В периоды действия Указов Президента РФ о нерабочих днях (как это было в марте–мае 2020 года) пользователи программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 столкнулись с проблемой: программа принудительно обновляет производственный календарь, помечая рабочие дни как «нерабочие». Для организаций, которые по закону обязаны продолжать деятельность, это обновление создает массу сложностей в расчете зарплаты и заполнении графиков. Разберем подробно, как решить эту проблему, сохранив корректность учета.
При обновлении конфигурации или через механизмы интернет-поддержки в справочник ПроизводственныеКалендари вносятся изменения. Периоды, объявленные нерабочими, выделяются в сетке календаря особым цветом (обычно розовым). С точки зрения системы, это новый вид состояния дня — Нерабочий. Если ваша организация продолжает работать в штатном режиме, автоматическое заполнение графиков по такому календарю приведет к тому, что вместо «Явки» программа подставит код «ОН» (Оплачиваемые нерабочие дни) или вовсе обнулит норму, что недопустимо для работающих предприятий.
Проанализируем два основных подхода к решению этой задачи: технический (блокировка обновления календаря) и методический (корректная настройка графиков и параметров расчета).
Если бухгалтер категорически против появления «розовых» дней в календаре, можно прибегнуть к изменению идентификатора элемента справочника. Это позволит сохранить старую структуру календаря, так как программные механизмы обновления ищут элемент по конкретному коду.
РФ — станет РФ1.Важный нюанс: при последующем обновлении системы программа, скорее всего, создаст новый элемент с типовым кодом РФ. Однако ваши текущие ГрафикиРаботыСотрудников по-прежнему будут ссылаться на ваш измененный календарь (с кодом РФ1). Это обеспечит стабильность учета: норма времени не изменится «вдруг» после очередного патча. По завершении периода нестабильности вы сможете вернуть код обратно, предварительно удалив созданный программой дубль.
Более правильный и безопасный путь — использовать штатные настройки графиков работы, которые появились в последних версиях ЗУП 3.1. Рассмотрим пошагово, как настроить программу, если сотрудники фактически выходят на работу.
Основной механизм управления «нерабочими днями» скрыт в настройках самих графиков. Выполним следующие действия:
Изменить свойства графика.При заполнении учитывать нерабочие дни. Если ваша организация работает, этот флаг должен быть снят.Автоматическое обновление по производственному календарю. Если вы хотите полностью контролировать заполнение дней вручную, этот флаг рекомендуется временно снять перед обновлением конфигурации.Почему это важно: если флаг При заполнении учитывать нерабочие дни снят, программа проигнорирует «розовые» дни в производственном календаре и заполнит график привычной «Явкой». Таким образом, норма времени останется прежней, и расчет зарплаты не потребует дополнительных корректировок.
Помимо графиков, на логику программы влияет общая настройка системы. Выясним, где она находится:
Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника.Если эта настройка включена, то для графиков, где стоит пометка «учитывать нерабочие дни», программа будет автоматически подставлять вид времени Оплачиваемые нерабочие дни (ОН). Для работающих сотрудников, получающих обычную зарплату за фактически отработанное время (Явка), эту настройку включать не следует, либо нужно точечно управлять флагами в графиках, как описано в Решении 2.
Разберем критически важный момент, который часто упускают из виду. Выбор между «Явкой» и «Оплачиваемыми нерабочими днями» напрямую влияет на расчет среднего заработка для будущих отпусков и командировок.
Согласно законодательству (Постановление № 922), если сотрудник освобождался от работы с сохранением оплаты (код ОН), эти суммы и дни исключаются из расчета среднего заработка. Если же организация работала, и сотрудники были на своих местах, то эти дни должны включаться в расчет среднего.
Следовательно, для работающего предприятия использование «принудительно обновленного» календаря с нерабочими днями приведет к:
Проанализируем ситуацию с суммированным учетом: если вы оставите автоматическое обновление календаря, годовая норма часов уменьшится. У сотрудников, которые работали по своему графику, возникнет колоссальная «переработка» на бумаге, которую программа предложит оплатить как сверхурочные в конце года. Чтобы этого избежать, обязательно снимите флаг «При заполнении учитывать нерабочие дни» в настройках графиков суммированного учета.
Подведем итог. Чтобы сохранить стабильность учета в ЗУП 3.1.10.416 и выше при принудительных обновлениях календаря, выполните следующую последовательность:
При заполнении учитывать нерабочие дни.Явка (Я), а не Оплачиваемые нерабочие дни (ОН).Такой подход позволит вам игнорировать «розовый» цвет в календаре и корректно начислять заработную плату, не опасаясь за будущие расчеты среднего заработка и корректность сдачи регламентированной отчетности.