Заполнение Расчета по страховым взносам (РСВ) часто вызывает вопросы у бухгалтеров, особенно когда речь заходит о сопоставлении кадровых данных и регламентированной отчетности. Одним из наиболее контролируемых налоговыми органами показателей является строка 010 подраздела 1 раздела 1 — «Количество застрахованных лиц».
В этой статье мы подробно разберем, как устроен механизм подсчета застрахованных лиц в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП 3.1), как правильно верифицировать этот показатель, почему простым сложением ежемесячных данных тут не обойтись и как быстро локализовать расхождения с помощью встроенных инструментов.
---
Прежде чем приступать к технической сверке в 1С:ЗУП 3.1, давайте четко разграничим два важнейших показателя в РСВ:
Важное изменение законодательства: начиная с 2023 года, отчет СЗВ-М упразднен. На замену ему пришли ежемесячные Персонифицированные сведения о физических лицах (ПСФЛ), которые сдаются в налоговую инспекцию. ФНС в автоматическом режиме применяет контрольные соотношения: количество застрахованных лиц за каждый месяц в РСВ (строка 010) должно строго совпадать с количеством физлиц, отраженных в ПСФЛ за этот же месяц. Если показатели расходятся, программа проверки ФНС выдаст ошибку, и вам придет требование о предоставлении пояснений.
---
Самый простой и быстрый способ понять, из кого сложился показатель строки 010 — использовать интерактивные возможности отчета непосредственно в 1С:ЗУП 3.1. Давайте разберем этот процесс по шагам:
Программа автоматически сформирует детальный отчет-расшифровку со списком физических лиц, которые вошли в данный показатель. Этот список можно легко выгрузить в Excel или распечатать для дальнейшего сопоставления с кадровыми приказами.
---
Частая ошибка начинающих бухгалтеров — попытка сложить количество застрахованных лиц за каждый месяц, чтобы получить итоговое значение за квартал, полугодие или год. Проанализируем простую ситуацию:
В январе в организации работало 100 сотрудников (из них 20 уволились в конце месяца). В феврале приняли еще 15 новых сотрудников.
Для программной сверки или ручного анализа по этой методике можно использовать выгрузку данных из ежемесячных персонифицированных отчетов в таблицу значений с последующим свертыванием дубликатов. На встроенном языке 1С концептуально этот алгоритм выглядит следующим образом:
// Создаем таблицу значений для сбора застрахованных лиц за период
ТЗ_Застрахованные = Новый ТаблицаЗначений;
ТЗ_Застрахованные.Колонки.Добавить("ФизическоеЛицо", Новый ОписаниеТипов("СправочникСсылка.ФизическиеЛица"));
// Алгоритм обхода документов персонифицированных сведений (ПСФЛ) за отчетные месяцы
Для Каждого ДокументОтчета Из ВыборкаДокументовПСФЛ Цикл
Для Каждого СтрокаСведений Из ДокументОтчета.ФизическиеЛица Цикл
НоваяСтрока = ТЗ_Застрахованные.Добавить();
НоваяСтрока.ФизическоеЛицо = СтрокаСведений.ФизическоеЛицо;
КонецЦикла;
EndЦикла;
// Сворачиваем таблицу по колонке "ФизическоеЛицо", чтобы исключить дублирование по месяцам
ТЗ_Застрахованные.Свернуть("ФизическоеЛицо");
// Получаем точное количество уникальных застрахованных лиц за весь период
КоличествоУникальных = ТЗ_Застрахованные.Количество();
Сообщить("Уникальное количество застрахованных лиц в периоде: " + КоличествоУникальных);
При ручном анализе этот метод реализуется аналогично: списки сотрудников за каждый месяц выгружаются в Excel, объединяются в один общий список, после чего средствами Excel (функция «Удалить дубликаты») убираются повторяющиеся записи.
---
Если расшифровка строки 010 вызывает сомнения, мы можем использовать альтернативные специализированные отчеты в 1С:ЗУП 3.1.
Перейдите в раздел Налоги и взносы -> Отчеты по налогам и взносам -> Проверка расчета взносов.
Этот отчет позволяет проанализировать базу и исчисленные взносы в разрезе физических лиц. Настройте отчет помесячно. Однако помните о важном ограничении: этот отчет по умолчанию показывает только тех лиц, у которых были начисления (база для начисления взносов). Если у вас есть сотрудники «без начислений» (декретницы, отпуска за свой счет), они могут не попасть в данный отчет, хотя в строке 010 РСВ они присутствовать обязаны.
Перейдите в раздел Кадры -> Кадровые отчеты -> Численность и текучесть кадров.
С помощью этого отчета удобно собирать списки всех работавших сотрудников за определенный интервал времени. Вы можете настроить группировку по сотрудникам и увидеть полную картину движения кадров: кто работал изначально, кто был принят и кто уволен в течение отчетного периода.
---
Особое внимание следует уделять ситуациям, когда бывшим сотрудникам производятся выплаты уже после их увольнения. Типичный пример — выплата годовой премии уволенному в прошлом квартале работнику или оплата больничного листа, открытого в течение 30 дней после расторжения трудового договора.
Выясним, как программа обрабатывает такие ситуации:
Начисление зарплаты и взносов и Разовое начисление за текущий период, чтобы выявить «забытые» выплаты уволенным.---
Перед тем как выгрузить отчет РСВ и отправить его в контролирующие органы, обязательно запустите встроенный сервис проверки. В верхней панели формы отчета нажмите кнопку Проверка -> Проверить контрольные соотношения.
Программа проанализирует соотношения между Разделом 1 и Разделом 3 по каждому сотруднику, сверит данные по строкам 010 и 020, а также сопоставит показатели с ранее созданными документами Персонифицированные сведения о физических лицах. Использование этих рекомендаций позволит вам сдавать отчетность с первого раза и без лишних требований со стороны ИФНС.