← На главную

В практике работы бухгалтера нередко возникает задача по настройке удержаний из заработной платы сотрудников в пользу сторонних организаций. Типичный пример — оплата коммунальных услуг (ЖКХ, свет, вода), когда суммы меняются каждый месяц, а получателями выступают разные контрагенты. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) существует несколько способов реализации этой задачи. Давайте подробно разберем, как настроить систему максимально эффективно и избежать рутинного ручного ввода.

Анализ исходной задачи

Прежде чем переходить к настройкам, проанализируем ситуацию. У нас есть три разных удержания (например, содержание жилья, электроэнергия и водоснабжение). У каждого удержания свой получатель (контрагент), и суммы этих удержаний не являются фиксированными — они меняются ежемесячно на основании данных поставщиков услуг. При этом в бухгалтерском учете эти суммы должны отражаться на счетах 76.06 или 76.49.

Вариант 1. Настройка специализированного удержания в пользу третьих лиц

Это наиболее корректный и функциональный способ. В ЗУП 3.1 предусмотрен механизм «Удержания в пользу третьих лиц». Чтобы его задействовать, выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты.
2. Нажмем на ссылку Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Удержания установим флажок Удержания в пользу третьих лиц.

Теперь создадим само удержание. Перейдем в список Удержания и создадим новый вид. В поле Назначение удержания выберем Удержание в пользу третьих лиц. В этом случае программа позволит нам указывать Контрагента (получателя) непосредственно в документе, которым назначается удержание.

Формулу удержания настроим через Показатель. Разберем создание показателя подробнее:

• Создадим новый показатель, например, СуммаЖКХ_Свет.
• Укажем, что он используется «Только в месяце, в котором вводится значение».
• Назначим показатель для сотрудника.

Теперь формула удержания будет выглядеть максимально просто: СуммаЖКХ_Свет.

Вариант 2. Использование механизма Исполнительных листов

Как отмечалось в обсуждении, можно использовать документ Исполнительный лист. Это удобный способ, если нужно быстро привязать контрагента, так как в ИЛ поле Получатель является обязательным. Однако, если суммы меняются каждый месяц, стандартный исполнительный лист на фиксированную сумму потребует ежемесячного перевыпуска или корректировки, что неудобно.

Рассмотрим, как оптимизировать этот процесс. Мы можем настроить исполнительный лист, но указывать в нем не фиксированную сумму, а расчет по формуле, где также будет задействован ежемесячный Показатель. Но помните, что использование исполнительных листов для добровольных расчетов за ЖКХ может «засорять» отчетность по настоящим исполнительным производствам (алименты, штрафы и т.д.).

Настройка отражения в бухгалтерском учете (счета 76.06 и 76.49)

Важно понимать, что ЗУП 3.1 не содержит плана счетов бухгалтерского учета. Все проводки формируются при синхронизации с 1С:Бухгалтерией 8. Чтобы удержания попали на нужный счет и нужного контрагента, выполним следующие действия:

1. В ЗУП в настройках удержания выберем Способ отражения. Если нужного способа нет, создадим его с понятным названием, например, Удержание ЖКХ (Энергосбыт).
2. После синхронизации в программе 1С:Бухгалтерия зайдем в настройки синхронизации и для данного способа отражения укажем счет 76.06 или 76.49, выберем нужного контрагента и договор с ним.

Важный нюанс: если у вас три разных контрагента, вам необходимо создать три разных Способа отражения в ЗУП, чтобы в Бухгалтерии сопоставить их с разными аналитиками счета 76.

Автоматизация ввода данных через шаблоны

Поскольку суммы каждый месяц разные, вводить их для каждого сотрудника отдельно долго. Проанализируем инструмент Шаблоны ввода исходных данных (раздел Настройка):

1. Создадим новый шаблон, назовем его Данные для расчета ЖКХ.
2. На вкладке Показатели зарплаты отметим все три созданных нами показателя (Свет, Вода, Содержание жилья).
3. В разделе Настройка заполнения можно выбрать вариант «По всем сотрудникам» или «По списку сотрудников».

Теперь каждый месяц бухгалтер будет создавать один документ Данные для расчета зарплаты, в котором будет таблица: Сотрудник — Сумма Свет — Сумма Вода — Сумма Жилье. Эти суммы автоматически подтянутся в документ Начисление зарплаты и взносов на вкладку Удержания.

Ограничение суммы удержаний по статье 138 ТК РФ

Разберем важный юридический и технический момент. Согласно законодательству, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (в некоторых случаях 50% или 70%).

В настройках каждого удержания в ЗУП есть флажок Является взысканием:

• Если флажок установлен, программа будет автоматически ограничивать сумму удержания, если чистой зарплаты сотрудника не хватает для покрытия всех долгов. Остаток задолженности может быть перенесен на следующий месяц.
• Если удержания за ЖКХ производятся по добровольному заявлению сотрудника, этот флаг обычно снимают. В таком случае программа удержит всю указанную сумму, даже если работнику к выплате останется «ноль» (в пределах начисленных сумм).

Подведем итоги настройки

Для реализации задачи мы проделали следующую работу:

• Включили функционал удержаний в пользу третьих лиц.
• Создали три вида удержаний с формулами через показатели.
• Настроили способы отражения для корректной выгрузки на счета 76.06/76.49 в бухгалтерию.
• Подготовили шаблон для быстрого ежемесячного ввода сумм через документ «Данные для расчета зарплаты».

Такая схема является наиболее устойчивой, прозрачной для аудита и удобной для ежедневного использования расчетчиком зарплаты.