← На главную

Переход на конфигурацию «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ) с более старых версий (например, «1С:Торговля и склад 7.7») или смежных систем часто вызывает вопросы, связанные с логикой учета наличных денежных средств. Один из наиболее распространенных вопросов пользователей — как правильно связать основную кассу организации (операционную кассу) с кассами ККМ (фискальными аппаратами торговых точек) и как сделать так, чтобы при закрытии смены наличные деньги не «обнулялись» автоматически, а оставались в ККМ для сдачи (в качестве разменной монеты).

В этой статье мы подробно разберем по шагам архитектурные особенности работы с денежными средствами в 1С:УНФ, настроим взаимосвязь между справочниками, автоматизируем процессы выемки и поступления выручки, а также рассмотрим, как правильно управлять остатками в кассовом оборудовании.

Понимаем архитектурные различия: «Кассы» vs «Кассы ККМ»

Для начала проанализируем ситуацию и выясним причину, почему разработчики 1С разделили эти понятия. В отличие от некоторых других конфигураций, в 1С:УНФ нет жесткой прямой связи «один к одному» на уровне элементов справочников. Это сделано для гибкого разделения финансового контура компании и оперативного торгового учета:

• Справочник «Кассы» (или кассы предприятия) — это счета учета наличных денег всей вашей организации. Они отвечают за глобальное движение финансов: выплату заработной платы, выдачу средств под отчет сотрудникам, расчеты с поставщиками за товары, инкассацию в банк. Этот справочник делает движения по регистру накопления ДенежныеСредства.
• Справочник «Кассы ККМ» — это аналитический разрез, привязанный к конкретным торговым точкам и физическому оборудованию (фискальным регистраторам, автономным кассам). Деньги здесь отражают розничную выручку в денежном ящике аппарата в течение текущей рабочей смены. Движения фиксируются по регистру накопления ДенежныеСредстваВКассахККМ.

Таким образом, касса ККМ — это временное «прибежище» для розничных денег, которые в конечном итоге должны быть переданы в основную кассу предприятия или инкассированы на расчетный счет.

Как настроить связь между кассами через документы движения денег

Рассмотрим подробнее, как связать эти два справочника в ежедневной работе. Связующим звеном выступает документооборот. Перемещение денег из ККМ в основную кассу в ручном режиме выполняется в два этапа:

1. Оформление выемки денег из ККМ. При закрытии смены или в течение дня кассир оформляет документ ВыемкаДенежныхСредств в Рабочем месте кассира (РМК). В этот момент деньги списываются с баланса конкретной Кассы ККМ и переходят в состояние «в пути».
2. Оформление поступления в кассу предприятия. Ответственное лицо (кассир офиса или бухгалтер) на основании выемки создает документ ПоступлениеВКассу с видом операции «Розничная выручка» (или «Поступление из кассы ККМ»). В этом документе в качестве источника указывается розничная Касса ККМ, а в качестве получателя — основная Касса организации.

После проведения этой цепочки документов средства официально переходят в финансовый контур предприятия и могут быть потрачены на любые общехозяйственные нужды.

Настройка автоматической связи при закрытии смены

Чтобы избавить пользователей от рутинной работы по созданию документов вручную, мы можем задействовать встроенные механизмы автоматизации 1С:УНФ. Разберем по шагам, как это настроить:

1. Перейдем в раздел меню Компания, далее выберем пункт Все справочники. В блоке «Продажи» откроем справочник Кассы ККМ.
2. Откроем карточку нужной нам кассы розничной точки.
3. Найдем группу настроек, отвечающих за закрытие смены.
4. Установим флажок «Создавать выемку денег при закрытии смены». Это позволит программе автоматически списывать сумму продаж из регистра ККМ при снятии Z-отчета.
5. Установим флажок «Создавать поступление в кассу при закрытии смены». Программа предложит выбрать конкретную основную Кассу предприятия из первого справочника, в которую деньги должны зачисляться по умолчанию.
6. Сохраним настройки по кнопке Записать и закрыть.

