← На главную

Переход с программы «1С:Зарплата и управление персоналом» версии 2.5 на версию 3.1 часто вызывает у пользователей трудности, связанные с изменением логики работы отчетов. В прежней версии многие отчеты имели жестко заданную структуру, в то время как в 1С:ЗУП 3.1 абсолютно все отчеты построены на базе Системы компоновки данных (СКД). Это мощный инструмент, который позволяет перенастроить любой отчет до неузнаваемости без привлечения программистов и изменения кода конфигурации. Однако гибкость СКД требует от пользователя понимания базовых принципов работы со структурой данных, группировками, полями и отборами.

В данной статье мы подробно разберем по шагам, как решить две популярные практические задачи по настройке аналитической отчетности, которые часто возникают у бухгалтеров по расчету заработной платы:

1. Настройка отчета по исполнительным листам: получение сводных данных по удержаниям за каждый месяц в виде компактной таблицы без разбивки по конкретным получателям (например, когда у сотрудника несколько исполнительных документов в пользу разных лиц, а нам нужна общая сумма по месяцам).
2. Оптимизация отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам»: очистка отчета от избыточной информации — удаление колонок начального и конечного сальдо, скрытие показателей неотработанного времени и устранение дублирования строк сотрудников (когда ФИО выводится дважды друг под другом из-за избыточной иерархии).

Давайте вместе разберем эти настройки, чтобы сделать вашу работу в 1С:ЗУП 3.1 более комфортной и эффективной.

Часть 1. Настройка компактного отчета по исполнительным листам общими суммами по месяцам

Типовой отчет ИсполнительныеЛисты (полное название в программе — «Исполнительные листы, соглашения об уплате алиментов и др.») по умолчанию группирует информацию детально: по сотрудникам, конкретным получателям платежа и документам-основаниям. Если у сотрудника оформлено несколько удержаний (например, алименты бывшим супругам и взыскания по кредитам в пользу банков), программа раздробит его выплаты на отдельные строки. Наша задача — свернуть эти данные в простую таблицу: по строкам — сотрудники, по колонкам — месяцы, а в ячейках — общая сумма всех удержаний сотрудника за данный период.

Выполним настройку по шагам:

1. Откроем раздел Зарплата, перейдем по ссылке Отчеты по зарплате и найдем в списке отчет Исполнительные листы, соглашения об уплате алиментов и др..
2. В открывшейся форме отчета нажмем кнопку Еще в правом верхнем углу, далее выберем пункт Прочее, а затем — Изменить вариант отчета.... Перед нами откроется окно настройки структуры СКД.
3. Давайте проанализируем текущую структуру в верхнем окне «Структура». Там настроена иерархическая группировка. Чтобы программа перестала дробить суммы по разным получателям и исполнительным листам, нам нужно исключить эти уровни группировки. Найдем в дереве элементы Получатель и Документ-основание и либо снимем с них флажки, либо удалим их (нажав правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить»).
4. Теперь преобразуем отчет в удобную перекрестную таблицу (кросс-таблицу). Для этого кликнем правой кнопкой мыши по самому верхнему корневому элементу «Отчет» в окне структуры и выберем пункт Добавить таблицу.
5. В созданной таблице у нас появятся две ветки: Строки и Колонки. Настроим их:
   • Встанем на ветку Строки, нажмем кнопку Добавить группировку... и выберем поле Сотрудник (или Физическое лицо).
   • Встанем на ветку Колонки, нажмем кнопку Добавить группировку... и выберем поле, отвечающее за период начисления удержания. Рекомендуется использовать поле ПериодРегистрации или просто Период.
6. Настроим формат вывода месяца в колонках. Чтобы вместо точной даты начала месяца (например, «01.01.2024») выводилось красивое название месяца («Январь 2024»), выделим созданную группировку колонок Период, перейдем в системные настройки поля и в свойствах формата укажем форматную строку. Для этого можно использовать выражение: Формат(Период, "ДФ='ММММ гггг'")
7. Перейдем к настройке выводимых показателей. В нижней части окна изменения варианта отчета перейдем на вкладку Выбранные поля. Перетащим туда из списка доступных полей только ресурс СуммаУдержания (или Сумма), а все остальные поля (такие как получатель, процент удержания, тарифный сбор) удалим или снимем с них флажки, чтобы они не перегружали нашу таблицу.
8. Нажмем кнопку Завершить редактирование в левом верхнем углу окна настроек варианта.

Сформируем получившийся отчет. Теперь мы видим лаконичную и понятную таблицу, где для каждого сотрудника выводится одна строка, а по колонкам распределены общие суммы удержаний по месяцам с итоговым результатом в конце строки. Задача успешно решена!

Часть 2. Очистка и оптимизация отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам»

Вторая распространенная проблема — избыточность детальной информации в отчете АнализЗарплатыПоСотрудникамПомесячно. Пользователи часто просят убрать столбцы начального и конечного сальдо (если они анализируют только начисления текущего месяца), исключить показатели неотработанного времени и избавиться от назойливых дублирующихся строк сотрудников. Разберем, как последовательно решить каждую из этих задач.

