Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, рано или поздно сталкивается с ситуациями, когда программа ведет себя неочевидным образом при расчете налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Одна из наиболее распространенных и неприятных проблем — «исчезновение» стандартного налогового вычета на ребенка при расчете межрасчетных выплат, например, отпускных.
В этой статье мы подробно разберем, почему программа может проигнорировать положенный сотруднику вычет в документе Отпуск, рассмотрим внутренние механизмы распределения вычетов, проанализируем популярные ошибки и составим пошаговую инструкцию по исправлению учета.
Рассмотрим конкретный практический пример. Сотрудник, имеющий право на стандартный налоговый вычет на первого ребенка в размере 1400 рублей, уходит в отпуск в начале марта. Бухгалтер оформляет документ Отпуск в конце февраля (например, 27 февраля). В документе устанавливается флаг «Рассчитать зарплату за февраль» и указывается планируемая дата выплаты отпускных — 27 февраля.
При расчете документа бухгалтер обнаруживает, что сумма удержанного НДФЛ рассчитывается со всей суммы начисления без учета вычета в 1400 рублей. При этом лимит по доходам сотрудника с начала года гарантированно не превышен, в предыдущем месяце (январе) вычет был применен успешно, а февраль еще не закрыт.
Первая реакция пользователя — искать скрытую настройку или «галочку», которая могла отключить вычет. Однако причина кроется гораздо глубже — во взаимодействии дат документов начисления и дат документов выплаты.
Для того чтобы понять логику программы, проанализируем движение документов, предшествующих расчету отпуска. Очень часто в конце января или начале февраля сотруднику начисляется межрасчетная выплата — например, годовая или квартальная премия (код дохода 2002).
Предположим, в документе Премия от 31 января была указана планируемая дата выплаты 31 января. Однако фактически эта премия была выплачена вместе с зарплатой за январь по ведомости от 7 февраля. Вот какая цепочка событий происходит в этот момент в регистре налогового учета:
Премия программа рассчитывает НДФЛ на плановую дату (31 января) и относит этот доход к январю. Вычет за февраль в этот момент еще не применяется, так как месяц выплаты по документу — январь.Ведомость в кассу (или Ведомость в банк) от 7 февраля программа видит фактическую дату выплаты. Согласно налоговому законодательству, для доходов с кодом 2002 (кроме ежемесячных производственных премий) датой получения дохода признается день его фактической выплаты.Отпуск с планируемой датой выплаты 27 февраля, программа производит расчет НДФЛ нарастающим итогом. Она видит, что за февраль вычет в размере 1400 рублей уже был предоставлен при выплате премии 7 февраля. Соответственно, повторно в феврале вычет предоставлен быть не может.В результате в документе Отпуск сумма НДФЛ рассчитывается без вычета, поскольку этот вычет уже «съеден» ранее выплаченной премией. Из-за того, что расчет происходит нарастающим итогом, визуально в документе отпуска вычет не виден, что и вводит бухгалтера в заблуждение.
На профильных форумах часто встречается совет: чтобы премия «не утягивала» вычеты и корректно относилась к месяцу ее начисления, нужно зайти в настройки кода дохода 2002 и установить для него категорию «Оплата труда» вместо «Прочие доходы от трудовой деятельности».
Разберем подробнее, почему этот способ является грубой методической ошибкой:
Выяснив истинную причину проблемы, разберем по шагам, как правильно восстановить последовательность документов и добиться корректного расчета НДФЛ и применения вычетов в документе Отпуск без нарушения методологии учета.
Нам необходимо добиться того, чтобы плановые даты выплаты в документах начисления строго соответствовали датам реальной выплаты в ведомостях.
07.02.2020.Ведомость в кассу (или банк), по которой выплачивалась январская зарплата и премия от 07.02.2020.Отпуск.Для предотвращения подобных ошибок в будущем мы рекомендуем выработать жесткое правило при работе в 1С:ЗУП 3.1:
Планируемая дата выплаты в любых межрасчетных документах (Премия, Отпуск, Материальная помощь, Больничный лист) должна строго совпадать с реальной датой выплаты, которая будет указана в Ведомости.
Если в процессе работы дата выплаты сместилась (например, планировали выплатить отпускные 25-го числа, а выплатили 27-го), недостаточно просто изменить дату в Ведомости. Необходимо обязательно вернуться в документ-начисление, скорректировать плановую дату выплаты, пересчитать НДФЛ внутри начисления и только после этого проводить выплату. Соблюдение этой простой хронологии навсегда избавит вас от проблем с «исчезающими» и «задваивающимися» вычетами по НДФЛ.