← На главную

В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) у бухгалтеров часто возникает необходимость оперативно получать информацию о произведенных выплатах. Стандартные расчетные листки не всегда удобны, когда требуется увидеть общую картину списком — с детализацией по конкретным датам, ведомостям, сотрудникам и подразделениям. Кроме того, регулярные вопросы вызывают отчеты по выплатам за первую половину месяца (авансам) и выборка по отдельным видам начислений (например, материальной помощи или разовым премиям).

В этой статье мы подробно рассмотрим, как настроить отчетные формы под ваши индивидуальные требования, используя стандартные механизмы программы, регистры накопления и гибкие настройки компоновки данных. Мы разберем по шагам несколько наиболее востребованных сценариев.

Сценарий 1. Детализация выплат по сотрудникам, датам и ведомостям

Если вам необходимо сформировать реестр выплат за определенный период в виде простого списка (дата, сотрудник, сумма, подразделение и документ-основание), стандартный отчет «Взаиморасчеты с сотрудниками» может показаться перегруженным. Чтобы решить эту задачу, мы рекомендуем использовать один из двух проверенных способов.

Способ А. Настройка Универсального отчета по регистру «Зарплата к выплате»

Регистр накопления ЗарплатаКВыплате содержит наиболее полную информацию о подготовленных и оплаченных ведомостях. Давайте настроим Универсальный отчет по этому регистру:

1. Перейдем в раздел Администрирование, найдем пункт Универсальный отчет (в некоторых интерфейсах он доступен через меню «Функции для технического специалиста» или «Все функции»).
2. В шапке отчета выберем тип объекта: Регистр накопления.
3. В качестве имени регистра укажем Зарплата к выплате, а тип таблицы выберем — Движения (или Основные данные, если нас интересует итоговое состояние).
4. Зададим необходимый период отчета и нажмем кнопку Настройки, после чего переключимся в Расширенный режим.
5. Перейдем на вкладку Группировка. Удалим стандартные группировки и добавим новые в следующем порядке:
   • Период (это будет дата проведения ведомости);
   • Подразделение;
   • Сотрудник.
6. На вкладке Поля и сортировки оставим только нужные нам колонки: Сотрудник, Сумма к выплате, Вид выплаты (например, аванс или зарплата) и Документ-основание (конкретная ведомость в банк или кассу).
7. Нажмите кнопку Закрыть и сформировать.

В результате мы получим наглядный список, из которого четко видно, когда, кому, по какому документу и в каком размере были перечислены денежные средства. В качестве готовой альтернативы ручной настройке можно использовать внешний отчет по ведомостям на выплату зарплаты в банк с отбором по способу выплаты.

Способ Б. Вывод ведомостей в типовом «Полном своде»

Если вы привыкли работать с отчетом «Полный свод начислений, удержаний и выплат», его также можно донастроить для получения детальной информации по выплатам:

1. Откроем отчет «Полный свод...» в разделе Зарплата — Отчеты по зарплате.
2. Перейдем в Настройки и выберем Расширенный вид настройки.
3. Перейдем на вкладку Структура. Найдем раздел, отвечающий за вывод блока «Выплачено».
4. Добавим в эту ветку детальную группировку по полю Регистратор (в роли регистратора как раз будут выступать документы «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета»).
5. После формирования отчета в блоке выплат под каждой итоговой суммой появится расшифровка с номерами и датами конкретных платежных документов.

Сценарий 2. Контроль и анализ начислений за первую половину месяца (аванс)

Традиционные расчетные листки не всегда подходят для контроля расчетов за первую половину месяца, так как они формируются по итогам закрытия всего месяца целиком. При выплате аванса у бухгалтера часто возникает потребность проверить, корректно ли рассчитаны промежуточные суммы и удержан ли НДФЛ.

