При анализе регистра налогового учета по НДФЛ или специализированных отчетов в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с непонятным явлением. В отчетах выводятся две одинаковые суммы: одна со знаком «плюс», а строкой ниже — точно такая же со знаком «минус». Суммарно они дают ноль, но визуально засоряют отчетность и вызывают опасения. Выясним причину этого поведения программы, разберем технический алгоритм работы конфигурации и определим, когда такие записи нормальны, а когда они сигнализируют о серьезной ошибке в учете.
Для того чтобы понять логику программы, проанализируем движение данных в регистрах накопления. Ключевым регистром, в котором отражается исчисленный налог, является регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Данные в этот регистр попадают в два этапа:
Начисление зарплаты и взносов, Отпуск, Больничный лист) программа фиксирует сумму предполагаемого дохода и исчисляет с нее налог. Поскольку реальная выплата еще не произведена, программа использует «Планируемую дату выплаты», указанную внизу документа начисления.Ведомость в банк или Ведомость в кассу происходит фактическая выплата денег сотруднику и удержание налога. В этот момент программа фиксирует точную, фактическую дату получения дохода по закону.Если планируемая дата выплаты в документе начисления не совпала с фактической датой выплаты в ведомости, программе необходимо переопределить дату получения дохода. Для этого в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ создается пара записей:
Рассмотрим этот механизм на конкретном примере. Предположим, сотруднику начислен отпуск в документе Отпуск. В документе указана плановая дата выплаты — 15 число. Программа делает запись в регистр с плюсом на дату 15 число. Однако по факту ведомость на выплату отпускных была проведена и выплачена 17 числа. При проведении этой ведомости программа автоматически сформирует сторно-запись (минус) на 15 число и новую запись (плюс) на 17 число. Это абсолютно штатное поведение системы, позволяющее правильно заполнить отчетность по форме 6-НДФЛ.
Ранее, до 1 января 2023 года, согласно пункту 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ, датой получения дохода в виде оплаты труда (зарплаты) всегда признавался последний день месяца, за который она была начислена. Дата реальной выплаты зарплаты никак не влияла на дату получения дохода в целях НДФЛ. Поэтому «плюсы» и «минусы» возникали исключительно по межрасчетным выплатам: отпускам, больничным листам, материальной помощи и премиям.
С 1 января 2023 года это правило было полностью отменено. Теперь для абсолютно всех видов доходов (включая заработную плату, авансы и межрасчетные выплаты) датой фактического получения дохода признается день его реальной выплаты сотруднику (пункт 1 статьи 223 НК РФ).
В связи с этим объемы сторнирующих записей в программе увеличились в разы. Теперь, если фактическая дата выплаты зарплаты за месяц хотя бы на один день отличается от той, которая была изначально запланирована и указана в документе Начисление зарплаты и взносов, программа при проведении ведомости будет массово сторнировать «плановые» записи и создавать новые «фактические». Избежать этого процесса программно невозможно, да и не нужно, так как именно этот алгоритм обеспечивает соответствие учета требованиям НК РФ.
Несмотря на то, что сам по себе механизм корректировки дат легитимен, на практике он очень часто приводит к сбоям в учете НДФЛ. Проанализируем ситуации, в которых взаимозачет плюсов и минусов ломается, из-за чего в регистрах зависают некорректные остатки.
1. Пересортица по ключевым аналитикам.
Для того чтобы положительная и отрицательная записи успешно «схлопнулись», все их реквизиты, кроме даты получения дохода, должны быть абсолютно идентичными. Ошибка возникает, если в документах начисления и ведомостях различаются такие параметры, как:
Если есть расхождение хотя бы в одном из этих реквизитов, то программа сторнирует налог по одной аналитике, а начислит по другой. В результате в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» появятся незакрытые остатки, а налог начнет уходить в минус или двоиться.
2. Нарушение хронологической последовательности.
Это наиболее частая причина ошибок. Если вы сначала провели ведомость на выплату, а затем решили пересчитать или перепроводить документ начисления «задним числом», автоматическая связь между документами рвется. Программа формирует некорректные корректировки, которые перетекают в будущие периоды.
3. Частичная выплата сумм.
Если начисленная сумма выплачивается сотруднику несколькими частями (разными ведомостями в разные дни), алгоритму 1С:ЗУП становится сложно распределить налог. В регистре могут появиться хаотичные сторно-записи, требующие ручной корректировки.
Разберем по шагам правила работы в программе, которые позволят минимизировать количество корректирующих записей в регистрах и защитить базу данных от ошибок учета.
Самый действенный способ избежать появления раздражающих строк с плюсами и минусами — это синхронизация дат. Перед тем как провести документ выплаты (ведомость), обязательно посмотрите, какая дата выплаты указана в документе начисления.
Если реальная дата выплаты изменилась (например, планировали выплатить зарплату 10-го числа, но из-за выходных выплачиваете 8-го), выполните следующие действия:
Начисление зарплаты и взносов).В этом случае плановые и фактические даты полностью совпадут, и программа проведет налог напрямую без создания дополнительных сторнирующих записей.
Всегда соблюдайте строгое правило последовательности работы с документами:
Начисление доходов (документы-начисления) -> Выплата доходов (ведомости на выплату) -> Уплата налога в бюджет.
Если вам пришлось внести изменения в документ начисления за прошлый период, обязательно последовательно перепроведите (а при необходимости — перезаполните) все последующие ведомости, в которые входил данный сотрудник.
Для контроля состояния учета НДФЛ не используйте стандартный Регистр налогового учета, так как в нем сложно увидеть детальную аналитику пересортицы. Рекомендуется использовать отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел Налоги и взносы -> Отчеты по налогам и взносам).
Сформируйте данный отчет за год с детализацией по сотрудникам. Обратите внимание на конечные колонки отчета. Если по итогам месяца или года у вас висят суммы в колонках «Осталось исчислить» или «Осталось удержать», при этом общая сумма выплачена верно, — в учете присутствует пересортица по датам или ИФНС.
Если в процессе анализа вы обнаружили старые некорректные сторно-записи, которые не закрылись автоматически и искажают форму 6-НДФЛ, их необходимо выровнять. Для этого рассмотрим два основных инструмента:
Этот документ предназначен специально для ручной корректировки регистров НДФЛ без изменения данных по заработной плате. Чтобы исправить пересортицу, выполните следующие действия:
Операции учета НДФЛ.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Для программистов и опытных пользователей доступен более глубокий способ корректировки через документ Перенос данных (раздел Администрирование -> Перенос данных):
Перенос данных.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.Резюмируя, отметим: появление строк с плюсом и минусом в регистрах НДФЛ — это не ошибка программы, а ее штатный инструмент для точного соблюдения норм Налогового кодекса РФ. Однако этот механизм требует от бухгалтера повышенной аккуратности при работе с датами документов и жесткого соблюдения хронологии их проведения.