← На главную

Внезапные изменения в законодательстве часто ставят перед бухгалтерами и расчетчиками зарплаты сложные задачи. Ярким примером стала ситуация весной 2020 года, когда указами Президента РФ были объявлены нерабочие оплачиваемые дни. В этой статье мы подробно разберем, как отразить подобные периоды в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1, что именно менять — производственный календарь или графики работы, а также рассмотрим официальные методики, выработанные Минтрудом и фирмой «1С».

В чем главная сложность учета нерабочих оплачиваемых дней?

Когда в законодательстве появляется новое понятие, перед пользователями программ автоматизации встает методологический тупик. Основная дилемма заключается в следующем: с одной стороны, люди не должны работать, с другой стороны — их заработная плата не должна уменьшиться. Если просто объявить эти дни выходными в производственном календаре, программа автоматически уменьшит норму рабочего времени, что приведет к искажениям при расчете окладов, часовых тарифных ставок и среднего заработка.

Давайте проанализируем ситуацию по шагам и выясним, какие инструменты предоставляет нам система 1С:ЗУП для корректного отражения таких периодов.

Шаг 1. Обновление производственного календаря

Первым действием при любых масштабных изменениях в государственном календаре является обновление классификаторов и производственного календаря в информационной базе. Разработчики фирмы «1С» оперативно выпускают соответствующие обновления.

Для обновления производственного календаря выполним следующие действия:

1. Убедимся, что подключена интернет-поддержка, либо скачаем актуальное обновление классификаторов вручную.
2. Перейдем в раздел Настройка — Производственные календари.
3. Если используется автоматическая загрузка, система сама обновит данные (в фоновом режиме через специальное регламентное задание РегламентныеЗадания).
4. Если автоматическое обновление отключено, откроем основной производственный календарь (по умолчанию «Российская Федерация») и нажмем кнопку Заполнить по умолчанию. При этом нерабочие дни окрасятся в особый цвет (как правило, розовый или бледный), указывающий на их особый статус.

Шаг 2. Настройка графиков работы сотрудников

После того как производственный календарь обновлен, нам необходимо актуализировать графики работы сотрудников. Именно на этом этапе у многих пользователей возникают сложности, особенно если в графиках присутствуют многочисленные ручные корректировки.

Рассмотрим, как правильно обновить графики:

• Откроем раздел Настройка — Графики работы сотрудников.
• Выберем нужный график и нажмем кнопку Заполнить. Программа пересчитает часы с учетом новых данных из производственного календаря.
• Важное предупреждение: если в вашей организации используются индивидуальные графики или графики со значительным объемом ручных правок, автоматическое перезаполнение сотрет все ручные изменения. В этом случае перед обновлением рекомендуется временно отключить автоматическое обновление графиков или зафиксировать измененные вручную периоды, чтобы не потерять важные данные.

Шаг 3. Использование официальной методики «1С» (Флаг в настройках расчета)

Изначально предполагалось, что пользователям придется вручную перекраивать все графики работы. Однако фирма «1С» разработала изящное и автоматизированное решение, которое позволяет избежать ручной рутины. Начиная с определенных релизов 1С:ЗУП, в программе появился специальный механизм.

Рассмотрим подробнее, как активировать этот функционал:

1. Перейдем в меню Настройка — Расчет зарплаты.
2. Найдем опцию «Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику сотрудника» и установим напротив нее флаг.
3. При активации этой настройки программа выполнит следующие действия:
   • Норма рабочего времени для расчетов оклада и других начислений останется прежней (она НЕ уменьшается!).
   • Программа сама проанализирует графики сотрудников и автоматически начислит оплату за те дни, которые выпали на «президентские» нерабочие дни.

Шаг 4. Отражение в табеле учета рабочего времени (Код «ОН»)

Для корректного ведения учета времени Минтрудом был рекомендован, а в 1С:ЗУП официально добавлен специальный вид времени — «Оплачиваемые нерабочие дни» с буквенным кодом «ОН» (цифровой код 44).

При настройке графиков работы сотрудников обратите внимание на флаг «При заполнении учитывать нерабочие дни». Если данный флаг включен:

• При автоматическом заполнении графика те рабочие дни, которые наложились на период объявленных нерабочих дней, заменяются на код ОН.
• Если сотрудник фактически продолжал работать (например, в непрерывно действующих организациях или на удаленной работе), в табеле учета рабочего времени ему следует оставить стандартный код «Я» (Явка). В этом случае работа оплачивается в обычном (одинарном) размере, так как данные дни не приравниваются к официальным праздникам или выходным.

Шаг 5. Исключение нерабочих оплачиваемых дней из расчета среднего заработка

Один из самых критичных вопросов касается последующего расчета отпускных, командировочных и больничных листов. Согласно разъяснениям контролирующих органов (в частности, Письму Минтруда РФ), время нахождения на оплачиваемых нерабочих днях (код ОН) и начисленные за это время суммы не должны учитываться при расчете среднего заработка.

Для реализации этого требования в 1С:ЗУП заложен следующий алгоритм:

1. В настройках расчета зарплаты убедитесь, что выбраны конкретные периоды нерабочих дней, которые фактически не отрабатывались вашими сотрудниками.
2. Запустите специализированную обработку «Обновить данные для расчета среднего заработка».
3. Программа автоматически исключит периоды с кодом ОН и соответствующие им суммы начислений из базы расчета среднего заработка.
4. При этом для тех сотрудников, которые продолжали трудиться (с кодом Я в табеле), и время, и начисленные суммы будут в полном объеме учитываться при последующем расчете среднего заработка.

Резюме и практические советы

Подводя итоги, сформулируем краткие правила работы с нерабочими оплачиваемыми днями в 1С:ЗУП:

1. Не спешите править всё вручную. Используйте встроенные механизмы автоматического обновления классификаторов и производственных календарей.
2. Активируйте специальную настройку расчета. Флаг «Нерабочие дни... оплачивать как отработанные» избавляет от необходимости вручную пересчитывать нормы времени и ломать устоявшиеся алгоритмы расчета окладов.
3. Контролируйте коды в табеле. Разделяйте сотрудников, которые фактически работали (код Я), и тех, кто отдыхал с сохранением оплаты (код ОН). Это критически важно для корректного расчета среднего заработка в будущем.

Использование официального функционала 1С:ЗУП позволит вам избежать методологических ошибок, корректно рассчитать заработную плату сотрудникам и успешно сдать всю регламентированную отчетность.