В розничной торговле часто возникает ситуация, когда покупатель хочет приобрести товар, которого в данный момент нет в наличии в торговой точке (например, мебель по каталогу, бытовую технику определенной комплектации или строительные материалы). В таких случаях клиент вносит предоплату (аванс или задаток), а магазин обязуется доставить товар под заказ.
Для бухгалтера и управленца эта простая операция превращается в сложную задачу. Как оприходовать деньги, чтобы в кассе не возникло излишка? Как узнать, кто именно и какую сумму внес, когда товар поступит на склад? Как правильно отразить эти операции в программе 1С и не нарушить кассовую дисциплину?
В этой статье мы подробно разберем методологию учета розничных авансов, рассмотрим классическую схему позаказного учета и проанализируем современные возможности автоматизации этой процедуры в различных конфигурациях 1С.
---
Часто у владельцев розничных магазинов возникает соблазн максимально упростить учет: не заводить персональные карточки на каждого покупателя, а проводить все предоплаты по единому обезличенному контрагенту «Розничный покупатель» без оформления лишних документов. Рассмотрим, к каким последствиям это приводит.
Представим практическую ситуацию:
Попытки вести учет авансов «в тетрадке» параллельно с базой 1С неизбежно приводят к расхождениям между фактическими остатками, кассовой книгой и взаиморасчетами. Именно поэтому для прозрачного учета розничных предоплат необходим позаказный учет с аналитикой по конкретным контрагентам.
---
В конфигурациях 1С, использующих классический партионный учет или ERP-архитектуру (например, «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:Управление торговлей»), наиболее надежным и проверенным решением является перевод розничного заказа на стандартную «оптовую» схему взаиморасчетов. Рассмотрим ее по шагам.
При обращении покупателя создается документ ЗаказПокупателя (или ЗаказКлиента). В качестве контрагента создается физическое лицо с указанием ФИО и контактного телефона. Это позволяет однозначно идентифицировать клиента и зарезервировать под него будущую поставку товара.
На основании созданного заказа вводится документ ПриходныйКассовыйОрдер (ПКО) с видом операции «Оплата от покупателя».
В ПКО в качестве аналитики расчетов указывается созданный ЗаказПокупателя и договор с покупателем. При этом формируется проводка:
Дт 50.01 (Касса организации) — Кт 62.02 (Расчеты по авансам полученным)
Это исключает появление ложного «излишка» выручки, так как сумма падает на счета расчетов по авансам, а не на счета учета доходов (90.01).
Когда заказанный товар поступает на склад торговой точки, оформляется документ РеализацияТоваровУслуг. При проведении реализации программа автоматически производит зачет ранее полученного аванса:
Дт 62.02 (Расчеты по авансам полученным) — Кт 62.01 (Расчеты с покупателями)
Дт 62.01 — Кт 90.01.1 (Выручка от продаж)
---
Современные правила применения контрольно-кассовой техники жестко регламентируют работу с предоплатами в рознице. Нельзя просто взять деньги у покупателя под честное слово, а чек пробить только в момент выдачи товара. Закон требует сформировать два кассовых чека:
ПРЕДОПЛАТА или ЧАСТИЧНАЯ ПРЕДОПЛАТА.АВАНС.ЗАЧЕТ АВАНСА или ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ с указанием ранее внесенной суммы предоплаты.Программа 1С автоматически передает необходимые теги в фискальный накопитель при пробитии чеков из документов ПриходныйКассовыйОрдер (или ЭквайринговаяОперация) и последующей Реализации товаров и услуг.
---
Если в старых версиях программ (на платформе «1С:Предприятие 8.2») ведение позаказного учета требовало значительных трудозатрат кассиров по ручному заполнению карточек контрагентов, то в современных конфигурациях на платформе «1С:Предприятие 8.3» этот процесс значительно оптимизирован.
Для бухгалтеров, ведущих учет розницы, разработчики добавили возможность вести учет предоплат без детального заведения физических лиц в справочник Контрагенты. Учет ведется по единому обобщенному контрагенту «Розничный покупатель»:
ОтчетОРозничныхПродажах на специализированную вкладку «Предоплата».62.02 по обезличенному розничному контрагенту.ОтчетОРозничныхПродажах, программа автоматически закрывает сальдо между счетами 62.01 и 62.02.Для розничных магазинов с высокой проходимостью разработан удобный интерфейс в РМК:
---
При настройке торговой деятельности под заказ важно правильно определить структуру складов и типов цен в программе 1С:
Оптовый склад для центрального распределительного центра или склада фабрики-производителя. На этом складе будет происходить накопление и распределение заказов.Розничный склад (или розничный магазин). На нем будет отражаться товар, непосредственно находящийся на полках или временно размещенный в зоне выдачи заказов.Для перемещения заказываемой мебели или другого товара используйте документ ПеремещениеТоваров со склада-отправителя (центральный оптовый склад) на склад-получатель (розничная точка). Рекомендуется делать перемещение строго под конкретный ЗаказПокупателя (вкладка «Обеспечение» или «Назначение» в документе перемещения), чтобы товар не был случайно продан другому розничному клиенту с витрины.
Установите тип цен «Розничная цена» для торговых точек. В цепочке товародвижения поступление на розничный склад может отражаться как по покупной стоимости (с последующим начислением торговой наценки в момент продажи), так и по фиксированным розничным ценам с использованием счета 42 «Торговая наценка» (если применяется соответствующий метод ведения бухгалтерского учета розницы).
Таким образом, правильная автоматизация розничных авансов исключает появление неучтенных денежных средств, защищает организацию от штрафов налоговых органов по 54-ФЗ и обеспечивает полный контроль над выполнением заказов покупателей.