Как правильно настроить график и расчет начисления при приеме сотрудника на неполную ставку (0.1 ставки) в 1С:ЗУП 3.1?

При оформлении сотрудников на неполную ставку в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с методологическими и техническими трудностями. Типичный пример: сотрудника принимают на 0,1 ставки с окладом 20 000 рублей, ожидая на выходе начисление в размере 2 000 рублей, но при этом в графике работы указывают по 4 часа ежедневно при пятидневной рабочей неделе. В этой статье мы подробно разберем, почему такая настройка является грубой ошибкой с точки зрения законодательства РФ, к каким последствиям она может привести и как правильно настроить систему 1С:ЗУП 3.1 для корректного учета времени и расчета зарплаты.

Выясним причину коллизии: Правовой анализ соотношения ставки и рабочего времени

Прежде чем приступать к настройкам в программе, проанализируем ситуацию с точки зрения трудового законодательства (ст. 91, 93 ТК РФ). Понятие «ставка» напрямую связано со временем работы сотрудника:

• Полная ставка (1,0) при стандартной рабочей неделе составляет 40 часов (по 8 часов в день при пятидневке).
• 0,5 ставки — это ровно половина нормы времени, то есть 20 часов в неделю. Если сотрудник работает по 5-дневной рабочей неделе, это означает работу по 4 часа в день.
• 0,1 ставки — это одна десятая от нормальной продолжительности рабочего времени, то есть 4 часа в неделю (а не в день!). При пятидневной рабочей неделе это соответствует 0,8 часа (48 минут) работы в день. Либо сотрудник может работать 4 часа один раз в неделю (например, только по пятницам).

Важное предупреждение о рисках: Если в трудовом договоре сотрудника указано, что он принят на 0,1 ставки с оплатой 2 000 рублей (от оклада 20 000 рублей), но фактически по графику и табелю он работает по 4 часа в день (что соответствует 0,5 ставки и 20 часам в неделю), работодатель нарушает закон. При проверке Государственной инспекцией труда (ГИТ) за работу в объеме 20 часов в неделю сотруднику обязаны будут доначислить зарплату пропорционально отработанному времени — то есть до 10 000 рублей (0,5 от оклада), а также выплатить компенсацию за задержку зарплаты и штрафы.

Рассмотрим два юридически корректных варианта решения этой задачи:

1. Вариант А: Сотрудник действительно должен работать по 4 часа в день (пятидневка). В таком случае его ставка в программе и кадровых документах должна быть равна 0,5. Если вы хотите платить ему именно 2 000 рублей, то оклад по этой должности в штатном расписании за полную ставку должен составлять 4 000 рублей (4 000 * 0,5 = 2 000 рублей).
2. Вариант Б: Полный оклад должности действительно составляет 20 000 рублей, и сотрудник должен получать 2 000 рублей. В таком случае его рабочее время по графику должно строго соответствовать 0,1 ставки — то есть 0,8 часа в день при пятидневке, либо 4 часа один раз в неделю.

Разберем по шагам техническую настройку в 1С:ЗУП 3.1

Для того чтобы программа корректно производила расчеты и правильно заполняла отчетность, необходимо выполнить последовательную настройку нескольких объектов системы.

Шаг 1. Включение возможности работы на неполную ставку

Прежде всего убедимся, что в настройках программы включен необходимый функционал. Перейдем в раздел Настройка — Кадровый учет. Нам необходимо найти и установить флаг «Используется работа по неполной ставке». Без этой настройки программа не позволит выбирать доли ставок в кадровых документах и настраивать графики неполного времени.

Шаг 2. Создание и настройка графика работы неполного времени

Для примера настроим график работы для Варианта Б, когда сотрудник работает на 0,1 ставки по 0,8 часа в день при пятидневной рабочей неделе. Перейдем в раздел Настройка — Графики работы сотрудников и создадим новый график:

1. В открывшейся карточке графика нажмем ссылку «Изменить свойства графика».
2. В разделе Способ заполнения выберем переключатель «По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.)».
3. Установим флаг «Неполное рабочее время». Это ключевая настройка. После ее активации станут доступны дополнительные параметры.
4. В поле Вид неполного времени укажем «Неполный рабочий день» (так как уменьшается количество часов работы в день при сохранении пятидневки).
5. Установим флаг «Считать норму по другому графику» и выберем в качестве графика-нормы основную «Пятидневку 40 часов». Это необходимо для того, чтобы программа понимала, относительно какой нормы рассчитывать долю времени и оклад сотрудника.
6. В таблице Расписание работы для дней с понедельника по пятницу в колонке «Явка» укажем значение 0,8 (что соответствует 48 минутам).
7. Программа автоматически рассчитает длительность рабочей недели — она составит 4 часа. Относительно графика-нормы (40 часов) это даст долю неполного рабочего времени, равную 0,1 (4 / 40 = 0,1).
8. Сохраним и запишем график.

Шаг 3. Оформление приема на работу

При оформлении документа Прием на работу (или кадрового перевода) на вкладке Главное укажем следующие параметры:

• В поле Колич. ставок выберем или введем вручную значение 0,1.
• В поле График работы выберем созданный нами на Шаге 2 график работы неполного времени.

