В практике ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях часто встречается ситуация, когда объект основных средств (ОС) формируется не путем прямой закупки готового изделия, а через получение услуг по монтажу или сборке. В конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1.0 это может привести к технической ошибке: на счете 106.31 (или 106.Х1) зависает «красное» сальдо по количеству (значение «-1»), хотя сумма закрывается корректно. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как правильно исправить ситуацию.
Проанализируем механику работы программы. Когда мы отражаем приобретение ОС через документ Услуги сторонних организаций с использованием счета 302.25 (Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества), программа логично предполагает, что приобретается услуга. Услуги в бухгалтерском учете не имеют количественного выражения в штуках на счетах вложений в нефинансовые активы.
В результате по дебету счета 106.31 формируется только сумма затрат, а поле количество остается пустым (равным нулю). Однако при попытке оформить документ Принятие к учету ОС программа автоматически списывает с кредита счета 106.31 и сумму, и 1 единицу количества. Так как в дебете было 0, а в кредите стало 1, возникает отрицательный остаток «-1».
Если затраты уже накоплены через документ услуг, и нам необходимо «проявить» количество для корректного списания, воспользуемся стандартным инструментом Операция (бухгалтерская). Разберем по шагам, как это сделать без искажения стоимостных показателей:
Дт 106.31 — Кт 106.31.Таким образом, мы добавим 1 единицу в остаток по дебету счета 106.31, не меняя общую сумму вложений. После этого документ принятия к учету закроет счет «в ноль» и по сумме, и по количеству.
Иногда проблема кроется в неверном выборе алгоритма списания затрат. Рассмотрим ситуацию, когда объект видеонаблюдения или компьютерная сеть собирается из различных компонентов и услуг. В документе Принятие к учету ОС доступны разные виды операций.
Если мы выберем операцию Приобретение ОС (101.ХХ - 106.Х1), программа будет искать количественное поступление. Однако, если объект фактически создается силами сторонних организаций из услуг, методически правильнее использовать операцию:
«Принятие к учету изготовленных ОС (101.ХХ - 106.Х1)»
В этом случае программа более гибко подходит к сбору затрат с аналитики счета 106. Тем не менее, ручная проверка количества в табличной части документа перед проведением обязательна.
Часто в бюджетных учреждениях закупка производится за счет целевых субсидий (КФО 5), а на учет объект ставится по основной деятельности (КФО 4). Выясним причину, по которой документ переноса может выдавать ошибку «Не хватает суммы».
Проанализируем ситуацию: если вы добавили количество ручной операцией (как в способе 1), но при переносе вложений программа все равно выдает ошибку, проверьте следующие моменты:
Перенос капитальных вложений. Если они созданы в одну секунду, программа может не увидеть остаток.106.31 имеет жесткую аналитику. Если в услугах вы указали вид затрат «Прочие расходы», а в переносе пытаетесь указать «Увеличение стоимости основных средств», программа выдаст ошибку нехватки остатка. Все субконто должны совпадать до символа.304.06.Пример проводки для ручного переноса между КФО (через документ Операция (бухгалтерская)):
// Шаг 1: Списание с КФО 5
Дт 5.304.06.830 — Кт 5.106.31.410 (Сумма, без количества)
// Шаг 2: Принятие на КФО 4
Дт 4.106.31.310 — Кт 4.304.06.730 (Сумма + здесь указываем количество 1)
Разберем важный нюанс, упомянутый экспертами. Согласно инструкциям по бюджетному учету (например, Приказ 157н), счет 302.25 предназначен именно для услуг. Счет 302.31 предназначен для приобретения основных средств.
Если вы закупаете готовую систему видеонаблюдения как единый объект у поставщика, правильнее требовать первичные документы (накладные), которые отражаются через 302.31. В этом случае в 1С документ Поступление ОС сразу сформирует и сумму, и количество на счете 106, и проблема «красного» сальдо не возникнет.
Если же вы идете путем накопления затрат через 302.25, помните, что 1С действует строго по алгоритму: «Услуга = 0 штук». В этом случае использование ручной корректировки или уточнение типа операции в принятии к учету является не «глюком», а необходимой технической процедурой для приведения данных в соответствие с логикой программы.
Проанализировав ситуацию, можно составить краткий алгоритм действий:
106.31 с максимальной детализацией по субконто.Операцией (бухгалтерской) с проводкой 106.31 - 106.31 для восстановления количества.Изготовление, если объект собирался из услуг.Принятие к учету не видит сумму автоматически, используйте кнопку «Рассчитать сумму» в табличной части, предварительно убедившись, что дата документа позже всех проводок по накоплению затрат.