При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда при регистрации больничного листа, являющегося продолжением предыдущего, в документе отсутствуют суммы начислений в колонке «За счет работодателя». Особенно остро этот вопрос встал после перехода на систему прямых выплат из Социального фонда (ранее ФСС). Разберем детально, почему это происходит, является ли это ошибкой и как правильно оформить такие документы в программе.
Для начала проанализируем законодательную базу. Согласно федеральному закону № 255-ФЗ, при обычном заболевании или травме самого работника первые три дня нетрудоспособности оплачиваются за счет средств работодателя, а начиная с четвертого дня — за счет средств Социального фонда России (СФР).
Важно понимать ключевой момент: три дня оплачиваются один раз на весь страховой случай. Страховой случай — это период болезни с момента открытия первичного листка нетрудоспособности до полного выздоровления или установления инвалидности. Даже если болезнь длится несколько месяцев и подтверждается цепочкой из пяти листков нетрудоспособности, это остается одним страховым случаем.
Рассмотрим ситуацию: первичный больничный был открыт 25 декабря и закрыт 31 декабря. Работодатель уже оплатил дни с 25 по 27 декабря из своих средств. Если сотрудник приносит продолжение больничного листа с 1 января, то этот документ относится к тому же страховому случаю. Следовательно, все дни по этому листку-продолжению (с самого первого дня) должны оплачиваться полностью за счет СФР. В программе 1С:ЗУП это отражается отсутствием сумм в строке «За счет работодателя».
Выясним, как программа определяет, что больничный является продолжением. Для корректного расчета в 1С крайне важно правильно установить связь между документами. Разберем по шагам, на что обратить внимание:
Больничный лист, который является продолжением.Если первичный больничный лист был зарегистрирован в этой же информационной базе, программа автоматически подтянет данные о среднем заработке и стаже. Если же первичный лист был выписан в другой организации или до перехода на текущую версию программы, нам необходимо создать «технический» первичный документ или корректно заполнить данные о предыдущем листке нетрудоспособности вручную, чтобы цепочка не прерывалась. Если этого не сделать, программа может ошибочно принять продолжение за новый страховой случай и снова начислить 3 дня за счет предприятия.
Проанализируем алгоритм расчета среднего заработка. В случае продолжения болезни средний заработок не пересчитывается. Программа использует те данные, которые были актуальны на дату начала самого первого (первичного) больничного листа.
Рассмотрим пример: сотрудник заболел в декабре 2020 года, а продолжение получил в январе 2021 года. Несмотря на то что в январе мог измениться расчетный период (в него мог бы войти 2020 год для новых случаев), для этого конкретного случая расчетным периодом останутся 2018–2019 годы. Это связано с тем, что страховой случай наступил в 2020 году. Программа 1С:ЗУП строго следует этому правилу, блокируя изменение расчетного периода в документах-продолжениях.
Часто возникает вопрос: нужно ли отправлять «нулевой» реестр в СФР? Посмотрим на ситуацию со стороны обмена данными. Когда мы формируем «Ответ на запрос СФР для расчета пособия» (или реестр сведений в старых версиях), мы передаем информацию о периоде болезни именно по данному листку-продолжению.
Даже если в программе 1С:ЗУП в колонке «Начислено» стоят нули, это не значит, что документ пустой. Он содержит:
Фонд, получив эти данные, видит связь с первичным листком и производит выплату сотруднику напрямую. Таким образом, отсутствие начислений в учете работодателя — это нормальная работа системы в условиях прямых выплат.
Разберем ситуацию, упомянутую в обсуждении, когда больничный лист-продолжение сдвигает отпуск. В 1С:ЗУП 3.1 механизм вытеснения работает автоматически. Если период больничного (даже если он за счет ФСС) накладывается на период ежегодного отпуска, программа предложит пересчитать или сторнировать отпуск.
В документе Больничный лист на вкладке «Пересчет прошлого периода» появятся строки со сторнированием сумм отпуска. Это необходимо для корректного отражения отсутствия сотрудника и последующего продления отпуска на соответствующее количество дней. Сумма за счет работодателя при этом все равно останется нулевой, так как правило 3-х дней было применено ранее.
Рассмотрим, из-за чего еще могут возникать сложности при расчете продолжений:
Подводя итог, можно сделать вывод: если вы видите нулевые суммы в больничном-продолжении в 1С:ЗУП 3.1, в первую очередь убедитесь, что в поле «Является продолжением...» выбран правильный документ. Если связь установлена, а первые 3 дня болезни уже были оплачены в предыдущем месяце (или в предыдущем документе), то расчет программы абсолютно верен.
Для успешной отправки сведений в фонд достаточно провести документ, зафиксировать период отсутствия сотрудника и сформировать ответ на запрос СФР. Программа сама подставит нужные признаки (код «31» в поле «Продолжение»), и выплата будет произведена фондом в полном объеме за весь период, указанный в продолжении.