При работе в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3.1» бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью тонкой настройки распределения затрат. Одной из наиболее сложных задач является исключение специфических источников (например, субсидий на COVID-19) из автоматического расчета среднего заработка для отпускных или командировок. По умолчанию система распределяет суммы среднего заработка пропорционально всем источникам, по которым сотруднику начислялась зарплата в расчетном периоде. Рассмотрим, как можно обойти это ограничение, особенно если вы работаете в облаке и не имеете возможности использовать расширения или доработки конфигурации.
Прежде всего, разберем механизм работы программы. В системе существует специальный регистр накопления — Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий). В этот регистр записываются все суммы, которые в будущем могут войти в расчет среднего. Каждая запись содержит измерение Статья финансирования.
Когда мы создаем документ Отпуск, программа анализирует данные этого регистра за предыдущие 12 месяцев. Если в этом периоде у сотрудника были начисления по трем источникам (например, «Бюджет», «Внебюджет» и «COVID-19»), то при расчете отпускных программа автоматически определит долю каждого источника. Типовой функционал предлагает два варианта: либо отнести всю сумму на один конкретный источник (указанный вручную), либо распределить ее пропорционально накопленным данным. К сожалению, настройки «распределить по всем, кроме одного» в стандартном интерфейсе не существует.
Рассмотрим самый простой, но трудоемкий способ, который доступен в любой версии программы, включая «1С:Фреш» и другие облачные сервисы с жесткими ограничениями.
Отпуск.Важно: Если нам нужно распределить сумму между «Бюджетом» и «Внебюджетом», исключив только «COVID-19», ручной выбор одного источника не поможет. В этом случае придется вручную корректировать суммы на закладке «Пересчет среднего заработка» или изменять аналитику в документе Отражение зарплаты в бухучете в конце месяца. Проанализируем ситуацию: если документов много, этот метод становится крайне неэффективным.
Если мы хотим, чтобы программа «забыла» о существовании выплат по COVID-19 при расчете среднего заработка, мы можем скорректировать исторические данные в регистрах. Это более «чистый» метод с точки зрения автоматизации последующих расчетов.
Разберем этот процесс по шагам:
Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий).Пример логики записей в документе Перенос данных:
// Запись 1: Сторнируем (отрицательная сумма) ковидный источник
Регистр: Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)
Период: [Дата начисления в прошлом]
Сотрудник: [ФИО]
Статья финансирования: Федеральная субсидия COVID19
Сумма: -15 000,00
// Запись 2: Переносим эту же сумму на основной источник
Регистр: Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)
Период: [Дата начисления в прошлом]
Сотрудник: [ФИО]
Статья финансирования: Бюджет
Сумма: 15 000,00
После проведения такого документа система при расчете среднего заработка будет видеть, что доход был, но он относится к «Бюджету». Соответственно, при распределении отпускных доля ковидного источника будет равна нулю. Этот метод хорош тем, что его нужно применить один раз для накопленных данных, и все последующие отпуска будут считаться «правильно».
Выясним причину, почему ковидные выплаты вообще попадают в расчет среднего с такой аналитикой. Посмотрим на настройки самого начисления (например, «Надбавка за работу с COVID-19»).
Если в начислении указано «Как задано для начисления» и выбрана статья «COVID-19», то именно эта аналитика зафиксируется в регистре среднего. Если мы изменим настройку на «По дефолту» (или «Как задано для сотрудника»), то в регистр среднего может попасть основной источник финансирования сотрудника. Это позволит избежать проблемы в будущем, но не исправит уже накопленные данные за прошлые месяцы.
Проанализируем правовую сторону вопроса. Согласно Постановлению Правительства РФ №922, в расчет среднего заработка включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, независимо от источников этих выплат. Если «ковидная» надбавка является частью фонда оплаты труда (ФОТ) учреждения, ее исключение из расчета среднего может быть признано нарушением трудового законодательства.
Однако существуют специальные социальные выплаты (например, те, что ранее выплачивались напрямую через ФСС/СФР), которые не являются объектом обложения страховыми взносами и не включаются в ФОТ. Такие выплаты в средний заработок не включаются. Если ваше учреждение платит из субсидии, которая методически не должна формировать базу для отпусков, использование документа Перенос данных или изменение настроек начисления — единственный верный путь.
Если вы столкнулись с жесткой политикой безопасности в облаке, где запрещены расширения, помните о следующих возможностях:
Способ отражения в документах начисления, что косвенно повлияет на регистры.Подведем итог: стандартными настройками «одной галочкой» исключить источник из пропорции нельзя. Рассмотрим наиболее эффективную стратегию: для исправления прошлых периодов используем документ Перенос данных по регистру среднего заработка, а для будущих периодов корректируем настройки бухучета в самих Начислениях. Это позволит автоматизировать процесс и избавит бухгалтера от необходимости ручной правки каждого отпуска.