При ведении суммированного учета рабочего времени (особенно для графиков "сутки/трое", "два/два") бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда итоговые цифры в документе РегистрацияПереработок кажутся ошибочными или, как выражаются пользователи, "бредовыми". В одних месяцах расчет идет идеально, в других — появляются необъяснимые отклонения, выявить которые поможет детальный анализ рабочего времени: нормы, отработанных часов и отклонений.
Давайте разберемся в механике работы программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП 3.1), проанализируем формулу расчета и выясним, какие настройки и кадровые события влияют на конечный результат. Мы рассмотрим ситуацию комплексно: от настройки графика до влияния отпусков и работы в выходные дни.
Прежде чем искать ошибку, необходимо четко понимать, как программа считает часы, подлежащие оплате как сверхурочные при суммированном учете. В упрощенном виде алгоритм выглядит следующим образом:
Переработки (часы) = (Фактически отработанное время) – (Норма времени) – (Уже оплаченные часы)
Разберем каждое слагаемое подробнее, так как именно в них кроются причины большинства "ошибок".
Одна из самых частых причин недоумения — "исчезновение" переработок в месяцах, когда сотрудник был в отпуске. Рассмотрим ситуацию: сотрудник работает по сменному графику, и в табеле у него стоит много смен. Но программа показывает отсутствие переработок или даже "норму".
Согласно законодательству и логике 1С, норма рабочего времени сотрудника за учетный период должна быть уменьшена на количество часов, которые приходятся на период отсутствия по его графику. Чтобы наглядно увидеть, как пересекаются периоды отдыха и работы, удобно использовать график отпусков с рабочими днями и часами.
Проанализируем пример:
В результате, несмотря на то, что визуально график "рваный", программа считает: Факт (69) - Норма (69) = 0. Переработок нет. Это абсолютно корректное поведение системы. Если бы норма не уменьшалась, у сотрудника возникла бы искусственная недоработка.
Что делать: Если вы видите странные цифры нормы, проверьте кадровые документы (Отпуск, БольничныйЛист). Убедитесь, что они проведены и перекрывают смены в графике.
Второй, более сложный момент — это работа сверх графика или в праздничные дни. Часто пользователи ожидают увидеть все часы, отработанные сверх нормы, в документе регистрации переработок, но забывают про законодательное ограничение "двойной оплаты".
Рассмотрим правило: Работа в выходные и нерабочие праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, не учитывается при подсчете сверхурочных часов, так как она уже оплачена в повышенном размере. Если таких случаев в организации много, упростить процесс поможет специальный помощник формирования распоряжений на сверхурочные и работу в выходные.
В документе РегистрацияПереработок есть табличная часть, которую полезно проанализировать. Настройте видимость колонок (через кнопку "Еще" — "Изменить форму") и выведите поля: Отработано всего, Норма часов и В т.ч. праздничные.
Пример ситуации, которая кажется ошибкой:
В итоге переработки к оплате нет. Программа действует корректно: нельзя платить за одни и те же часы дважды.
Корректность расчета фундаментально зависит от настроек графика работы сотрудника (раздел Настройка — Графики работы сотрудников). В настройках (по ссылке "Изменить свойства графика") есть блок "Виды времени". Особое внимание обратите на поле "Норма времени рассчитывается по:".
Убедитесь, что в графике установлен флаг "Суммированный учет рабочего времени". Это сигнал для программы, что нужно использовать документ РегистрацияПереработок.
Если цифры все равно не сходятся, рекомендуем выполнить пошаговую диагностику.
Добавьте в табличную часть все скрытые колонки. Сравните колонку "Норма" и "Отработано" помесячно.
Проверьте, не введены ли документы ИндивидуальныйГрафик. В ЗУП этот документ имеет приоритет над общим графиком работы при расчете нормы.
Данные попадают в регистры при проведении Табеля или НачисленияЗарплаты. Чтобы убедиться, что все отработанные часы соответствуют начислениям, используйте отчет, оценивающий отработанное и оплаченное время сотрудников по видам начислений. Помните, что ручные правки в начислениях могут не отразиться в учете времени корректно — для этого подойдёт обработка блокировки редактирования табелей в 1С:ЗУП.
Убедитесь, что в табеле нет неявкок "НН", которые не закрыты документами. "НН" не уменьшает норму времени, что приводит к формальной недоработке.
Если локальными актами предприятия установлен учетный период Год, то вводить документ РегистрацияПереработок следует один раз — в декабре (либо при увольнении). Попытка рассчитывать переработки ежемесячно при годовом цикле приведет к излишним затратам фонда оплаты труда, так как вы не сможете зачесть недоработки "тихих" месяцев в счет переработок "пиковых".
Для корректного расчета переработок в 1С:ЗУП: