В процессе работы торговых компаний часто возникает задача оптимизировать документооборот и разгрузить бухгалтерию. Типичный сценарий: руководство поручает менеджерам по продажам самостоятельно отправлять закрывающие документы клиентам через сторонние системы (например, СБИС, Диадок или другие веб-кабинеты операторов), минуя учетную систему 1С. При этом менеджеры не имеют полного доступа к базе 1С:Бухгалтерия 3.0 (БП 3.0), а бухгалтер не хочет тратить время на ручную отправку файлов из СБИС.
Возникает закономерный вопрос: можно ли из БП 3.0 быстро выгрузить документ Реализация (акт, накладная, УПД) в стандартном формате XML, сохранить его на компьютер, чтобы затем передать менеджеру для импорта в СБИС? Рассмотрим подробнее все существующие способы решения этой задачи — от стандартных встроенных механизмов до внешних обработок.
Многие пользователи ошибочно полагают, что для получения XML-файла закрывающего документа в 1С обязательно нужно подключать, настраивать и оплачивать сервис 1С-ЭДО. На самом деле в программе присутствует штатная возможность выгрузки документов в файл формата XML, утвержденного ФНС, которая доступна абсолютно всем бесплатно.
Разберем по шагам, как выполнить эту процедуру:
В результате этих действий программа сформирует архив формата ZIP. Проанализируем содержимое этого архива. Внутри него находится готовый XML-файл (его название обычно начинается с префикса ON_NSCH... или ON_SNDOKG...), полностью соответствующий официальному формату ФНС для Универсального передаточного документа (УПД). Этот архив или распакованный XML-файл менеджер может без проблем загрузить в личный кабинет СБИС или Диадок. Система оператора распознает структуру файла и автоматически создаст электронный документ с заполненной табличной частью, ценами и реквизитами контрагентов.
Полезный лайфхак для групповой выгрузки: если бухгалтеру требуется выгрузить несколько десятков накладных за день, открывать каждую отдельно не нужно. Достаточно зайти в список документов реализации, выделить нужные строки (зажав клавишу Ctrl или выделив диапазон через Shift), нажать правую кнопку мыши (или кнопку Еще на панели списка), выбрать ЭДО -> Выгрузить документ в файл. Программа пакетно сформирует файлы для всех выделенных документов.
Поскольку 1С формирует файл XML строго по схемам ФНС, система выполняет жесткую проверку заполнения реквизитов перед выгрузкой. Если программа выдает ошибку и отказывается сохранять файл, проверим следующие параметры в документе:
Если схема «бухгалтер сохраняет в папку — менеджер забирает и отправляет» кажется вам слишком трудоемкой, ее можно значительно упростить. Оператор СБИС предоставляет бесплатную внешнюю обработку интеграции для 1С.
Выясним преимущества этого подхода:
Если ваши контрагенты также работают в программах 1С, вы можете воспользоваться встроенным бесплатным механизмом 1С-Бизнес сеть. Этот сервис предназначен для обмена электронными документами без использования электронной подписи (ЭП).
Посмотрим на особенности этого обмена:
РеализацияТоваровУслуг автоматически отправляется на сервер фирмы 1С и поступает в базу вашего покупателя напрямую в качестве документа ПоступлениеТоваровУслуг.Если задача руководства состоит в том, чтобы просто перенести документы из вашей базы 1С в другую базу 1С (например, в филиал или базу управленческого учета), и при этом документ реализации должен остаться именно реализацией (а не превращаться в поступление), то стандартный механизм ЭДО не подойдет.
В этом случае на помощь приходит классическая обработка с диска ИТС — УниверсальныйОбменДаннымиXML. Разберем этот вариант:
Для реализации обмена нам понадобятся:
Ниже приведен пример концептуального кода, который разработчики используют для программной выгрузки документов в XML на базе созданных правил обмена:
// Пример программного вызова выгрузки данных через универсальную обработку
ОбработкаОбмена = Обработки.УниверсальныйОбменДаннымиXML.Создать();
ОбработкаОбмена.ИмяФайлаПравилОбмена = "C:\Rules\Rules_Realization.xml";
ОбработкаОбмена.ИмяФайлаДанных = "C:\Export\ExportData.xml";
ОбработкаОбмена.РежимОбмена = "Выгрузка";
// Добавляем отбор по конкретному документу реализации
НастройкаОтбора = ОбработкаОбмена.ПостроительОтчета.Отбор;
ДобавитьОтборПоДокументу(НастройкаОтбора, ВыбраннаяРеализация);
ОбработкаОбмена.ВыполнитьВыгрузку();
Этот способ требует привлечения специалиста 1С для первоначальной настройки правил, но позволяет полностью автоматизировать перенос любых объектов «один в один».
Подводя итог, выберем оптимальную стратегию в зависимости от конечной цели вашего руководства: