Настройка графиков работы для сотрудников с неполной занятостью — одна из наиболее частых задач, с которыми сталкиваются бухгалтеры по расчету заработной платы и кадровики в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Особое недоумение у многих пользователей вызывает флажок «Считать норму по другому графику» в настройках графика работы. На первый взгляд кажется, что достаточно просто принять сотрудника на «полставки» (0,5 ставки) в кадровом документе, и программа сама все рассчитает. Однако на практике такой упрощенный подход часто приводит к серьезным ошибкам в расчетах, занижению или завышению сумм выплат, а также к некорректному заполнению регламентированной отчетности.
В этой статье мы подробно разберем, как устроен механизм расчета неполного рабочего времени в 1С:ЗУП 3.1, выясним математическую логику работы флажка «Считать норму по другому графику», проанализируем разницу между расчетом оклада по дням и по часам, а также рассмотрим важные нюансы, связанные с предпраздничными днями, средним заработком и сдачей отчетов ЕФС-1 и П-4.
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 93 ТК РФ), при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. При этом стандартная норма рабочего времени в России рассчитывается по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) исходя из продолжительности ежедневной работы 8 часов при 40-часовой рабочей неделе.
Чтобы программа 1С:ЗУП 3.1 могла автоматически и корректно рассчитать долю оклада, которую должен получить сотрудник на неполной ставке, ей необходимо знать два параметра:
Именно для сопоставления этих двух величин и предназначен флажок «Считать норму по другому графику». Когда мы устанавливаем этот флажок в настройках неполного графика работы, мы явно указываем системе, какой именно график является «полным» (нормативным) для этого сотрудника (как правило, это стандартная пятидневка 40 часов).
В программе 1С:ЗУП 3.1 поведение системы кардинально меняется в зависимости от того, установлен ли данный флажок. Главным связующим звеном в расчете выступает системный показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени. Давайте детально разберем два возможных сценария настройки.
Сценарий А: Флажок «Считать норму по другому графику» УСТАНОВЛЕН
В этом случае показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени рассчитывается программой автоматически. Расчет производится как отношение длительности рабочей недели неполного графика к длительности рабочей недели графика нормы. Рассмотрим пример:
20 часов / 40 часов = 0,5.При такой настройке количество ставок, указанное кадровиком в документе «Прием на работу» или «Кадровый перевод», **никак не влияет** на расчет начисления. Даже если в документе приема ошибочно будет указана «1 ставка», программа все равно начислит ровно половину оклада, так как коэффициент доли жестко определен соотношением графиков.
Сценарий Б: Флажок «Считать норму по другому графику» НЕ УСТАНОВЛЕН
Если этот флажок не установлен, показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени по умолчанию принимается равным количеству ставок из кадрового документа. В этом случае корректность расчета заработной платы будет целиком и полностью зависеть от того, указал ли расчетчик значение «0,5», «0,25» или «0,75» в поле «Кол-во ставок» кадрового приказа.
Для правильной настройки начислений важно понимать разницу между расчетом по дням и по часам, так как в них используются принципиально разные формулы.
Оплата по окладу (по дням)
Типовая формула для расчета оклада по дням выглядит следующим образом:
Результат = Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней
Проанализируем ситуацию: сотрудник работает по неполному графику (пятидневка по 4 часа в день, итого 20 часов в неделю). Норма считается по полной пятидневке (40 часов). Допустим, в расчетном месяце 21 рабочий день.
Показатель НормаДней берется из графика нормы (21 день). Показатель ВремяВДнях берется из фактически отработанных дней по графику сотрудника (так как он работал каждый день по 4 часа, у него также будет отработано 21 день). Отношение ВремяВДнях / НормаДней превращается в 21 / 21 = 1. Оклад умножается на ДоляНеполногоРабочегоВремени (0,5), и сотрудник получает ровно половину оклада. Расчет абсолютно верен.
Оплата по окладу (по часам)
Типовая формула для почасовой оплаты оклада выглядит иначе:
Результат = Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов
Обратите внимание: в этой формуле **вообще отсутствует** показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени! Здесь корректный расчет (половина оклада) получается исключительно за счет сопоставления часов. Программа берет НормаЧасов из полного графика нормы (например, 168 часов), а ВремяВЧасах — из фактически отработанных сотрудником часов по его неполному графику (84 часа). Отношение 84 / 168 дает нам коэффициент 0,5, на который умножается оклад.