Теперь при нажатии кнопки «Закрыть смену» в интерфейсе РМК система сама сформирует всю цепочку проводок и свяжет торговую операцию с финансовым учетом.

Как сохранить разменную монету в кассе ККМ и избежать обнуления

Часто возникает практическая задача: после закрытия смены в денежном ящике ККМ должна остаться определенная сумма на размен (например, 5 000 рублей). По умолчанию система может пытаться инкассировать всю сумму «в ноль». Рассмотрим, как решить эту проблему на уровне программы и на уровне кассового оборудования.

Настройка в программе 1С:УНФ:

Чтобы сумма частично оставалась в кассе ККМ в системе учета, необходимо правильно управлять процессом выемки:

• В настройках карточки Касса ККМ снимите флажок автоматического создания выемки на всю сумму выручки, либо настройте частичную выемку.
• При закрытии смены в РМК программа предложит сделать выемку. Кассиру необходимо указать сумму выемки вручную — ровно столько, сколько изымается физически (вся выручка за вычетом разменного фонда).
• Оставшаяся сумма продолжит числиться на остатке по регистру ДенежныеСредстваВКассахККМ и перейдет на следующую рабочую смену. Вы сможете увидеть этот остаток в начале нового дня.

Настройка на уровне физической ККТ («железа»):

Иногда пользователи сталкиваются с тем, что даже при правильных настройках в 1С сам фискальный регистратор (например, АТОЛ, Штрих-М) при снятии Z-отчета принудительно обнуляет денежный ящик. Это называется аппаратной автоинкассацией. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

1. Закройте программу 1С:УНФ.
2. Откройте локальную утилиту тест-драйвера ККТ (например, «Тест драйвера ККТ АТОЛ»).
3. Подключитесь к кассовому аппарату и перейдите в раздел Свойства / Параметры ККТ.
4. Найдите раздел настроек, отвечающий за работу с денежным ящиком и закрытие смены (в ККТ АТОЛ это может быть вкладка «Основные» или «Правила»).
5. Найдите параметр «Автоматическое обнуление денежного ящика при Z-отчете» (или «Автоинкассация») и отключите его (снимите галочку или переведите в состояние «Выключено»).
6. Запишите параметры в память ККТ.

После этой несложной операции физические деньги в кассовом аппарате будут полностью соответствовать учетным данным в вашей информационной базе 1С:УНФ.

Анализ остатков и получение общего отчета по всем кассам

Когда мы переносим остатки из старых версий (например, из 1С 7.7), очень важно правильно распределить их на старте, чтобы иметь возможность формировать прозрачную отчетность. Проанализируем, как увидеть все деньги компании в едином отчете.

Поскольку данные хранятся в разных регистрах, стандартный отчет «Деньги» по умолчанию показывает только остатки на расчетных счетах и в основных кассах организации. Деньги, находящиеся внутри касс ККМ, туда не попадают — для них существует отдельный отчет «Деньги в кассах ККМ».

Чтобы объединить эти потоки, мы рекомендуем использовать **Универсальный отчет**:

1. Перейдем в раздел Компания -> Анализ бизнеса или найдем через поиск Универсальный отчет.
2. В поле типа данных выберем РегистрНакопления.
3. Для анализа основных денег выберем таблицу регистра ДенежныеСредства, а для розничных точек — таблицу ДенежныеСредстваВКассахККМ. Настроив группировки и объединение таблиц, мы получим полную картину по всем финансам компании в одном месте.

При вводе начальных остатков из старой программы 7.7 четко разделяйте: деньги, которые находились в сейфе офиса, вносите документом ВводНачальныхОстатков по разделу «Кассы». А деньги, которые на момент старта лежали в денежных ящиках магазинов как размен, вносите по разделу «Кассы ККМ». Это гарантирует идеальное схождение баланса с первого дня работы в новой системе 1С:УНФ.