Переход со старой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», редакции 2.5 (ЗУП 2.5) на новую редакцию 3.1 (ЗУП 3.1) — это комплексный процесс, который нередко сопровождается выявлением расхождений в различных учетных данных. Одной из самых частых и «головных» проблем для бухгалтеров и расчетчиков становится расхождение остатков неиспользованных отпусков. Бывает так, что в ЗУП 2.5 у сотрудника числится ровно 14 дней отпуска, а после переноса в ЗУП 3.1 программа показывает 11.67 дней или другую дробную величину. При этом кадровые документы в обеих базах заведены абсолютно одинаково.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникают такие расхождения, проанализируем разницу в алгоритмах программ и рассмотрим пошаговые инструкции, как быстро и корректно привести данные к единому знаменателю.
Основная причина, по которой у некоторых сотрудников «поплыли» остатки, кроется в изменении внутренних механизмов программы. Разработчики 1С существенно переработали алгоритм подсчета стажа, дающего право на ежегодный отпуск, в соответствии с Правилами об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Согласно пункту 35 данных Правил, при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный отпуск или компенсацию при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки не менее половины месяца округляются до полного месяца. Однако точный математический механизм определения «половины месяца» в законодательстве детально не прописан. Из-за этого логика расчета в версиях 2.5 и 3.1 различается:
Проанализируем конкретный пример. Пусть рабочий год сотрудника начинается 17.01.2023. В январе (31 день) им отработано 15 дней. В феврале программа начислит право на отпуск 01.02.2023, поскольку сумма «обрезков» за январь (15 дней) и 1 день февраля составит требуемые 16 дней для округления до полного месяца. В ЗУП 2.5 этот расчет мог дать сдвиг на один день, из-за чего на стыке месяцев возникали расхождения.
Еще один технический нюанс заключается в логике построения отчетов по остаткам отпусков в разных редакциях программы:
Если дата формирования отчета совпадает с расчетной датой сотрудника (днем, когда ему должно быть начислено очередное право на 2.33 дня), то в ЗУП 3.1 эти 2.33 дня уже добавятся к остатку, а в ЗУП 2.5 на ту же дату их еще не будет в отчете. При сверке баз рекомендуется формировать отчеты в обеих программах со сдвигом в один день или проверять детальную справку по отпускам, где расписано накопление по дням.
При рекомендованном переносе данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1 переносятся не все документы кадровой истории за прошлые годы, а лишь «срез» информации на дату начала эксплуатации новой базы (например, на 01.01.2023). Все сведения о правах на отпуска и накопленных остатках фиксируются в документе НачальнаяШтатнаяРасстановка.
Проблема возникает, если дата ввода остатков в этом документе установлена как 1-е число месяца (например, 01.01.2023), а сам сотрудник был принят на работу в середине месяца (например, 18.12.2022). По правилам подсчета ЗУП 3.1, период с 18 по 31 декабря составляет менее половины месяца, поэтому программа его отбрасывает и начинает начислять права только с января. В ЗУП 2.5 этот «хвостик» декабря был учтен в общем непрерывном стаже. В результате в новой программе сотрудник теряет законные 2.33 дня отпуска.
При стандартном отпуске в 28 календарных дней за каждый полностью отработанный месяц сотруднику полагается 2.333333... дня отпуска. В ЗУП 2.5 программа производила жесткое округление до двух знаков после запятой на промежуточных этапах расчета. В ЗУП 3.1 применяется более точная математика в регистрах накопления, из-за чего на длинных интервалах времени (несколько лет работы) может «вылезать» погрешность в 0.01 или 0.02 дня.
---
Для устранения разницы в остатках отпусков у нас есть два основных пути. Рассмотрим каждый из них подробно, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий вариант для вашей информационной базы.
Этот способ оптимален, если перенос данных был выполнен недавно и вы только начинаете вести учет в ЗУП 3.1. Нам необходимо скорректировать дату ввода остатков отпусков для сотрудников, принятых в середине месяца.
Выполним следующие шаги:
ПоискДанных / ВсеФункции).НачальнаяШтатнаяРасстановка, в котором числится проблемный сотрудник.ЗаработанныеПраваНаОтпуска, и остаток сойдется с ЗУП 2.5.Важное предупреждение: Будьте осторожны! Не редактируйте общую дату самого документа НачальнаяШтатнаяРасстановка или дату приема сотрудника на вкладке «Главное», так как это может повлечь за собой искажения в расчете среднего заработка для будущих больничных и отпусков. Корректировать нужно строго дату ввода остатков в табличной части отпусков.
Если база ЗУП 3.1 ведется уже давно, исправлять документы начальной штатной расстановки прошлых периодов крайне нежелательно — это может привести к непроизвольному пересчету старых периодов. В таком случае лучше воспользоваться специализированным документом корректировки.
По умолчанию журнал документов корректировки остатков может быть скрыт в интерфейсе. Выведем его на панель навигации:
ОстаткиОтпусков (или «Ввод остатков отпусков»).Теперь создадим и заполним документ корректировки:
ЗаработанныеПраваНаОтпуска, перекрыв все предыдущие автоматические расчеты системы.Использование документа ВводОстатковОтпусков также незаменимо в ситуациях, когда у сотрудника ранее было право на дополнительный отпуск (например, за вредные условия труда или ненормированный рабочий день), которое впоследствии было отменено еще в ЗУП 2.5, но неиспользованные дни за те прошлые периоды остались. Документ позволит корректно «закрыть» прошлые рабочие годы по отмененному виду отпуска без выдачи системных ошибок.
Проанализировав обе методики, мы рекомендуем протестировать исправления на копии базы данных. Сформируйте отчеты по остаткам отпусков на контрольные даты и убедитесь, что последующие ежемесячные начисления прав в ЗУП 3.1 проходят корректно и без задвоений.