← На главную

В практике бухгалтера и кадровика нередко возникает классическая коллизия: сотрудник оформил ежегодный оплачиваемый отпуск, но в этот же период его ребенок заболел, и медицинское учреждение открыло электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) по уходу за больным членом семьи. В этой статье мы подробно разберем, как правильно квалифицировать данную ситуацию с точки зрения законодательства РФ и как корректно отразить ее в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1), избежав штрафов от Социального фонда России (СФР) и путаницы в табеле учета рабочего времени.

Законодательный аспект: продлевается ли отпуск и как выплачивается пособие?

Для начала проанализируем нормативно-правовую базу, регулирующую данный вопрос. В сообщениях на форумах часто возникает путаница между болезнью самого сотрудника и болезнью его ребенка во время отпуска. Давайте зафиксируем ключевые правила:

1. Ежегодный отпуск не продлевается и не переносится. В соответствии со статьей 124 Трудового кодекса РФ, обязанность работодателя продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск возникает исключительно в случае временной нетрудоспособности самого работника. Болезнь ребенка или другого члена семьи к таким случаям не относится.
2. За дни совпадения отпуска и болезни ребенка пособие не назначается. Согласно пункту 1 части 1 статьи 9 Федерального закона № 255-ФЗ, за период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы (к которому относится ежегодный отпуск) пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается. Исключение предусмотрено только для случаев заболевания самого работника.
3. Оплате подлежат только дни вне отпуска. Если период болезни ребенка «выходит» за рамки отпуска сотрудника, то оплате за счет средств СФР подлежат только те дни нетрудоспособности, которые приходятся на рабочее время (когда сотрудник должен был выйти на работу после окончания отпуска).

Пример ситуации: Сотрудник находится в отпуске с 6 по 8 мая. Ему открывают ЭЛН по уходу за ребенком на период с 4 по 11 мая. В данном случае оплате подлежат только периоды с 4 по 5 мая и с 9 по 11 мая. Период с 6 по 8 мая должен быть полностью исключен из расчета пособия, так как за эти дни сотруднику выплачены отпускные.

Рассмотрим подробнее, как решить эту задачу в программе 1С:ЗУП без ручного дробления документов и запросов в медицинские учреждения.

Решение проблемы в современных версиях 1С:ЗУП 3.1

В устаревших редакциях программы (например, ЗУП 2.5) пользователям приходилось вручную делить один больничный на два документа или просить поликлинику переоформить ЭЛН. В актуальной редакции 1С:ЗУП 3.1 реализован удобный штатный механизм исключаемых периодов, разработанный специально для взаимодействия с СФР по системе СЭДО (Социальный Электронный Документооборот).

Выясним пошагово, какие действия необходимо выполнить бухгалтеру:

Шаг 1. Отражение ежегодного отпуска в программе

Сначала регистрируем документ Отпуск на весь плановый период отпуска сотрудника. Проводим документ и выплачиваем отпускные. В табеле учета рабочего времени эти дни заполняются кодом «ОТ».

Шаг 2. Регистрация ЭЛН в документе «Больничный лист»

После получения ЭЛН из базы данных СФР в программе создается документ Больничный лист на весь период болезни (например, с 04.05 по 11.05). При этом программа автоматически обнаружит пересечение периодов, если отпуск уже проведен в системе.

Для того чтобы исключить дни отпуска из оплаты пособия, выполним следующие настройки внутри документа:

1. Перейдите на вкладку «Оплата».
2. Найдите строку «Назначить пособие с...». Справа от чекбокса расположена кнопка в виде зеленого карандаша (изменение исключаемых периодов). Нажмите на нее.
3. В открывшемся окне настройки исключаемых периодов добавьте строку с периодом совпадения (в нашем примере с 06.05 по 08.05).
4. Важная деталь: Обратите внимание на колонку «Регистрировать». Если флажок в этой колонке снят, программа не будет вытеснять начисление отпуска больничным в учете времени. Это значит, что в табеле за этот период останется код «ОТ» (отпуск), а за остальные дни начислится пособие с кодом «Б» (больничный).
5. Нажмите кнопку «ОК» и проведите документ Больничный лист.

После проведения документа программа автоматически рассчитает пособие только за разрешенные законодательством периоды (4-5 мая и 9-11 мая), не затрагивая сумму ранее начисленных отпускных.

Шаг 3. Отправка ответа на запрос в СФР через СЭДО

Так как СФР выплачивает пособие напрямую сотруднику, работодатель обязан передать в фонд сведения о расчете и исключаемых периодах. Сделать это вручную в реестрах больше нет необходимости:

1. В разделе «Кадры» или «Отчетность, справки» перейдите в рабочее место «Входящие запросы СФР для расчета пособий».
2. Найдите соответствующий запрос СФР по данному страховому случаю и создайте на его основании документ Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
3. Откройте вкладку «Оплата» в созданном ответе на запрос. Вы увидите, что в таблицу «Исключаемые периоды» автоматически перенеслись даты отпуска (с 06.05 по 08.05) с кодом причины исключения.
4. Проверьте корректность заполнения реквизитов и отправьте ответ в фонд.

Фонд получит файл, содержащий информацию о том, за какие именно дни работодатель просит рассчитать выплату, а какие дни были исключены из оплаты в связи с нахождением сотрудника в ежегодном отпуске. СФР без проблем принимает такие файлы, а у работодателя не возникает рисков получения штрафов за переплату пособий.

Резюме

Мы проанализировали ситуацию пересечения отпуска и ухода за ребенком. Использование штатного функционала 1С:ЗУП 3.1 позволяет полностью автоматизировать этот процесс:

• Исключается ручное исправление и дробление документов.
• Табель учета рабочего времени заполняется корректно и автоматически (сохраняются дни отпуска «ОТ» в период пересечения).
• Данные для СФР формируются без ошибок, что гарантирует правильное начисление пособия напрямую из фонда.