Каждый бухгалтер хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда при расчете страховых взносов или НДФЛ в программах 1С (будь то 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:Бухгалтерия) итоговая сумма в отчете неожиданно увеличивается или уменьшается на 1 копейку. На первый взгляд это кажется системной ошибкой программы. Например, при окладе сотрудника в 39 535,72 рублей и ставке взносов в 6% математическое умножение дает 2372,1432 рубля. По стандартным правилам округления до двух знаков после запятой должно получиться 2372,14 рубля. Однако программа выводит в отчет сумму 2372,15 рублей. Почему так происходит? В этой статье мы подробно разберем методологию расчетов, выясним причины «скачущих» копеек и рассмотрим практические инструменты их исправления в 1С.
Для начала давайте развеем главный миф: разница в копейках — это не программный сбой 1С и не ошибка разработчиков. Такое поведение системы обусловлено строгими требованиями законодательства Российской Федерации. Согласно пункту 1 статьи 431 Налогового кодекса РФ, расчет страховых взносов должен производиться строго нарастающим итогом с начала расчетного периода (календарного года) по каждому физическому лицу индивидуально.
При ежемесячном расчете программа не просто берет базу текущего месяца и умножает ее на тариф. Она выполняет более сложную последовательность действий. Проанализируем формулы, по которым программа рассчитывает начисления за текущий месяц:
БазаСНачалаГода = БазаЗаПредыдущиеМесяцы + БазаЗаТекущийМесяц;
СуммаВзносаЗаТекущийМесяц = (БазаСНачалаГода * Тариф) - НачисленоВзносовЗаПредыдущиеМесяцы;
Или, если расписать этот алгоритм еще детальнее, расчет выглядит следующим образом:
ВзносыНарастающимИтогом = Округление(БазаСНачалаГода * Тариф);
СуммаВзносаЗаТекущийМесяц = ВзносыНарастающимИтогом - ВзносыЗаПредыдущиеМесяцы;
Обратите внимание, что математическое округление до двух знаков (копеек) применяется только к конечному результату умножения базы с начала года на тариф. Из полученного округленного значения вычитаются взносы, которые уже были исчислены и зафиксированы в программе за все предыдущие месяцы года.
Рассмотрим конкретный пример, чтобы наглядно увидеть этот механизм в действии. Представим сотрудника с фиксированным окладом в 39 535,72 рублей и тарифом взносов 6%.
Как мы видим, при абсолютно одинаковой зарплате в январе и феврале, сумма взносов за февраль получилась на 1 копейку больше. И этот расчет является абсолютно верным и законным. Если бы программа считала взносы просто за каждый отдельный месяц без учета нарастающего итога, то за два месяца общая сумма взносов составила бы 4 744,28 руб. (2 372,14 + 2 372,14), что привело бы к занижению налоговой базы и недоплате налога с точки зрения ФНС на ту самую 1 копейку.
Ситуация усложняется, когда организация применяет пониженные тарифы (например, для субъектов малого и среднего предпринимательства — МСП). В этом случае облагаемая база каждого сотрудника ежемесячно делится на две части: в пределах МРОТ (облагается по основному тарифу) и сверх МРОТ (облагается по пониженному тарифу). На стыке этих двух параллельных расчетов округления копеек «скачут» еще чаще, что вызывает дополнительные вопросы у бухгалтеров.
Когда бухгалтерия заявляет, что отчетность не сходится, нам необходимо точно определить, где именно «поплыл» расчет. Искать эту копейку вручную на калькуляторе по всем сотрудникам компании — задача неэффективная. К счастью, в программных продуктах 1С предусмотрен специализированный аналитический инструмент.
Вместо стандартного отчета «Анализ взносов» мы рекомендуем использовать специализированный отчет «Проверка расчета взносов». Этот отчет сопоставляет фактически проведенные суммы в документах начисления с теоретически рассчитанными математическими значениями нарастающим итогом.
Разберем, где найти этот отчет в различных конфигурациях 1С:
1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП): перейдите в раздел Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам → выберите отчет «Проверка расчета взносов».1С:Бухгалтерия предприятия (БП): перейдите в раздел Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → найдите «Проверка расчета взносов».При формировании данного отчета программа автоматически сравнивает зафиксированные в регистрах взносы с расчетными. Если система обнаруживает расхождение хотя бы в 1 копейку, соответствующая строка с ФИО сотрудника и конкретным месяцем начисления будет подсвечена красным цветом. Это позволяет мгновенно локализовать проблемный период и понять, по какому именно застрахованному лицу произошел сбой в последовательности расчетов.
Очень часто бухгалтеры бьют тревогу, когда видят нестыковку: общая сумма фонда оплаты труда (ФОТ) всей организации, умноженная на тариф, не совпадает с итоговой суммой взносов в отчете РСВ (Расчет по страховым взносам).
ФНС прекрасно осведомлена о математических особенностях округлений при расчете нарастающим итогом по каждому сотруднику. Именно поэтому контрольные соотношения ФНС допускают погрешность. Формула допустимой погрешности выглядит так:
ДопустимаяПогрешность = 1 копейка * КоличествоЗастрахованныхЛиц;
// Данное соотношение применяется при проверке Раздела 1 и Раздела 3 в РСВ
Это означает, что общая сумма взносов по организации в Разделе 1 не обязательно должна с математической точностью до копейки равняться произведению общего ФОТ на тариф. Главное и нерушимое правило успешной сдачи РСВ заключается в другом: данные Раздела 1 (сводные показатели по компании) должны до копейки совпадать с суммой показателей из всех страниц Раздела 3 (персонифицированные сведения по каждому конкретному сотруднику). Если это равенство соблюдено, налоговый орган примет отчет без каких-либо автотребований и отказов, даже если общая математика по компании дает отклонение в несколько рублей.
Сбой при отправке РСВ происходит только тогда, когда нарушена внутренняя хронология проведения документов в самой базе 1С, из-за чего суммы в регистрах накопления «разошлись» с реальными начислениями.
Если проверка выявила реальную ошибку в расчете, ни в коем случае не рекомендуется править суммы вручную непосредственно в самом отчете РСВ перед отправкой. Поскольку база 1С жестко ориентирована на нарастающий итог, любая ручная корректировка в отчете приведет к тому, что в следующем отчетном периоде программа попытается «компенсировать» эту копейку в первичных документах. В итоге ошибка просто перенесется на следующий квартал, и вам придется бесконечно править отчеты вручную.
Рассмотрим правильные и безопасные способы исправления расхождений в программе.
Если период еще не закрыт и отчетность за него не сдана, лучшим решением будет исправление непосредственно в документе начисления:
Начисление зарплаты и взносов за тот месяц, в котором отчет «Проверка расчета взносов» выявил расхождение (подсветил строку красным).Если проблемный месяц относится к прошлому периоду, который уже закрыт для редактирования, и вы не хотите распроводить и перезаполнять старые документы (чтобы не нарушить другие начисления и выплаты), воспользуйтесь специальным документом корректировки:
Перерасчет страховых взносов.Иногда копейка начинает «гулять» из-за того, что в базу задним числом вносились изменения за прошлые кварталы (например, вводился запоздалый больничный лист или корректировался отпуск). В этом случае программа помнит старый расчет, но новые документы пересчитали базу. Чтобы восстановить хронологическую последовательность без внесения ручных правок, выполним следующие шаги:
Используя эти системные механизмы, вы навсегда избавитесь от необходимости ручной правки регламентированной отчетности и обеспечите абсолютную прозрачность и корректность ведения учета в базах 1С.