На вкладке Оплата труда добавим плановое начисление. Если мы используем начисление с формулой, содержащей показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени, расчет будет выглядеть следующим образом:

Результат = Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * (ВремяВДнях / НормаДней)

Для нашего примера: оклад сотрудника за полную ставку составляет 20 000 рублей. Вкладка оплаты покажет, что при окладе 20 000 рублей плановый ФОТ сотрудника равен 2 000 рублей.

Проанализируем разницу: «Оклад по дням» против «Оклада по часам»

В практической работе расчетчики часто сталкиваются с дилеммой: какой вид начисления использовать — Оплата по окладу (по дням) или Оплата по окладу (по часах). Давайте детально проанализируем обе ситуации.

Ситуация 1. Использование «Оплаты по окладу» (расчет по дням)

Если в графике сотрудника НЕ настроен расчет нормы по другому графику, а начисление производится по дням, программа рассчитывает долю времени напрямую из кадрового документа (поле «Колич. ставок»).

Если сотрудник отработал все дни месяца по своему графику неполного времени (например, все 20 дней из 20), формула расчета примет вид:

20 000 руб. (Оклад) * 0.1 (Доля времени) * 20 отработанных дней / 20 дней нормы = 2 000 рублей.

Именно поэтому, как заметил автор темы в сообщении 12, расчет в программе изначально «сходился». Программа просто умножала количество дней на коэффициент ставок, игнорируя реальное количество часов в табеле. Однако этот метод не учитывает часовые переработки, отклонения и может привести к искажению данных в учете рабочего времени.

Ситуация 2. Использование «Оплаты по окладу (по часам)» (рекомендуемый метод)

Для точного учета отработанных часов рекомендуется использовать почасовую оплату. Формула типового начисления Оплата по окладу (по часам) выглядит так:

Результат = Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов

При этом важно понимать, как именно определяется показатель НормаЧасов. Если в графике сотрудника указано «Считать норму по другому графику» (выбрана Пятидневка 40 часов), то норма часов будет браться по полному 40-часовому графику (например, 160 часов в месяце), а фактически отработанное время — по графику сотрудника (например, 16 часов в месяце).

В этом случае расчет будет максимально точным:

20 000 руб. * 16 отработанных часов / 160 часов нормы = 2 000 рублей.

Такой расчет полностью соответствует требованиям статьи 93 ТК РФ (оплата пропорционально отработанному времени) и исключает любые претензии со стороны контролирующих органов.

Важные последствия для регламентированной отчетности и пособий

Настройки графика неполного рабочего времени напрямую влияют на формирование регламентированной отчетности и расчет государственных пособий.

1. Влияние на отчет ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД)

Начиная с 2024 года, работодатели обязаны передавать в Социальный фонд России (СФР) сведения о работе сотрудников в режиме неполного времени. В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 для таких сотрудников должны заполняться специальные коды в графе «Код выполняемой функции»:

• НЕПД — для неполного рабочего дня;
• НЕПН — для неполной рабочей недели.

Программа 1С:ЗУП 3.1 определяет необходимость заполнения этих кодов именно на основании свойств графика работы сотрудника! Если в графике не установлены флаги «Неполное рабочее время» и соответствующий переключатель вида времени, программа не подставит эти коды в отчет ЕФС-1 автоматически, что приведет к отказу в приеме отчета со стороны СФР или штрафным санкциям.

2. Расчет больничных листов исходя из МРОТ

При расчете пособий по временной нетрудоспособности в случаях, когда заработок сотрудника за расчетный период отсутствует или ниже минимального, расчет производится исходя из МРОТ. Согласно Федеральному закону № 255-ФЗ, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая работает на условиях неполного рабочего времени, средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие, определяется пропорционально продолжительности рабочего времени.

Программа определяет долю неполного времени для МРОТ на основании показателя Количество ставок из кадровых документов сотрудника:

• Если сотрудник фактически работал по 4 часа в день (0,5 ставки), но кадрово был оформлен на 0,1 ставки ради экономии ФОТ, программа начислит ему больничный исходя из МРОТ * 0,1. Это приведет к существенному занижению пособия, жалобам сотрудника и проверкам со стороны ФСС (СФР).
• При правильном оформлении на 0,5 ставки с окладом 4 000 рублей (итоговое начисление те же 2 000 рублей) расчет пособия будет производиться из МРОТ * 0,5, что является законным и корректным.

Резюме и рекомендации

Для правильного ведения учета неполного рабочего времени в 1С:ЗУП 3.1 рекомендуем придерживаться следующих правил:

1. Всегда сопоставляйте долю ставки в кадровых документах с реальным количеством рабочих часов в графике сотрудника. Помните: 0,1 ставки при 40-часовой неделе — это 4 часа работы в неделю (или 0,8 часа в день).
2. Всегда настраивайте графики неполного рабочего времени с установкой флага «Неполное рабочее время» и указанием графика-нормы. Это критически важно для корректного заполнения кодов НЕПД / НЕПН в отчете ЕФС-1.
3. Для точного учета рабочего времени и автоматического исключения ошибок при расчете начислений используйте почасовую оплату (Оплата по окладу (по часам)) с расчетом нормы по полному графику.