При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (редакция 3) пользователи часто сталкиваются с задачей сформировать расчетные листки за длительный период (квартал, полугодие или год) сразу по всем сотрудникам. Однако стандартные настройки отчета выводят информацию в неудобном виде: сначала идут все сотрудники за январь, затем все сотрудники за февраль и так далее.
Попытка изменить порядок группировок вручную в настройках отчета (например, перетащить группировку Сотрудник выше группировки Месяц) обычно заканчивается критической ошибкой системы компоновки данных (СКД): «В настройки отчета внесены критичные изменения. Отчет не будет сформирован». В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, и рассмотрим элегантное штатное решение, которое позволяет получить нужный результат без программирования и изменения конфигурации.
Для начала проанализируем ситуацию и поймем, почему стандартный механизм изменения структуры отчета в данном случае не работает. Отчет Расчетный листок в 1С:ЗУП 8.3 построен на базе сложной схемы компоновки данных. Его макет жестко завязан на определенную иерархию полей вывода. Когда мы пытаемся программно или интерактивно переставить группировку Физическое лицо выше группировки Месяц начисления, мы ломаем внутреннюю логику построения табличных частей отчета, из-за чего программа выдает ошибку и отказывается формировать отчет.
К счастью, нам не нужно ломать структуру группировок, чтобы добиться желаемого отображения. Мы можем решить эту задачу с помощью правильной настройки сортировки данных внутри существующей структуры. Данный способ позволяет сохранить целостность макета и получить расчетные листки в виде сплошной ленты, где по каждому сотруднику последовательно выводятся все его месяцы начислений.
Рассмотрим подробнее пошаговый алгоритм, который позволит нам настроить отчет правильно с первого раза:
Организация и Сотрудник оставим пустыми, если нам требуется сформировать данные по всему штату предприятия.Месяц начисления, Организация сортировки, Подразделение сортировки, Физическое лицо.Авто. Обязательно снимем этот флажок, чтобы отключить стандартный порядок вывода данных.Физическое лицо (направление сортировки оставляем по умолчанию — По возрастанию).Месяц начисления (направление сортировки также — По возрастанию).Проанализируем полученный результат. Отчет сформируется без каких-либо системных ошибок. В окне просмотра мы увидим непрерывную ленту расчетных листков: сначала будут выведены листки по первому сотруднику по алфавиту за все выбранные месяцы (например, Иванов за январь, февраль, март), затем по следующему сотруднику за те же месяцы, и так далее.
Чтобы не повторять эти сложные манипуляции с интерфейсом технического специалиста при каждом формировании отчета, нам обязательно нужно сохранить созданную настройку как новый вариант отчета. Посмотрим, как это сделать:
Расчетный листок найдем кнопку со значком дискеты или нажмем кнопку Еще, далее перейдем в подменю Вариант отчета и выберем пункт Сохранить как....Теперь при следующем запуске программы вам достаточно будет зайти в отчеты по зарплате, выбрать сохраненный вариант из списка и просто указать нужный период времени.
Разберем еще несколько практических фишек, которые могут значительно облегчить жизнь бухгалтеру при подготовке расчетных листков за несколько месяцев:
Каждый расчетный листок на отдельном листе (в некоторых релизах программы эта опция называется Не жалеть бумаги). В сочетании с нашей настройкой сортировки это позволит получить готовые пачки документов по каждому сотруднику, которые не придется вручную разрезать и раскладывать.