Устранение колонок «Сальдо на начало» и «Сальдо на конец»

Показатели сальдо выводятся в отчете СКД в виде отдельных горизонтальных групп колонок. Чтобы их скрыть, выполним следующие действия:

1. Откроем отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) через панель отчетов по зарплате.
2. Перейдем в меню Еще — Прочее — Изменить вариант отчета....
3. В верхнем окне структуры найдем ветку Колонки. В типовом отчете она состоит из нескольких последовательных групп.
4. Развернем структуру колонок. Первая группа обычно содержит поля, связанные с входящим сальдо (начальный остаток взаиморасчетов). Снимем флажок с этой группы колонок (или удалим её).
5. Найдем последнюю группу колонок в списке, которая отвечает за исходящее (конечное) сальдо по итогам расчетов за месяц. Снимем флажок и с этой группы.

После сохранения этой настройки колонки с сальдо исчезнут из таблицы, освободив полезное пространство экрана для отображения основных начислений и удержаний.

Удаление показателей времени и столбца «Не отработано»

Если специфика вашего учета не требует вывода детальных данных об отработанных днях и часах, а тем более о неотработанном времени (например, периоды болезней, отпусков без оплаты), эти колонки можно отключить:

1. В структуре варианта отчета найдем группу колонок, отвечающую за отработанное время (обычно она называется «Отработано / оплачено» или содержит вложенные поля времени).
2. Если нам вообще не нужны данные по времени в данном отчете, мы можем просто снять флажок со всей этой группы колонок.
3. Если же нам важно оставить фактически отработанное время, но нужно убрать именно колонку НеОтработано (или «Оплачено / не отработано дней/часов»), выделим эту группу колонок в структуре. В нижней части окна перейдем на вкладку Поля и снимем флажки непосредственно с полей, содержащих информацию о неотработанном времени, оставив включенными только поля фактически отработанных дней и часов.

Решение проблемы дублирования ФИО сотрудников (устранение лишней иерархии)

Дублирование строк с именем сотрудника (когда одна строка дублирует другую чуть ниже) — классическая проблема структуры отчетов в 1С:ЗУП 3.1. Она возникает из-за того, что в конфигурации разделены понятия физического лица и сотрудника:

• ФизическоеЛицо — это человек как объект реального мира (его паспортные данные, ИНН, СНИЛС).
• Сотрудник — это конкретный трудовой договор данного человека в конкретной организации (одно физлицо может работать как основной сотрудник и одновременно как внутренний совместитель по другому трудовому договору, то есть иметь две карточки сотрудников).

В типовых отчетах часто настроена группировка сначала по ФизическоеЛицо, а внутри нее — по Сотрудник. Из-за этого для каждого обычного работника, не являющегося совместителем, программа сначала выводит строку с ФИО физлица, а уровнем ниже — точно такую же строку с ФИО сотрудника. Это выглядит как визуальное дублирование.

Давайте исправим это:

1. В окне Изменить вариант отчета перейдем к разделу Строки в структуре отчета.
2. Найдем иерархическую цепочку группировок, которая выглядит примерно так: Группа — Физическое лицо — Сотрудник.
3. Выделим группировку Физическое лицо и снимем с нее флажок (или удалим её). Группировку Сотрудник перетащим на уровень выше, чтобы она подчинялась напрямую родительской группе отчета.
4. Если в отчете также выводятся лишние промежуточные строки из-за детальных записей по кадровым переводам или документам-регистраторам, мы можем зайти в базовые настройки отчета (по кнопке «Настройки» на форме отчета) и на вкладке «Поля и сортировки» снять флажок Разворачивать по начислениям и удержаниям, что позволит свернуть все детальные строки расчетов в единую компактную строку по сотруднику.

Часть 3. Как правильно сохранить измененный вариант отчета

После того как мы проделали такую кропотливую работу по настройке СКД, крайне важно сохранить получившийся результат, чтобы при следующем открытии программы не пришлось настраивать отчет заново.

Для сохранения нового варианта выполним следующие действия:

1. В форме отчета нажмем кнопку Еще (в верхнем меню командной панели отчета).
2. Перейдем в подменю Вариант отчета и выберем команду Сохранить как....
3. В открывшемся окне укажем понятное наименование отчета. Например: «Исполнительные листы (сводно по месяцам)» или «Анализ зарплаты (краткий)».
4. В поле Доступен укажем, кто сможет использовать эту настройку:
   • Только мне — если отчет нужен только вам под ваши специфические задачи.
   • Всем пользователям — если вы хотите, чтобы другие бухгалтеры вашей компании также могли формировать этот удобный отчет в один клик.
5. Нажмем кнопку Сохранить.

Теперь созданный вами отчет появится в списке отчетов по зарплате в соответствующем разделе программы. Вы в любой момент сможете быстро переключаться между стандартным вариантом отчета и вашим личным оптимизированным вариантом через меню Еще — Вариант отчета. Настройка завершена!