Многие пользователи 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) версии 1.6 и 3.0 сталкиваются с ситуацией, когда в рабочем месте кассира (РМК) сумма остатка наличных растет бесконечно, достигая миллионов, хотя кассиры регулярно проводят инкассацию и закрывают смены. При этом попытки списать эти деньги обычным расходным ордером из основной кассы выдают ошибку об отсутствии средств. Давайте подробно разберем, почему возникает этот «разрыв» между реальностью и программой, и как правильно настроить учет розничной выручки.
Первым делом нам необходимо понять ключевой принцип работы 1С:УНФ. В программе существует жесткое разделение двух понятий:
Проанализируем ситуацию: когда кассир пробивает чек, деньги попадают в Кассу ККМ. Чтобы они оказались в «админке» и стали доступны для документа Расход из кассы, их нужно переместить из кассы ККМ в основную кассу. Если этого не делать, в РМК будет копиться виртуальный остаток, а в основной кассе всегда будет 0.
Рассмотрим стандартный бизнес-процесс розничной торговли в УНФ. Для корректного списания остатков товара и зачисления денег должны последовательно отработать следующие механизмы:
1. Закрытие кассовой смены. Когда кассир нажимает кнопку «Закрыть смену», программа создает документ Отчет о розничных продажах (ООРП). Давайте выясним, что он делает: этот документ списывает проданные товары со склада и фиксирует долг перед организацией в виде выручки, находящейся в Кассе ККМ.
2. Выемка денежных средств. В процессе закрытия смены кассир обычно делает выемку. Документ Выемка уменьшает остаток в Кассе ККМ (то самое число в РМК), но — и это критически важно — он еще не кладет деньги в основную кассу. Деньги «зависают» в статусе «в пути».
3. Поступление в кассу. Чтобы завершить цикл, администратор должен создать документ Поступление в кассу с видом операции Розничная выручка. Только после проведения этого документа деньги официально поступают в распоряжение фирмы и списываются с виртуального остатка кассира.
Проанализируем причину, по которой сумма в 10 миллионов не обнуляется, даже если кассиры делают выемку. Вероятнее всего, в настройках программы не включена автоматизация. Давайте проверим настройки:
Перейдем в раздел Продажи — Кассы ККМ. Откроем карточку вашей кассы. Найдем флаг «Автоматическая выемка при закрытии смены». Если этот флаг снят, то программа считает, что все деньги остаются в денежном ящике на следующий день. В результате остаток в РМК будет суммироваться изо дня в день в течение всех двух лет работы магазина.
Если же флаг стоит, но остаток все равно растет, значит, документы Выемка создаются, но не подтверждаются документами Поступление в кассу. Программа видит, что деньги из ящика забрали, но до основной кассы они «не дошли».
Чтобы убедиться в наших выводах, давайте посмотрим на цифры через специализированный отчет. Не используйте общий отчет «Деньги», так как он часто настроен только на основные счета.
Выполним следующие действия:
В этом отчете мы увидим колонку «Остаток». Если сумма там совпадает с той, что пугает кассиров в РМК, значит, мы нашли место, где «спрятались» ваши миллионы. Это виртуальные деньги, которые числятся за торговой точкой, но не учтены в управленческом балансе организации.
Если за 2 года накопилась огромная сумма, у нас есть два пути решения проблемы. Рассмотрим каждый из них.
Этот метод подходит, если вы хотите восстановить хронологию и порядок. Вам нужно создать документы Поступление в кассу на основании всех сделанных выемок. В УНФ для этого есть удобная обработка.
Зайдем в раздел Деньги — Поступления в кассу, нажмем кнопку «Создать» и выберем операцию Розничная выручка. В поле «Выемка» можно выбрать конкретный документ выемки. Если их сотни, это может занять время, но зато ваш баланс будет идеально чистым.
Если вам не важна история за прошлые годы и нужно просто убрать цифру из РМК «здесь и сейчас», воспользуемся инструментом прямого исправления записей базы данных. Нам понадобится объект Корректировка регистров. Для этой задачи можно использовать обработку для автоматического обнуления остатков регистров накопления.
Внимание: этот метод требует прав администратора и осторожности.
Разберем алгоритм действий:
Денежные средства в кассах ККМ.После проведения этого документа остаток в РМК станет равным нулю (или той сумме, которую вы фактически оставили в кассе на размен).
Чтобы кассиры больше не выдавали «номера» с миллионными остатками, настроим систему правильно:
Поступление в кассу на сумму вчерашней выручки.Денежные средства в кассах ККМ. Остаток в нем должен соответствовать только сумме «разменки», оставленной в аппарате.Таким образом, мы выяснили, что проблема была не в техническом сбое программы, а в разрыве цепочки документооборота. 1С:УНФ — система дисциплинированная, она требует фиксации каждого шага передачи денег. Теперь, понимая логику движения средств от Чека ККМ до Основной кассы, вы сможете поддерживать порядок в учете без лишних усилий.