← На главную

При переходе на новую информационную базу 1С (особенно это актуально для конфигурации «Зарплата и кадры государственного учреждения») бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой: программа не распределяет первые три дня больничного листа по нужным источникам финансирования (КФО, ИФ, КПС). Вместо того чтобы пропорционально разделить сумму между бюджетными и внебюджетными средствами, система относит всё на основной источник организации. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, как настроить автоматику и что делать, если данные за прошлые периоды отсутствуют.

Разберем механизм распределения «По базе среднего заработка»

Для начала проанализируем, как 1С в штатном режиме понимает, на какую статью расходов отнести начисления. В настройках вида расчета (начисления) для больничного листа существует специальный флажок — «Распределять по источникам финансирования». Если мы выберем способ «По базе среднего заработка», программа начнет выполнять сложный алгоритм:

1. Она обращается к расчетному периоду (обычно это 2 предыдущих календарных года).
2. Анализирует все доходы сотрудника, которые вошли в расчет среднего заработка.
3. Суммирует доходы отдельно по каждому источнику финансирования (например, сколько было заработано по КФО 4 и сколько по КФО 2).
4. Вычисляет процентное соотношение. Например, если 70% дохода было по бюджету, а 30% по внебюджету, то и текущие три дня больничного будут разделены в пропорции 70/30.

Это идеальный вариант, который минимизирует ручной труд. Однако, как мы видим из ситуации автора темы, в новой базе этот механизм часто дает сбой.

Выясним причину проблемы при «Новой базе»

Рассмотрим ситуацию: вы только начали вести учет в текущем году. Данные за предыдущие два года были введены документом ПереносДанных или через справки о доходах с предыдущего места работы. В этом случае для программы наступает «аналитическая слепота».

Проанализируем ситуацию: в регистрах накопления для расчета среднего заработка суммы есть (чтобы правильно посчитать сам больничный), но в них часто отсутствует детальная аналитика по источникам финансирования, так как физически документов начисления (наприер, НачислениеЗарплатыИВзносов) за прошлые годы в этой базе нет. В результате программа видит общую сумму для среднего, но не понимает, в какой пропорции ее делить, и «сбрасывает» начисление на источник по умолчанию.

Настроим начисление правильно

Чтобы попытаться запустить автоматическое распределение, выполним следующие шаги в настройках программы:

1. Перейдем в меню «Настройки» — «Начисления».
2. Найдем вид начисления «Больничный за счет работодателя».
3. На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» проверим раздел «Статистическая отчетность» и «Исполнительные листы», но главное — обратим внимание на поле «Бухучет».
4. Установим переключатель в положение «Как задано для начисления» или «По базе среднего заработка». Если мы выберем конкретную статью, то программа всегда будет использовать только её, что нам не подходит при наличии нескольких источников.
5. Поставим галочку «Распределять по источникам финансирования».

Важный нюанс: Если база действительно «пустая» в плане аналитики прошлых лет, этот метод заработает в полную силу только через два года ведения учета. В переходный период нам придется использовать альтернативные методы.

Изучим ручное распределение в документе

Если автоматика не сработала, мы можем скорректировать данные непосредственно в документе БольничныйЛист. Посмотрим на алгоритм действий:

В конфигурациях для государственных учреждений в документе присутствует специализированная вкладка «Финансирование». Проанализируем ее содержимое. Здесь отображаются итоговые суммы в разрезе КФО, КПС и ИФ. Если программа распределила всё на один источник, мы можем нажать кнопку «Изменить распределение» (или аналогичную, в зависимости от релиза) и вручную указать нужные пропорции или суммы. Это гарантирует, что в бухгалтерские проводки попадут верные данные.

Проанализируем иерархию настроек финансирования

Если способ «по базе среднего» недоступен или не дает результата, полезно знать, откуда 1С черпает информацию об источниках в порядке приоритета. Программа ищет настройки сверху вниз:

1. Индивидуальные настройки: Если для конкретного сотрудника в его карточке или специальным документом задано распределение основного заработка.
2. Штатное расписание: Настройки, указанные для конкретной позиции (должности) в штатном расписании.
3. Карточка сотрудника: Общие настройки бухучета на вкладке «Выплаты, учет затрат».
4. Карточка учреждения: Если нигде выше источник не указан, берется основной КФО и счет из настроек учета организации.

Если вы хотите, чтобы больничный (при невозможности расчета по базе) падал на определенный КФО, убедитесь, что в карточке сотрудника указан именно этот приоритетный источник.

Отражение в бухгалтерском учете — финальный этап

Рассмотрим важный момент: окончательное «слово» в распределении затрат остается за документом ОтражениеЗарплатыВБухучете. Даже если в самом больничном листе начисления выглядят не так, как хотелось бы, при формировании итогового документа месяца мы можем проанализировать вкладку «Начисления и взносы».

Здесь можно вручную подправить статьи финансирования. Внимание: программа «запоминает» исправления, сделанные в этом документе, для формирования проводок в бухгалтерию. Однако помните, что ручные правки в ОтражениеЗарплатыВБухучете не меняют данные в регистрах расчета среднего заработка, поэтому в будущем программа снова может предложить неверное распределение.

Особенности для хозрасчетных организаций (УСН, Патент)

Для коммерческих компаний, использующих «1С:Зарплата и управление персоналом», ситуация схожа, но вместо источников финансирования (КФО) там выступают «Статьи затрат» и счета учета. Если организация совмещает разные налоговые режимы, распределение больничного за 3 дня также должно идти пропорционально доходам по разным видам деятельности. В настройках начисления в таком случае используется механизм «Статья затрат по долям по базовым начислениям».

Подведем итог: При начале работы в новой базе самый надежный (хотя и трудозатратный) способ — это проверка вкладки «Финансирование» в документе БольничныйЛист и ручная корректировка, пока система не накопит собственную историю начислений по источникам финансирования за предыдущие периоды.