При использовании почасового расчета оклада («Оплата по окладу (по часам)») для сотрудников на неполном графике возникает неприятная математическая погрешность, обусловленная требованиями статьи 95 ТК РФ о сокращении предпраздничного рабочего дня на 1 час. Выясним причину этой проблемы на конкретном примере.
Представим себе сотрудника, работающего на полставки (20 часов в неделю, по 4 часа в день). Пусть в месяце 20 рабочих дней, из которых один день — предпраздничный.
(20 дней * 8 часов) - 1 час = 159 часов.(20 дней * 4 часа) - 1 час = 79 часов (законодательство требует сокращать предпраздничный день на 1 час для всех категорий работников, независимо от продолжительности их рабочего времени, если иное не установлено локальными актами).Теперь подставим эти цифры в формулу почасового оклада при условии, что сотрудник полностью отработал свой график:
Результат = Оклад * 79 / 159
Отношение 79 / 159 равняется приблизительно 0,496855, а вовсе не ожидаемым 0,5. В результате сотрудник получит чуть меньше половины своего оклада (например, 24 842 рубля вместо 25 000 рублей при окладе в 50 000 рублей). Это может вызвать логичные вопросы со стороны проверяющих органов ГИТ и недовольство самого сотрудника.
Как решить эту проблему?
Для предотвращения подобных перекосов мы рекомендуем использовать следующие решения:
Рассмотрим распространенную ошибку начинающих расчетчиков, которую часто обсуждают на профильных форумах. Ситуация выглядит так:
Выясним, почему так произошло. Ошибка заключается в неправильном сочетании плановых начислений и настроек графика. Если у сотрудника в кадровых документах указано начисление «Оплата по окладу (по дням)», а в графике стоит флажок «Считать норму по другому графику», программа рассчитывает долю неполного времени автоматически (она равна 0,5).
Если при этом расчетчик вручную ввел в плановые начисления оклад, уже уменьшенный наполовину (то есть указал 25 000 рублей вместо полной ставки в 50 000 рублей), программа применит коэффициент 0,5 повторно! Она умножит уменьшенный оклад на долю неполного времени: 25 000 * 0,5 = 12 500 рублей.
Золотое правило 1С:ЗУП 3.1: при приеме сотрудника на неполную ставку с использованием неполного графика работы (с настроенной нормой по другому графику) в кадровом документе всегда необходимо указывать полный размер оклада (на целую ставку). Программа самостоятельно уменьшит его до нужной пропорции.
Корректная настройка графика неполного рабочего времени критически важна для сдачи отчетности без ошибок и штрафов.
Отчет ЕФС-1 (Подраздел 1.1 - бывший СЗВ-ТД)
При приеме или переводе сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени СФР требует в обязательном порядке указывать в графе «Код выполняемой функции» специальные коды:
В программе 1С:ЗУП 3.1 эти коды подбираются в документы кадрового учета и форму ЕФС-1 автоматически только в том случае, если в свойствах назначенного сотруднику графика установлен флаг «Неполное рабочее время» и выбран соответствующий вид («Неполный рабочий день» или «Неполная рабочая неделя»). Если вы просто укажете 0,5 ставки в приеме, но оставите сотруднику обычный полный график работы, программа не сможет идентифицировать неполное время, и отчет уйдет без обязательных кодов, что приведет к отказу в приеме формы со стороны СФР.
Статистическая отчетность (Форма П-4)
При заполнении статистической формы П-4 средняя численность работников, работавших неполное рабочее время, рассчитывается пропорционально отработанному времени. Для этого программа должна четко сопоставить фактически отработанные часы с нормальной продолжительностью рабочего времени.
Если флаг «Считать норму по другому графику» не установлен, программа не сможет корректно сопоставить часы сотрудника с полной нормой и завысит среднюю численность в статистике, приравняв внешнего или внутреннего совместителя к целой единице в штате. Это приведет к искажению статистических данных организации.
Посмотрим, как настройка неполного времени отражается на расчете среднего заработка:
Разобравшись во всех тонкостях, сформулируем единый и надежный алгоритм настройки неполного рабочего времени для расчетчика:
Шаг 1. Создание неполного графика работы
Перейдем в раздел Настройка — Графики работы сотрудников и создадим новый график. В свойствах настройки заполним параметры следующим образом:
Шаг 2. Оформление кадрового документа
При оформлении документа «Прием на работу» или «Кадровый перевод» укажем:
Соблюдение этого простого порядка действий и понимание внутренней математики программы 1С:ЗУП 3.1 позволит вам избежать досадных ошибок в начислении зарплаты, гарантирует корректность ведения кадрового учета и защитит вашу организацию от претензий со стороны контролирующих органов.