Рассмотрим специализированные инструменты 1С:ЗУП 3.1, предназначенные специально для этой задачи. Найти их можно в разделе Зарплата — Отчеты по зарплате, в группе Первая половина месяца:

1. Отчет «Расчетный листок (за первую половину месяца)»

Этот отчет устроен аналогично стандартному расчетному листку, но его данные заполняются строго на основании проведенных документов НачислениеЗаПервуюПоловинуМесяца. Давайте проанализируем его ключевые возможности:

• В разделе Начислено выводятся плановые начисления (оклады, надбавки, премии), рассчитанные пропорционально отработанным дням за первые 15 дней месяца.
• Отчет показывает фактически отработанное время сотрудника за этот период.
• В разделе Удержано отражается исчисленный НДФЛ, а также удержания по исполнительным листам, которые программа рассчитывает непосредственно в момент расчета аванса. Это критически важно для соблюдения требований законодательства по удержанию налогов с каждой выплаты.

2. Отчет «Анализ начислений за первую половину месяца»

Если вам нужно увидеть не индивидуальные листки, а общую картину по предприятию, используйте данный отчет. Он формируется в виде таблицы по подразделениям и видам начислений, позволяя быстро сверить общую сумму расходов на выплату аванса до момента проведения окончательного расчета заработной платы.

Сценарий 3. Отбор по конкретным видам начислений (материальная помощь, премии и разовые выплаты)

Довольно часто руководству или аудиторам требуется список сотрудников, получивших определенные виды выплат за период (например, материальную помощь к отпуску или разовые премии по итогам проекта). Писать для этого отдельный отчет или привлекать программиста не требуется. Мы можем настроить типовой отчет «Анализ начислений сотрудникам».

Разберем этот процесс по шагам:

1. Откроем отчет «Анализ начислений сотрудникам» (раздел Зарплата — Отчеты по зарплате).
2. Нажмем кнопку Настройки и переключимся в режим Расширенный.
3. Перейдем на вкладку Фильтры (или «Отборы»).
4. Добавим новое поле фильтрации. Для этого нажмем кнопку «Добавить фильтр» и выберем поле Начисление (в некоторых конфигурациях оно может называться Вид расчета).
5. В колонке «Условие» выберем вариант сравнения В списке. Это позволит нам выбрать сразу несколько видов начислений.
6. В колонке «Значение» нажмем на троеточие и подберем интересующие нас начисления из справочника (например: «Материальная помощь», «Премия разовая», «Разовое начисление»).
7. Перейдем на вкладку Структура. Убедимся, что среди группировок верхнего уровня установлена группировка по полю Сотрудник (или Физическое лицо). Если группировка избыточна, лишние поля можно временно отключить, сняв с них флажки.
8. Нажмем кнопку Закрыть и сформировать.

Перед нами появится список сотрудников с указанием только тех начислений и сумм, которые мы задали в фильтре. Чтобы не настраивать отчет заново в следующем месяце, обязательно сохраните выполненные настройки. Для этого нажмите кнопку Еще — Варианты отчета — Сохранить как..., укажите понятное имя (например, «Реестр получателей матпомощи и премий») и выберите пользователей, которым будет доступен данный вариант.

Сценарий 4. Как проанализировать расходы по больничным листам (за счет работодателя и СФР)

Ранее в программе 1С:ЗУП версии 2.5 пользователи привыкли видеть разделение пособий за счет средств ФСС и за счет работодателя непосредственно в отчете «Анализ налогов и взносов». С переходом на прямые выплаты через Социальный фонд России (СФР) методология учета изменилась.

Давайте выясним, как обстоит ситуация в современных релизах ЗУП 3.1:

• Поскольку фонд выплачивает свою часть пособия застрахованным гражданам напрямую, эти суммы больше не начисляются в вашей базе 1С и не отражаются в расходах организации на оплату труда. В программе рассчитываются и проводятся только первые 3 дня болезни, которые оплачиваются непосредственно за счет средств работодателя.
• Если вам требуется проанализировать начисленные организацией суммы по больничным листам, откройте отчет «Анализ начислений сотрудникам» и установите отбор по виду расчета Больничный за счет работодателя.
• Для более глубокого анализа источников финансирования и классификации затрат целесообразно использовать отчет «Анализ расходов на оплату труда». В нем все начисления группируются по статьям финансирования, что помогает быстро отделить расходы на социальные пособия от основного фонда оплаты труда.

Используя предложенные методики настройки отчетов, вы сможете отказаться от ручного сбора данных в сторонних таблицах и будете получать любую необходимую информацию по выплатам и начислениям непосредственно из информационной базы 1С:ЗУП 3.1.