← На главную

В практической работе бухгалтера расчетчика нередко возникает ситуация: сотруднице, находящейся в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком, начисляют денежный подарок (например, к юбилею или празднику). В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 такое начисление оформляется документом Разовое начисление с кодом дохода 2720. Сумма подарка часто не превышает не облагаемый налогом лимит в 4000 рублей.

Казалось бы, налог с такой суммы исчисляться не должен. Однако при расчете налога у декретницы внезапно появляется «красное» (отрицательное) значение НДФЛ, равное 13% от суммы ее стандартных вычетов на детей. Более того, эта сумма начинает ежемесячно дублироваться в документах начисления зарплаты на вкладках НДФЛ и Корректировки выплаты, превращаясь в бесконечный «хвост».

В этой статье мы подробно разберем по шагам, почему возникает эта ошибка, как устроен механизм расчета налога в программе и какими способами можно навсегда устранить эту проблему.

Выясняем причину: почему НДФЛ уходит в минус?

Давайте проанализируем математику расчета налога нарастающим итогом, которую использует платформа 1С:Предприятие 8.3 в конфигурации ЗУП 3.1. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 218 НК РФ), стандартные налоговые вычеты на детей предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода (календарного года) до тех пор, пока его доход с начала года не превысит лимит в 350 000 рублей.

Когда сотрудница находится в декрете, у нее нет регулярных облагаемых доходов. При этом право на детские вычеты за ней сохраняется. Программа аккумулирует («копит») эти вычеты виртуально с января текущего года. Как только у сотрудницы появляется хотя бы минимальный облагаемый доход, система обязана предоставить накопившиеся вычеты.

Рассмотрим детально, что происходит при начислении подарка в размере 4000 рублей:

1. Для подарка (код дохода 2720) применяется автоматический вычет по коду 501 в размере тех же 4000 рублей. База для расчета налога по самому подарку становится равной нулю.
2. В этот же момент программа видит, что у сотрудницы в текущем календарном году наконец-то появился облагаемый доход (пусть и полностью перекрытый целевым вычетом). Система мгновенно «выбрасывает» на расчетную вкладку все накопленные с начала года стандартные детские вычеты (например, за 3 месяца по 1400 рублей на первого ребенка — итого 4200 рублей).
3. Программа производит расчет налоговой базы: Доход (4000 руб.) - Вычет по подарку (4000 руб.) - Детские вычеты (4200 руб.) = -4200 рублей.
4. База уходит в глубокий минус. Программа рассчитывает 13% от отрицательной базы: -4200 * 13% = -546 рублей. Так рождается отрицательный, или излишне удержанный, НДФЛ.

Поскольку реальных выплат и положительного налога у декретницы в последующих месяцах нет, этот минус так и остается «висеть» в регистрах накопления, перетекая из месяца в месяц как задолженность налогового агента перед сотрудником.

Способ 1. Приостановка применения стандартных вычетов (Рекомендуемый метод)

Самый чистый и методологически верный способ избежать «виртуального» накопления вычетов у сотрудников, находящихся в длительных отпусках без сохранения оплаты — это временно прекратить предоставление вычетов в программе.

Разберем, как это сделать:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы и выберем пункт Заявления на вычеты.
2. Создадим новый документ Прекращение стандартных вычетов по НДФЛ.
3. В поле Сотрудник укажем нашу декретницу.
4. В поле Прекратить с установим январь текущего года (или месяц, с которого сотрудница ушла в декрет).
5. Проведем документ.

После проведения этого документа программа перестанет аккумулировать детские вычеты в регистры. Теперь при начислении подарка в документе Разовое начисление применится только вычет по коду 501, налоговая база станет ровно нулевой, а НДФЛ рассчитается корректно — пустой строкой. Когда сотрудница вернется к работе, достаточно будет оформить новое Заявление на вычеты по НДФЛ.

Способ 2. Оформление возврата излишне удержанного налога

Если отрицательный налог уже зафиксирован в прошлых периодах, закрыт документами выплаты и теперь ежемесячно тянется в текущих расчетах, его необходимо официально вернуть сотруднику. Для этого используется специализированный документ.

Выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Возвраты НДФЛ.
2. Создадим новый документ. В качестве месяца укажем текущий рабочий месяц, выберем организацию и сотрудника.
3. Программа автоматически заполнит табличную часть суммой излишне удержанного налога (тот самый минус, который тянется с момента начисления подарка).
4. Проведем документ.
5. Создадим документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) на выплату этого возврата. Сумма возвращенного налога добавится к выплате, регистры закроются, и в следующем месяце сотрудник больше не появится на вкладке НДФЛ.

Способ 3. Изменение настроек учетной политики по НДФЛ

В программе 1С:ЗУП 3.1 существует глобальная настройка, управляющая поведением стандартных вычетов в месяцах, когда у сотрудника отсутствует доход. Проверим ее состояние:

1. Перейдем в раздел Настройка — Организации (или Реквизиты организации).
2. Откроем вкладку Учетная политика и другие настройки, затем перейдем по ссылке Учетная политика.
3. На вкладке НДФЛ обратим внимание на положение переключателя стандартных вычетов.

Здесь доступны два варианта:

• Вычеты, не использованные в течение месяца, переносятся на следующий месяц (нарастающим итогом) — этот вариант установлен по умолчанию и именно он порождает подобные минусы у декретниц.
• Вычеты применяются в пределах месячного дохода сотрудника — при выборе этого варианта вычеты не будут накапливаться за «пустые» месяцы декрета. Они применятся только к доходу конкретного месяца и не превысят его величину.

Важно: изменение этой настройки повлияет на расчет налога по всей организации. Переключать ее следует только после согласования с главным бухгалтером, так как это изменит логику расчета вычетов у всех сотрудников, у которых были «пустые» месяцы в середине года.

Способ 4. Корректировка регистров вручную (Операция учета НДФЛ)

Если автоматические пересчеты не помогают избавиться от зависших сумм из-за прошлых периодов, мы можем скорректировать данные налогового учета точечно.

Для этого воспользуемся документом технической корректировки:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ.
2. Создадим документ по нашему сотруднику. Дата документа должна соответствовать дате проблемного начисления подарка.
3. Перейдем на вкладку Доходы и проверим, верно ли отражен доход по коду 2720 и вычет 501.
4. На вкладке Вычеты мы можем вручную отрегулировать сумму предоставленного стандартного вычета так, чтобы она не превышала доход. Запишем строку с минусом на излишне примененный стандартный вычет.
5. На вкладке Исчислено по ставке 13% (30%) добавим строку, компенсирующую отрицательный налог (введем ту же сумму с плюсом), чтобы выйти в итоговый ноль по налогу.

После проведения документа Операция учета НДФЛ обязательно выполните перерасчет налога в текущем документе Начисление зарплаты и взносов с помощью кнопки Обновить налог на вкладке НДФЛ. Это позволит программе перечитать измененные регистры и убрать ошибочные строки корректировок выплаты.