В практической работе торговых предприятий часто возникает классическая дилемма между удобством работы бухгалтера и потребностями управленческого учета. Бухгалтеру, принимающему платежи, гораздо быстрее и проще разносить Приходные кассовые ордера (ПКО) или документы Поступление безналичных ДС «общей кучей» — просто указывая договор, без ручного сопоставления с десятками отгрузочных накладных. С другой стороны, менеджерам по продажам и руководству критически важно видеть актуальную картину взаиморасчетов: какая именно Реализация товаров и услуг оплачена, по каким накладным идет просрочка платежа, а какие закрыты полностью.
В этой статье мы подробно разберем, как в программе 1С:Управление торговлей 11 настроить автоматическое сопоставление платежей и накладных по методу ФИФО (первым пришел — первым закрылся), не заставляя бухгалтеров тратить время на ручную привязку документов.
Прежде чем перейти к настройкам, давайте проанализируем, как система 1С:УТ может вести учет расчетов с клиентами. В договоре с контрагентом можно настроить разную детализацию:
Расчеты с клиентами по документам.Рассмотрим подробнее, как заставить этот механизм работать без сбоев и задержек.
Для того чтобы система сама привязывала оплаты к реализациям, необходимо в настройках соглашения или договора с клиентом установить детализацию расчетов «По договорам». После этого бухгалтер получает возможность оформлять ПКО и безналичные поступления, указывая только договор. Вся последующая магия распределения выполняется программой в фоновом режиме.
Однако на практике пользователи часто сталкиваются с тем, что после проведения ПКО регистр Расчеты с клиентами по документам остается пустым, а в отчетах оплата не закрывает накладные. Почему так происходит? Все зависит от того, какая архитектура взаиморасчетов используется в вашей базе.
Выясним причину задержки распределения платежей. В 1С:УТ реализовано два режима ведения расчетов:
При этом режиме оперативные документы (ПКО, реализации) делают движения только по общим регистрам расчетов, а детальное распределение по документам откладывается на потом, чтобы не замедлять работу пользователей при проведении документов. За распределение отвечает регламентное задание «Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами/поставщиками».
Если у вас включен этот режим, убедитесь, что:
Фирма «1С» усовершенствовала этот механизм. При включении онлайн-режима распределение по ФИФО происходит мгновенно в момент проведения документа. Больше не нужно ждать запуска регламентных заданий. Данные сразу попадают в современные регистры сведений и накопления (например, Расчеты с клиентами по срокам), обеспечивая актуальность отчетов «здесь и сейчас».
Мы рекомендуем по возможности перейти на онлайн-взаиморасчеты через меню: НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Казначейство — Взаиморасчеты — Режим работы «Онлайн».
Иногда возникает ситуация: по приходным кассовым ордерам (ПКО) распределение работает корректно, а по документам Поступление безналичных ДС (банковские выписки) регистр расчетов по документам остается пустым. В чем кроется ошибка?
Проанализируем специфику проведения банковских документов. В отличие от кассового ордера, который отражает факт получения наличных денег в кассу в момент проведения, безналичный платеж проходит двухэтапную верификацию. В документе Поступление безналичных ДС обязательно должен быть установлен флаг «Проведено банком» и указана дата проведения.
Посмотрим на концептуальный пример кода, который иллюстрирует это поведение в системе:
// Пример логики проведения документа оплаты в подсистеме взаиморасчетов
Если НЕ ДокументОплата.ПроведеноБанком Тогда
// Если флаг "Проведено банком" не установлен, платеж считается плановым (ожидаемым)
// Движения по фактическим взаиморасчетам и распределение ФИФО не выполняются
ОтразитьОжидаемоеПоступление(ДокументОплата);
Иначе
// Только после установки флага запускается механизм распределения расчетов
ОтразитьФактическуюОплату(ДокументОплата);
РаспределитьПлатежПоФИФО(ДокументОплата.Договор, ДокументОплата.Сумма);
КонецЕсли;
Пока бухгалтер не установит этот признак (что обычно происходит автоматически при загрузке банковской выписки через Клиент-Банк), программа будет считать эту сумму лишь планируемым поступлением денежных средств, и долг клиента по накладным не уменьшится.
После того как распределение настроено, возникает логичный вопрос: какими отчетами пользоваться, чтобы увидеть, какая оплата закрыла конкретную накладную?
Типовой отчет Ведомость расчетов с клиентами по умолчанию группирует данные только до уровня договора или заказа. Но мы можем легко настроить его под наши нужды:
Ведомость расчетов с клиентами.Теперь в отчете под каждым договором будет выведен список накладных и платежей, которые их закрыли.
Кроме того, для детального анализа хронологии оплат обязательно используйте специализированные отчеты:
Бывают ситуации, когда автоматическое распределение ФИФО не подходит. Например, клиент прислал аванс по договору, но устно попросил зачесть его в счет будущей отгрузки по конкретной спецификации, которая идет не первой по очереди. Или вам нужно оперативно перебросить оплату с одной накладной на другую без отмены проведения документов прошлых периодов.
Для таких случаев в 1С:УТ предусмотрен штатный механизм — «Помощник зачета оплат». Как им пользоваться:
Реализация товаров и услуг или Заказ клиента.Взаимозачет задолженности.Использование этого помощника гарантирует, что ваши прошлые закрытые периоды не «поедут», расчет себестоимости не собьется, а взаиморасчеты закроются именно так, как требует бизнес-логика операции.
Мы проанализировали механизмы распределения оплат в 1С:УТ 11 и выяснили, что дорабатывать программу и писать собственные обработки для разбиения ПКО не требуется. Чтобы решить проблему, выполните следующие действия:
Ведомость расчетов с клиентами с детализацией по расчетным документам для контроля результатов.