога жестко привязаны к периодам удержания:
Например, если вы перечислили январские отпускные сотруднику 26 декабря 2025 года, то подать уведомление об исчисленных суммах налогов и уплатить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее последнего рабочего дня декабря 2025 года. Нарушение этого срока повлечет за собой начисление пени со стороны налоговой инспекции.
Часто возникает ситуация, когда отпускные рассчитываются и выплачиваются в конце декабря, а окончательный расчет зарплаты за декабрь производится только в январе следующего года. После начисления декабрьской зарплаты средний заработок сотрудника за расчетный период может измениться (например, если ему была начислена годовая премия или изменился оклад).
Выясним, как правильно отразить такой перерасчет в программе 1С:ЗУП:
Отпуск появится предупреждение о необходимости обновить расчет среднего заработка.С 1 января 2026 года вступили в силу важные поправки в Налоговый кодекс РФ (в соответствии с Федеральным законом № 425-ФЗ), которые напрямую затрагивают расчет НДФЛ с отпускных для сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Проанализируем ключевые нововведения:
1С:ЗУП начиная с релизов конца 2025 года встроен специальный помощник перехода на новые правила. Он автоматически разделяет базу НДФЛ внутри документа Отпуск, формируя отдельные строки для исчисления налога с основной части отпускных и с части, приходящейся на северные надбавки.При проверке отчета 6-НДФЛ за периоды начиная с 2026 года обязательно обращайте внимание на разделение этих баз в разрезе кодов бюджетной классификации (КБК), чтобы избежать штрафов со стороны налоговых органов за неверное распределение удержанного налога.