При работе с программными продуктами 1С часто возникает необходимость начать учет в «чистой» информационной базе. Самый популярный сценарий — перенос накопленного штата сотрудников и физических лиц из старой рабочей базы 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) в новую пустую базу. При этом важно перенести данные так, чтобы карточки сотрудников не оказались полупустыми, а вся история и персональные данные корректно сопоставились.
В этой статье мы подробно разберем, как решить эту задачу штатными средствами платформы 1С:Предприятие на примере конфигурации ЗУП редакции 2.5 (работающей на обычных формах), проанализируем возможные технические трудности и рассмотрим современную альтернативу в виде перехода на редакцию 3.1.
Для переноса данных между одинаковыми конфигурациями разработчики 1С предусмотрели универсальный инструмент — обработку ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML.epf. Этот инструмент позволяет напрямую переносить объекты (справочники, документы, регистры) из одной базы в другую без написания сложных правил конвертации.
Рассмотрим по шагам процесс подготовки и запуска обработки:
ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML82.epf).Ctrl + S). После этого закройте Конфигуратор и запустите программу в режиме 1С:Предприятие.Типичная ошибка начинающих специалистов — попытка перенести только справочники Сотрудники организаций и Физические лица. В ЗУП структура хранения данных устроена так, что сами справочники содержат лишь общую информацию. Персональные данные (ФИО, паспорта, адреса, стажи, оклады) хранятся в связанных регистрах сведений. Если их не перенести, в новой базе вы получите список сотрудников без имен, документов и кадровой истории.
Проанализируем детально список объектов, которые обязательно нужно отметить галочками в дереве выгрузки обработки XML:
Справочники:
Физические лица — здесь хранятся основные карточки граждан.Сотрудники организаций — кадровые карточки сотрудников, привязанные к конкретным трудовым договорам.Организации — сведения о вашем юридическом лице.Подразделения организаций — структура отделов компании.Должности организаций — штатные должности.Регистры сведений для личных данных физических лиц:
ФИО физлиц — важнейший регистр, без которого вместо фамилий сотрудников в списках вы увидите пустые строки.Паспортные данные физлиц (или Документы физических лиц в зависимости от релиза конфигурации) — паспортные данные сотрудников.Контактная информация — адреса регистрации, фактического проживания, номера телефонов и email.Гражданство физических лиц — сведения о гражданстве для корректного расчета налогов.ИНН физических лиц и СНИЛС физических лиц — ключевые идентификаторы для сдачи отчетности.Стажи физических лиц и Накопленные стажи физических лиц — необходимы для автоматического расчета процентов по больничным листам.Регистры сведений для кадровой истории и расчетов:
Кадровая история сотрудников по организациям — отвечает за информацию о том, в каком подразделении и на какой должности числится работник.Фактические кадровые данные сотрудников — хранит актуальный срез кадровой информации.Состояние сотрудников организаций — влияет на учет неявок, отпусков и командировок.Плановые начисления работников организаций — содержит сведения о назначенных окладах, надбавках и тарифных ставках.Важное предупреждение: Если вы переносите только регистры кадровой истории без самих документов-оснований (таких как «Прием на работу», «Кадровое перемещение»), сотрудники будут числиться на своих должностях по регистрам, но первичных документов в новой базе не появится. Если вам необходима полноценная база с документами, выгружайте также соответствующие кадровые документы.
Для того чтобы процедура прошла успешно и не нарушила логику работы новой базы, строго соблюдайте следующие правила:
1. Абсолютная идентичность релизов. Обработка осуществляет прямой перенос данных по именам метаданных. Конфигурация источника и конфигурация приемника должны совпадать до последней цифры релиза (например, обе базы должны иметь версию 2.5.130.2). Перед выгрузкой обязательно обновите обе базы до одинаковой версии.
Мы можем программно убедиться, что конфигурации идентичны, выполнив сравнение описания метаданных, но визуально это проще сделать через меню "Справка" — "О программе". Перед началом выгрузки убедитесь, что выполняются базовые проверки:
Если Метаданные.Имя <> "ЗарплатаИУправлениеПерсоналом" Тогда
ВызватьИсключение "Выгрузка возможна только из конфигурации ЗУП!";
КонецЕсли;
2. Опасность дублирования предопределенных элементов. В любой базе 1С есть предопределенные элементы справочников (например, виды документов «Паспорт гражданина РФ» или основные виды стажа). При переносе XML-данных в чистую базу есть риск залить их повторно, создав дубли. Чтобы избежать этого, перед запуском выгрузки в настройках обработки обязательно установите флаг «Не замещать предопределенные элементы».
3. Аккуратность с автовыгрузкой связанных объектов. В обработке присутствует опция «Выгружать связанные объекты». Если ее активировать бездумно, система начнет по цепочке вытягивать из базы-источника документы расчетов, начислений и выплаты зарплаты за прошлые годы. В итоге ваша «новая пустая» база превратится в копию старой. Отключайте эту опцию и жестко контролируйте перенос только выбранных вами регистров и справочников.
Поскольку поддержка редакции 2.5 со стороны разработчиков 1С давно прекращена (обновления выпускаются только в ограниченном режиме для сдачи отчетности), разворачивать новую базу на устаревшей платформе экономически и стратегически нецелесообразно. Если перед вами стоит задача начать учет с чистого листа, правильным решением будет переход на современную редакцию — ЗУП 3.1.
Переход на новую редакцию решает все проблемы с ручным подбором регистров благодаря встроенному инструменту автоматического переноса:
Таким образом, используя штатный помощник перехода на ЗУП 3.1, вы гарантированно избегаете ошибок ручного выбора таблиц, исключаете появление дублей и получаете современную систему автоматизации кадрового учета, полностью соответствующую актуальному законодательству.