← На главную

При работе в 1С:ЗУП бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, которая на первый взгляд кажется странной или даже ошибочной. При проведении документа Начисление зарплаты и взносов в регистре накопления Сведения о доходах НДФЛ по некоторым сотрудникам появляются две записи: одна с положительной суммой, а другая — с отрицательной. Иногда эти суммы разные, и в итоге движения по документу могут выходить в ноль. Давайте разберемся, почему так происходит и является ли это нормой.

Сразу отметим: это абсолютно нормальное и штатное поведение программы. Такие технические движения необходимы для корректного ведения налогового учета по НДФЛ. Существует две основные причины появления таких записей.

Причина 1: Зачет аванса при окончательном расчете зарплаты

Это наиболее частая причина, особенно в тех случаях, когда суммы в положительных и отрицательных записях разные. Механизм работает следующим образом.

1. Начисление и выплата аванса. В середине месяца вы начисляете аванс документом Начисление за первую половину месяца. При его выплате (например, документом Ведомость в кассу/банк) программа регистрирует полученный сотрудником доход. В регистре Сведения о доходах НДФЛ появляется запись с плюсом на сумму аванса и с датой получения дохода, равной дате выплаты аванса.
2. Окончательный расчет зарплаты. В конце месяца вы формируете основной документ Начисление зарплаты и взносов. С точки зрения Налогового кодекса, датой получения дохода в виде оплаты труда является последний день месяца, за который этот доход начислен. Программе необходимо зарегистрировать общую сумму месячного дохода именно на эту дату.

Чтобы выполнить это требование, программа делает два движения в регистре Сведения о доходах НДФЛ:

• Движение с минусом (-): Программа сторнирует (отменяет) ранее зарегистрированный доход от выплаты аванса. Сумма этой записи равна сумме аванса.
• Движение с плюсом (+): Программа начисляет всю сумму зарплаты за месяц. Сумма этой записи равна полному месячному доходу сотрудника.

Посмотрим на пример. Сотруднику начислили аванс 15 000 руб. и выплатили 20 октября. В конце месяца его полная зарплата составила 40 000 руб. Документ Начисление зарплаты и взносов за октябрь сделает следующие движения по этому сотруднику в регистре доходов НДФЛ:

• -15 000 руб. (сторнирование дохода, зарегистрированного при выплате аванса)
• +40 000 руб. (регистрация полного месячного дохода датой 31 октября)

В результате этих операций итоговый доход за месяц будет учтен корректно, одной суммой и с правильной датой для целей НДФЛ.

Причина 2: Уточнение даты получения дохода при выплате

Вторая причина обычно связана с работой документа Ведомость на выплату и характерна для ситуаций, когда положительная и отрицательная суммы одинаковы.

Проанализируем этот механизм по шагам:

1. Планируемая дата выплаты. Когда вы создаете и рассчитываете документ Начисление зарплаты и взносов, в нем указывается планируемая дата выплаты. На эту дату программа предварительно регистрирует доход в регистре Сведения о доходах НДФЛ. Например, вы планируете выплатить зарплату 5-го числа следующего месяца.
2. Фактическая дата выплаты. Реальная выплата может произойти в другой день. Например, руководитель решил выдать зарплату раньше, 2-го числа, или, наоборот, из-за праздников выплата сдвинулась на 6-е. Фактическая дата фиксируется в документе Ведомость....
3. Корректировка в регистре. Для НДФЛ важна именно фактическая дата получения дохода. Поэтому в момент проведения Ведомости... программа выполняет корректировку:
   • Движение с минусом (-): Сторнирует доход, ранее записанный на планируемую дату выплаты.
   • Движение с плюсом (+): Регистрирует тот же самый доход, но уже на фактическую дату выплаты из ведомости.

Даже если планируемая и фактическая даты выплаты совпадают, программа из-за особенностей своего алгоритма все равно может создавать эти две записи. Хотя это и выглядит избыточно, на конечный результат и правильность расчета НДФЛ это не влияет.

Как самостоятельно проанализировать ситуацию?

Если вы хотите убедиться, что с вашими данными все в порядке, вы можете самостоятельно проанализировать движения в регистре. Для этого выполните следующие шаги:

1. Откройте регистр накопления Сведения о доходах НДФЛ. Это можно сделать через меню "Все функции".
2. Установите отбор по конкретному сотруднику и периоду, который вас интересует.
3. В настройках списка выведите для анализа следующие колонки:
   • Регистратор — документ, который создал запись.
   • Документ-основание — документ, на основании которого начислен доход.
   • Дата получения дохода — ключевая дата для учета НДФЛ.
   • Сумма — сумма дохода.
   • Зарегистрировано при начислении аванса — флажок, указывающий на доход от аванса.

Проанализировав эти данные, вы увидите, какой именно документ (Начисление зарплаты... или Ведомость...) создает сторнирующие записи и по какой причине — из-за зачета аванса или корректировки даты.

Важный вывод: не нужно пытаться "исправить" или удалить эти записи вручную. Они являются неотъемлемой частью правильного механизма расчета НДФЛ в 1С:ЗУП. Попытка вмешательства может привести к серьезным ошибкам в учете и отчетности.