← На главную

В процессе ведения учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП) бухгалтеры часто сталкиваются с нестандартными хозяйственными операциями. Одна из таких ситуаций — необходимость удержать определенную сумму (например, за питание в корпоративной столовой или за утерянный инструмент) с исполнителя, работающего по гражданско-правовому договору (ГПХ).

По умолчанию конфигурация 1С:ЗУП 3.1 ориентирована на расчеты со штатными сотрудниками по трудовым договорам, поэтому стандартные механизмы разовых или плановых удержаний могут «не видеть» договорников ГПХ в списках подбора. В этой статье мы подробно разберем техническое решение этой задачи, рассмотрим методически верный вариант отражения таких операций через натуральный доход, а также проанализируем критические юридические и налоговые риски для организации.

Техническое решение: как провести удержание с ГПХ в 1С:ЗУП 3.1

Если перед нами стоит задача во что бы то ни стало отразить удержание с физического лица, у которого в базе зарегистрирован только договор ГПХ, мы можем столкнуться со следующей проблемой: при попытке заполнить документ удержания через стандартную кнопку «Подбор», программа просто не показывает этого человека в списке. Выясним, как обойти это ограничение стандартными средствами программы без доработки конфигурации.

Для реализации этого сценария выполним следующие шаги:

1. Настройка показателя удержания: Перейдем в меню «Настройки» — «Показатели расчета зарплаты» и убедимся, что у нас создан показатель для удержания (например, СуммаУдержанияЗаПитание). Настроим его так, чтобы он вводился фиксированной суммой в документе ввода данных.
2. Настройка вида расчета (удержания): Создадим новое удержание в справочнике «Удержания». В поле «Назначение удержания» укажем Удержание в пользу третьих лиц или Прочее удержание в пользу организации. На вкладке «Основное» установим переключатель «Удержание выполняется» в положение «Только если введено значение показателя».
3. Ввод исходных данных: Создадим документ Данные для расчета зарплаты на основании настроенного шаблона. Важный лайфхак: если в табличной части этого документа нажать кнопку «Подбор», программа не предложит вам договорников ГПХ. Однако, если нажать кнопку «Добавить», вы сможете вручную выбрать нужное физическое лицо из общего справочника! Добавим строку с договорником ГПХ и укажем сумму удержания.
4. Расчет удержания: Создадим документ Начисление зарплаты и взносов (или документ расчета по договорам ГПХ) и нажмем кнопку «Заполнить». Программа автоматически подтянет договорника ГПХ, рассчитает сумму его вознаграждения, а на вкладке «Удержания» отразит сумму за питание, введенную нами ранее. При этом итоговая сумма к выплате «на руки» будет уменьшена на величину удержания.

Альтернативный методический вариант: отражение через «Доход в натуральной форме»

С точки зрения методологии учета в 1С и требований Налогового кодекса РФ, предоставление питания исполнителю по договору ГПХ за счет организации является получением им дохода в натуральной форме. Прямое «списание» денег через удержание без отражения дохода искажает налогооблагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам.

Проанализируем более корректный способ отражения этой операции:

1. Создание начисления: Перейдем в справочник «Начисления» и создадим новое начисление с назначением Доход в натуральной форме. Укажем код дохода НДФЛ — 2510 (Оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах). В поле страховых взносов укажем, что данный доход облагается взносами по единому тарифу.
2. Регистрация натурального дохода: Введем документ Доход в натуральной форме, выберем нашего исполнителя по договору ГПХ и укажем стоимость полученных им обедов.
3. Автоматический расчет налогов и уменьшение выплаты: При заполнении итогового начисления программа автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы со всей суммы (включая натуральный доход). Так как натуральный доход не выплачивается деньгами, программа при окончательном расчете сама уменьшит сумму денежного вознаграждения к выплате «на руки» на величину стоимости питания.

Критические юридические и налоговые риски

Решая техническую задачу в программе 1С, бухгалтер и руководитель не должны забывать о правовых последствиях. Любые удержания за обеды, аренду инструментов, спецодежду или штрафы из выплат по гражданско-правовым договорам таят в себе огромную опасность для бизнеса.

Рассмотрим основные риски подробнее:

• Риск переквалификации договора ГПХ в трудовой (ТК РФ): Согласно статье 19.1 Трудового кодекса РФ, если контролирующие органы (ГИТ или ФНС) обнаружат признаки трудовых отношений, договор ГПХ будет принудительно переквалифицирован в трудовой. Тот факт, что организация администрирует питание исполнителя ГПХ наравне со штатными сотрудниками, ведет учет его обедов и производит регулярные удержания, служит для проверяющих прямым доказательством того, что исполнитель подчиняется внутреннему трудовому распорядку. За переквалификацию договора работодателю грозит крупный штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (до 100 000 рублей за каждый договор), доначисление всех непредоставленных отпускных, пособий, а также пени.
• Налогообложение и взносы (НК РФ): Начиная с 2023 года, выплаты по договорам ГПХ облагаются страховыми взносами по единому тарифу в полном объеме (включая взносы на ОСС). Любые компенсации питания, предоставляемые исполнителю в его личных интересах, также подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Попытка провести эти суммы «мимо кассы» или завуалировать их под несистемные расчеты приведет к доначислениям со стороны ФНС при первой же проверке.

Как поступить правильно с точки зрения закона?

Чтобы полностью обезопасить бизнес от претензий налоговой инспекции и трудовой инспекции, эксперты рекомендуют отказаться от проведения удержаний за питание ГПХ-исполнителей внутри программы 1С:ЗУП. Рассмотрим два безопасных варианта решения этой проблемы:

Вариант 1. Включение расходов в сумму договора. Договоритесь с исполнителем, что сумма его вознаграждения по договору ГПХ будет изначально уменьшена (или увеличена) с учетом расходов на питание. Исполнитель получает строго фиксированную договором сумму, а обеды оплачивает самостоятельно в кассу столовой наличными деньгами или банковской картой как обычный сторонний клиент. В этом случае у бухгалтерии не возникает необходимости отражать удержания в ЗУП.

Вариант 2. Оплата напрямую в столовую. Если столовая принадлежит сторонней организации, исполнитель рассчитывается там сам, минуя учетные регистры вашей компании. Никаких записей в ЗУП по данному физлицу делать не потребуется.

Выбор оптимального метода остается за руководством вашей компании, однако теперь вы знаете как технические способы реализации удержаний в 1С:ЗУП 3.1, так и связанные с ними юридические риски.