Ведение учета расходов и прочих затрат (таких как аренда, коммунальные услуги, налоги или услуги связи) в конфигурации «1С:Управление торговлей» редакции 10.3 (а также в «Управление торговым предприятием» (УТП)) традиционно вызывает множество вопросов у пользователей. В отличие от более современных ERP-систем или УТ редакции 11, где реализован сквозной финансовый учет, в обычных формах УТ 10.3 механизмы фиксации затрат требуют четкого понимания внутренней архитектуры регистров программы.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникают сложности при отражении налогов, как правильно оформлять регулярные услуги без «двойной работы», для чего предназначен вид договора Прочее и как получить отчетность по чистой прибыли.
---
Многие пользователи сталкиваются с ситуацией: при оформлении банковских или кассовых документов с видом операции «Перечисление налога» или «Взнос в пенсионный фонд» деньги списываются, но в отчетах по затратам эти суммы не отражаются. Выясним причину этого поведения системы.
В типовой методологии УТ 10.3 налоги не признаются расходами автоматически в момент их фактической оплаты. Операция перечисления налога предназначена исключительно для отражения движения денежных средств и расчетов с государственным бюджетом. Для того чтобы зафиксировать налог как затрату предприятия в управленческом учете, нам необходимо использовать один из двух вариантов:
Затраты. Саму же оплату мы проводим стандартным платежным документом.Контрагенты условный элемент (например, «ИФНС» или «Налоговая инспекция») и открыть с ним договор с видом С поставщиком. Начисление налога в таком случае оформляется документом Поступление товаров и услуг на вкладке «Услуги», где в качестве номенклатуры-услуги выступает статья затрат. Оплата налога проводится как стандартная «Оплата поставщику», успешно закрывая взаиморасчеты.---
Типовая схема работы в УТ 10.3 обязывает пользователя оформлять затраты двумя документами: сначала начислить (создав Поступление товаров и услуг или Прочие затраты), а затем списать деньги (создав Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета). Если хозяйственных операций много, бухгалтер или менеджер может просто забыть создать второй документ, что приведет к расхождениям между кассой и затратами.
Рассмотрим подробнее, как можно оптимизировать этот процесс без доработки кода и с минимальными изменениями системы.
Вариант А. Использование документа «Авансовый отчет»
Если расходы осуществляются через подотчетное лицо (или даже напрямую из кассы, но оформляются единоразово), мы можем использовать документ Авансовый отчет. На вкладке «Прочее» этого документа можно одновременно указать:
При проведении Авансовый отчет мгновенно списывает средства с подотчетного лица и делает движение напрямую в регистр Затраты, полностью заменяя собой связку из двух документов.
Вариант Б. Доработка документа РКО (для программистов)
Если вы хотите, чтобы при выплате денег из кассы по расходному кассовому ордеру (РКО) сразу же фиксировался расход без создания дополнительных документов, можно расширить функционал РКО. Для этого в форму документа добавляется реквизит СтатьяЗатрат, а в процедуру проведения вносится доработка, формирующая движения по регистру Затраты.
Проанализируем пример кода, который можно внедрить в модуль проведения РКО:
// Пример добавления движений по регистру "Затраты" в документе РКО
Если ЗначениеЗаполнено(СтатьяЗатрат) Тогда
Движение = Движения.Затраты.Добавить();
Движение.Период = Дата;
Движение.Организация = Организация;
Движение.СтатьяЗатрат = СтатьяЗатрат;
Движение.Сумма = СуммаДокумента;
Движение.ОтражениеВУСН = ОтражениеВУСН;
КонецЕсли;
После такой доработки отпадает необходимость использовать документ Прочие затраты для мелких кассовых расходов — достаточно указать статью затрат прямо в РКО.
---
В процессе работы часто возникает вопрос: для чего нужен вид договора контрагента Прочее и как закрывать по нему задолженность, если стандартные документы покупки/продажи его не поддерживают?
Разберем эту ситуацию. Договор с видом Прочее предназначен для ведения расчетов, которые не относятся напрямую к торговой деятельности (купле-продаже товаров и услуг). Это могут быть:
Поскольку по таким договорам нельзя провести стандартное Поступление товаров и услуг, для закрытия задолженности мы должны использовать специализированные инструменты:
Прочее. С его помощью мы можем проводить взаимозачеты между разными договорами одного контрагента (например, перенести долг с договора Прочее на договор С поставщиком), списывать безнадежную задолженность или переносить долги между контрагентами.Прочее у нас зависли затраты (например, комиссия банка за ведение счета или проценты по займу), мы можем списать их на финансовый результат компании, зафиксировав их в данном документе.---
Для того чтобы руководитель или финансовый директор всегда видел актуальную картину предстоящих платежей (аренда, интернет, коммунальные услуги) и мог предотвратить кассовые разрывы, в системе необходимо настроить планирование.
В УТ 10.3 и УТП для этих целей предусмотрена подсистема «Управление денежными средствами». Разберем по шагам, как выстроить этот процесс:
Заявка на расходование денежных средств. В каждой заявке указывайте планируемую дату платежа, получателя, сумму и статью движения денежных средств.Платежный календарь. Данный отчет аккумулирует все утвержденные заявки и плановые поступления денег, наглядно демонстрируя остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассах в разрезе дней. Это позволит вам заранее увидеть, когда наступит дата оплаты аренды и хватит ли на это свободных ресурсов.---
Одной из главных целей ведения затрат является получение итогового финансового результата. Однако в типовой УТ 10.3 стандартный отчет Валовая прибыль показывает только маржинальный доход предприятия по формуле: Выручка - Себестоимость закупленных товаров. Прочие общехозяйственные и административные затраты (аренда, реклама, зарплата бэк-офиса) в этот отчет не попадают, так как они не распределяются на себестоимость партий товаров.
Как же увидеть реальную чистую прибыль?
Определение финансового результата. Он закрывает затратные счета и формирует полноценный баланс и отчет о финансовых результатах напрямую в системе.Рапорт руководителю. Однако наиболее эффективным и популярным решением для пользователей этой редакции является использование внешних отчетов, которые обращаются одновременно к двум регистрам накопления: Продажи (для получения выручки и себестоимости) и Затраты (для получения прочих расходов компании), формируя итоговую чистую прибыль.