При приеме на работу нового сотрудника бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с записями в трудовой книжке, сделанными еще в советский период или по ведомственным правилам, где указано: «работу в районах Крайнего Севера засчитывать в стаж как 1 год за 1,5». Возникает логичный вопрос: как отразить эти данные в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП), чтобы правильно рассчитывались больничные листы и северные надбавки? Давайте подробно разберем эту ситуацию с точки зрения программы и актуального законодательства РФ.
Для начала нам необходимо проанализировать, для каких целей в 1С:ЗУП используется стаж. В программе существует несколько видов стажа, и правила их исчисления кардинально различаются. Разберем основные из них:
Проанализируем ситуацию автора: если в трудовой книжке стоит отметка «1 за 1,5», нужно ли увеличивать страховой стаж в программе? Ответ — нет. Согласно Приказу Минтруда № 585н, расчет страхового стажа для пособий по временной нетрудоспособности производится исключительно в календарном порядке. Это означает, что 1 год работы всегда равен 1 году стажа, независимо от того, где работал человек — в Москве или в Магадане.
Рассмотрим пошагово, как правильно внести данные, чтобы не допустить завышения выплат по больничным, которое впоследствии может не признать СФР.
Для ввода стажа перейдем в карточку сотрудника (раздел Кадры — Сотрудники) и нажмем на ссылку Трудовая деятельность. Рассмотрим заполнение раздела «Стажи»:
Важный момент: если вы укажете стаж с учетом коэффициента 1,5 (например, вместо 1 года внесете 1,5 года), программа может преждевременно «перешагнуть» порог в 5 или 8 лет стажа. Это приведет к оплате больничного в размере 80% или 100% там, где положено меньше. При проверке СФР такие расходы будут признаны необоснованными, и работодателю придется возмещать разницу из своего кармана.
Выясним, где же тогда используется коэффициент «1 за 1,5»? Исторически этот коэффициент применялся для расчета пенсионных прав и в некоторых случаях для непрерывного стажа. Для современного работодателя, если его организация находится в северном регионе, важно правильно рассчитать именно «Северную надбавку».
Посмотрим, как настроить расчет северной надбавки в 1С:ЗУП 3.1, если сотрудник ранее работал на Севере:
Разберем пример: сотрудник отработал 1 год в районе Крайнего Севера. В 1С:ЗУП мы фиксируем именно 1 год. Программа, зная категорию сотрудника и группу надбавки (например, «Группа 1»), сама определит, какой процент надбавки ему положен на текущий момент.
Чтобы программа сама «складывала» периоды, мы можем воспользоваться механизмом ввода данных о предыдущих местах работы. Рассмотрим, как это сделать:
После записи этих данных программа проанализирует каждый период. Если вы укажете 1 год работы, 1С:ЗУП добавит ровно 1 год во все виды стажа. Попытка вручную «накрутить» коэффициент 1.5 в этих настройках приведет к техническим ошибкам в отчетах персонифицированного учета (ЕФС-1).
Проанализируем ситуацию с точки зрения Пенсионного фонда (ныне СФР). Записи о льготном исчислении стажа крайне важны для назначения пенсии. При конвертации пенсионных прав за периоды до 2002 года СФР применяет льготное исчисление для определения расчетного размера пенсии. Однако современный работодатель не несет ответственности за расчет пенсии. Наша задача как работодателей — передать достоверные сведения о фактических периодах работы.
В современной форме отчетности ЕФС-1 (подраздел 1.2) мы указываем даты начала и окончания периода, а также код территориальных условий (например, РКС). Специалисты СФР, получив эти данные, сами применят необходимые коэффициенты в своей системе при обращении гражданина за пенсией.
Подведем итоги нашего исследования по учету северного стажа в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1:
Помните: необоснованное увеличение страхового стажа — это прямой риск штрафных санкций и отказов в возмещении пособий со стороны СФР. Все льготы по северному стажу «1 за 1.5» реализуются на государственном уровне при расчете пенсии, а не на уровне бухгалтерской программы коммерческой организации.