← На главную

При ведении учета в программе 1С:Комплексная автоматизация (КА) 2.4 или 1С:ERP бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой развернутого сальдо по расчетам с поставщиками. Ситуация стандартная: оплата поставщику отражается как аванс по дебету счета 60.02, а поступление товаров или услуг — по кредиту счета 60.01. Если автоматический зачет не настроен, эти суммы продолжают висеть на счетах учета, требуя ручного вмешательства в каждом документе приобретения.

В этой статье мы подробно разберем, как уйти от ручной привязки документов оплаты в помощнике «Зачет оплаты» и настроить систему так, чтобы взаимозачет между счетами 60.01 и 60.02 происходил автоматически. При необходимости можно воспользоваться готовой обработкой для автоматизации зачета авансов, которая упростит распределение при большом объеме операций.

Шаг 1. Выбор правильной детализации взаиморасчетов в договоре

Главная причина, по которой программа требует вручную выбирать платежные документы в каждом приобретении — это неверно выбранный вариант детализации расчетов. В 1С:КА 2.4 предусмотрено несколько вариантов ведения расчетов. Рассмотрим, как они влияют на зачет авансов:

• «По договорам» и «По заказам» — при выборе этих вариантов система производит автоматический зачет авансов (формирует проводку Дт 60.01 Кт 60.02) по методу ФИФО. Вся цепочка документов связывается автоматически, ручные действия не требуются.
• «По накладным», а также комбинированные режимы (например, «Аванс по договорам, долг по накладным») — при таких настройках система не зачитывает авансы автоматически. Программа ожидает, что пользователь самостоятельно распределит платежи по конкретным накладным с помощью кнопки «Зачет оплаты» в документе поступления.

Выясним причину, почему в документе СписаниеБезналичныхДенежныхСредств может не удаваться выбрать договор с детализацией «По договорам». Чтобы договор стал доступен для выбора в качестве объекта расчетов, должны выполняться следующие обязательные условия:

1. Договор должен иметь статус «Действует».
2. Дата начала действия договора должна быть ранее или равна дате платежного документа.
3. Организация в договоре должна строго совпадать с организацией в документе списания.
4. В поле «Получатель» банковского документа должен быть указан тот же контрагент, который выбран в договоре.
5. Договор должен быть заведен с типом отношений «С поставщиком» (если мы оформляем оплату поставщику).

Если хотя бы одно из этих условий нарушено, программа просто не покажет нужный договор в списке подбора объекта расчетов.

Шаг 2. Настройка Группы финансового учета (ГФУ) расчетов

Правила формирования проводок по счетам 60.01 и 60.02 задаются через специальный классификатор — Группы настроек финансового учета расчетов (ГФУ).

Проанализируем ситуацию, когда необходимо разделить учет: например, часть авансов должна учитываться на стандартном счете 60.02, а часть — на счете прочих расчетов 76.05 (например, по договорам аренды или лизинга).

Поскольку ГФУ привязывается непосредственно к карточке договора поставщика, в рамках одного договора можно задать только один набор счетов учета расчетов и авансов. Настроить разные счета внутри единого договора не получится. Единственным корректным решением здесь будет создание двух разных договоров:

• В первом договоре указываем ГФУ со счетами расчетов 60.01 и авансов 60.02.
• Во втором договоре указываем ГФУ со счетами расчетов 76.05 (или иными требуемыми счетами).

При оформлении оплаты и поступления важно внимательно выбирать соответствующий договор, чтобы проводки ложились на правильные субсчета регламентированного учета.

Шаг 3. Влияние режима взаиморасчетов (Онлайн/Офлайн)

Даже при правильной настройке договора «По договорам» вы можете заметить, что при проведении документов проводка Дт 60.01 Кт 60.02 не формируется мгновенно. Рассмотрим, от чего это зависит.

В системе существует два режима расчета взаиморасчетов (настраивается в разделе НСИ и администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Казначейство и взаиморасчеты):

• Режим «Онлайн»: Самый удобный режим, при котором все расчеты, распределение авансов и проводки по зачету формируются мгновенно в момент проведения документов приобретения или оплаты.
• Режим «Офлайн»: В момент проведения документов программа делает записи только во временные регистры. Окончательный зачет авансов и формирование проводок регламентированного учета откладываются. За этот процесс отвечает фоновое регламентное задание ВыполнениеОтложенныхДвиженийПоРасчетамСКлиентамиИПоставщиками. Если это задание отключено или выполняется с ошибками, зачет произойдет только в момент запуска процедуры «Закрытие месяца».

Если вы хотите видеть актуальные проводки по зачету авансов сразу, рекомендуем перевести систему в режим «Онлайн» или проверить расписание выполнения отложенных движений расчетов.

Шаг 4. Настройка учетной политики для ручных взаимозачетов

Если автоматический зачет по каким-то причинам невозможен (например, при расчете по накладным или при переносе задолженности между разными контрагентами), бухгалтеры используют документ ВзаимозачетЗадолженности (раздел Казначейство -> Взаимозачеты и списание задолженности). Для массового оформления таких операций подойдет обработка для группового создания документов взаимозачета задолженности.

Здесь важно проверить настройки учетной политики организации. В карточке организации на вкладке «Учетная политика и налоги» присутствует важный флаг: «Взаимозачет задолженности через 76 счет».

Посмотрим, как влияет этот флаг на проводки:

• Если флаг включен: Программа будет проводить любые взаимозачеты транзитом через транзитный счет прочих дебиторов/кредиторов (например, 76.09). То есть вместо прямой проводки Дт 60.01 Кт 60.02 сформируются две: Дт 60.01 Кт 76.09 и Дт 76.09 Кт 60.02. Это корректно при многосторонних зачетах, но сильно усложняет анализ оборотно-сальдовой ведомости при зачетах внутри одного контрагента.
• Если флаг выключен: Документ взаимозачета в рамках одного контрагента и одной организации сформирует прямую и понятную проводку Дт 60.01 Кт 60.02 без привлечения транзитных счетов.

Резюме и рекомендации по переходу на автоматический зачет

Если вы решили перевести учет определенной группы поставщиков с ручного зачета авансов на автоматический, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Создайте новые договоры с поставщиками (или отредактируйте действующие, если по ним еще не было движений в текущем периоде), указав детализацию расчетов «По договорам».
2. Убедитесь, что в договорах заполнена правильная Группа финансового учета расчетов (ГФУ), содержащая счета 60.01 и 60.02.
3. В банковских документах (СписаниеБезналичныхДенежныхСредств) в качестве объекта расчетов обязательно выбирайте созданный договор.
4. В документах поступления (ПриобретениеТоваровУслуг) также указывайте этот договор.
5. Обратите внимание: если вы меняете настройки задним числом по уже проведенным операциям, простого перепроведения документов может быть недостаточно. Потребуется сначала отменить проведение цепочки документов (оплата и поступление), перевыбрать в них измененный договор и затем провести документы заново в хронологической последовательности.