Как в 1С:ЗУП 3.1 получить отчет по зарплатам сотрудников с группировкой по должностям и подразделениям?

← На главную

В практической работе бухгалтеров, кадровиков и руководителей компаний часто возникает задача: быстро получить сводный список сотрудников с указанием их должностей, подразделений и начисленной заработной платы (или планового оклада). Руководству необходим удобный и наглядный «гибрид» кадрового отчета и расчетной ведомости.

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП) нет отдельного отчета с подобным названием. Тем не менее, мощный механизм системы компоновки данных (СКД) позволяет настроить такой отчет самостоятельно всего за несколько минут в пользовательском режиме, не прибегая к помощи программистов и изменению конфигурации. Рассмотрим подробнее четыре эффективных способа решения этой задачи.

Способ 1. Доработка типового отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам»

Стандартный отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период), который находится в разделе Зарплата — Отчеты по зарплате, по умолчанию группирует данные по подразделениям, но не выводит информацию о должностях сотрудников. Чтобы добавить должности и получить искомый результат, выполним настройку по шагам:

Откроем отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период), укажем необходимый период и организацию.
Нажмем кнопку Настройки на панели отчета.
В открывшемся окне переключим вид настроек на Расширенный (в нижней части формы).
Для перехода к детальному редактированию структуры нажмем кнопку Еще в правом верхнем углу окна настроек и выберем пункт Настройки для технического специалиста (в ряде релизов этот пункт называется «Изменить вариант отчета»).
Перед нами откроется дерево структуры отчета. Найдем группировку Группа по сотрудникам или непосредственно поле Сотрудник (Физическое лицо).
Дважды кликнем по этой группировке или нажмем кнопку Добавить, чтобы внести новое поле. Из списка доступных полей выберем Должность на конец периода (или просто Должность). Это позволит системе соотнести начисленные суммы с актуальной должностью сотрудника.
Перейдем на вкладку Поля в нижней части окна настроек. Убедимся, что поле Должность добавлено в список выводимых полей, чтобы она отображалась отдельной колонкой в результирующей таблице.
Нажмем кнопку Завершить редактирование, а затем кнопку Сформировать.

Полезный лайфхак: Если вашему руководителю требуется простой плоский список сотрудников по всей организации без древовидной структуры подразделений, в структуре настроек кликните правой кнопкой мыши по группировке Подразделение и выберите команду Разгруппировать. Система выстроит всех сотрудников в единый список, сохранив информацию о должностях и суммах.

Чтобы не повторять эти настройки при каждом запуске программы, обязательно сохраните измененный вариант отчета. Для этого нажмите кнопку Еще (в самой верхней панели отчета) — Варианты отчета — Сохранить как... Укажите понятное название, например, «Анализ зарплаты с должностями», и настройте права видимости для других пользователей информационной базы.

Способ 2. Использование кадрового отчета «Штатные сотрудники»

Выясним важный нюанс: часто руководители под «зарплатой сотрудников» понимают не фактически выплаченные или начисленные в конкретном месяце суммы (с учетом больничных, отпусков и разовых премий), а действующие тарифные ставки и оклады. Если вам нужно показать именно плановые оклады сотрудников в разрезе подразделений и должностей, расчетные отчеты по зарплате могут оказаться избыточными.

В этой ситуации проанализируем возможности кадрового учета. Нам идеально подойдет стандартный отчет Штатные сотрудники:

Перейдем в раздел Кадры — Кадровые отчеты и выберем отчет Штатные сотрудники.
Установим интересующую дату среза данных.
По умолчанию данный отчет уже сгруппирован по подразделениям и содержит сведения о должностях сотрудников и их тарифных ставках (окладах).
Если колонка с окладом отсутствует, перейдем в Настройки (в режиме Расширенный), на вкладке Поля и сортировки установим флажок напротив поля Тарифная ставка (или Оклад).

Важное ограничение метода: Данный отчет отображает только основную тарифную ставку. Если у сотрудников в организации, помимо оклада, присутствуют постоянные ежемесячные надбавки (например, за вредные условия труда, выслугу лет, руководство бригадой или фиксированная премия), отчет Штатные сотрудники их не покажет. Для вывода полной картины плановых начислений перейдем к следующему способу.

Способ 3. Кастомизация отчета «Динамика изменения ФОТ»

Если руководству необходимо видеть полный плановый доход сотрудника (его оклад плюс все постоянные надбавки, формирующие фонд оплаты труда — ФОТ) с удобной группировкой, настроим отчет по изменению ФОТ. Разберем по шагам, как переформировать типовой отчет Динамика изменения ФОТ в лаконичную и понятную ведомость:

Перейдем в раздел Зарплата — Отчеты по зарплате — Динамика изменения ФОТ.
Нажмем кнопку Настройки и переключимся в Расширенный режим.
На вкладке Поля и сортировки снимем галочки со всех лишних числовых полей, характеризующих динамику изменений (например, показатели изменения ФОТ, проценты и т.д.), оставив только итоговое значение ФОТ и плановые начисления.
Перейдем в меню Еще — Настройки для технического специалиста.
Полностью очистим стандартную структуру и настроим собственную иерархию группировок строк. Создадим следующую структуру:


- Подразделение (Группировка строк)
  - Должность (Группировка строк)
    - Сотрудник (Группировка строк)
      - Действующие начисления (Детальные записи: вид начисления и его индивидуальный размер)

Применим настройки и сформируем отчет. Теперь перед нами наглядная картина: по каждому подразделению и должности выведен список сотрудников с детальной расшифровкой того, из чего складывается их ежемесячный плановый заработок (оклад, районный коэффициент, надбавки).

Способ 4. Настройка универсального отчета по регистру сведений

Для опытных пользователей и администраторов системы существует альтернативный способ быстро получить «чистые» данные без лишнего оформления, которое присутствует в стандартных отчетах. Мы можем использовать встроенный инструмент платформы — Универсальный отчет.

Проанализируем этот метод:

Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Отчеты и обработки — Универсальный отчет (в некоторых интерфейсах путь может выглядеть как Компания — Еще — Универсальный отчет).
В шапке отчета выберем тип объекта: Регистр сведений.
В качестве имени таблицы выберем ФОТ плановых начислений или Плановые начисления интервальный. Данные регистры хранят актуальные сведения обо всех плановых назначениях сотрудников.
Нажмем кнопку Настройки.
На вкладке Группировка добавим последовательно поля: Подразделение, Должность, Сотрудник.
На вкладке Поля и сортировки выберем для вывода поля: Начисление и Размер (или Вклад в ФОТ).
Сформируем отчет. Полученную плоскую таблицу чрезвычайно удобно анализировать, фильтровать, а также выгружать в формат MS Excel для последующей передачи руководству или финансовой службе компании.

Каждый из рассмотренных способов имеет свои преимущества. Для оперативного контроля фактических начислений за прошлые периоды оптимально использовать Способ 1. Если же фокус внимания руководства направлен на текущие обязательства компании по окладам и планирование бюджета фонда оплаты труда на будущие периоды, наиболее эффективными будут Способы 2, 3 и 4.