Перенос данных из устаревших конфигураций в новые версии программ — это всегда вызов для бухгалтера и кадровика. Особенно часто сложные ситуации возникают при переносе данных из 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 в 1С:ЗУП 3.1, когда на стыке периодов (даты начала эксплуатации новой базы) происходят кадровые изменения. Типичный пример — переходящий отпуск, начавшийся в старой программе и заканчивающийся в новой, из которого сотрудника экстренно отзывают. При этом расчеты уже зафиксированы, и бухгалтерия принимает решение не производить удержаний или перерасчетов по отпускным, а просто начислить полный оклад за рабочий месяц.
В этой статье мы подробно разберем, почему стандартные попытки «поиграть» с проведением документов ломают логику программы 1С:ЗУП 3.1, выясним причины исчезновения сотрудников из документов начисления и рассмотрим два проверенных способа решения этой задачи.
Проанализируем ситуацию на конкретном примере. Перенос данных в ЗУП 3.1 выполнен на 01.01.2018. Сотрудник находился в отпуске с 29.12.2017 по 05.02.2018. В январе 2018 года его отзывают из отпуска, он отрабатывает полный месяц и должен получить свой оклад. Наша задача — корректно отразить это в системе.
Рассмотрим типичные ошибки, которые совершают пользователи при попытке решить эту проблему интуитивно. Часто бухгалтеры пытаются создать «фиктивный» исходный отпуск в новой базе, провести его, а затем сделать документ-исправление, после чего распроводят первоначальный отпуск. Делать так категорически нельзя по нескольким причинам:
ПараметрыПериодовОтсутствия записывается ошибочная информация, из-за чего система продолжает считать, что сотрудник весь январь находился в отпуске. Как результат — при автоматическом заполнении документа НачислениеЗарплатыИВзносов сотрудник просто не попадает в список, так как у него нет доступного рабочего времени.Разберем детально, как решить эту проблему правильно. В зависимости от требований вашего учета (нужно ли детально отражать кадровый отзыв для стажа или достаточно просто получить верный расчет зарплаты), вы можете выбрать один из двух способов.
Если бухгалтерия приняла решение **не производить перерасчет и возврат отпускных**, то в денежном выражении никаких изменений происходить не должно. Это значит, что нам не нужно создавать лишних документов «Отпуск» за прошлые периоды в новой базе. Вся информация о переходящем отпуске уже перенесена из ЗУП 2.5 специальным служебным документом.
Выполним следующие шаги:
Отпуск и документы-исправления, чтобы очистить регистры от ошибочных записей. Если документы были проведены, сначала снимем их с проведения, а затем удалим.Что произошло в системе? Мы скорректировали информацию о периоде отсутствия непосредственно в точке ввода остатков. Программа теперь «знает», что с момента отзыва сотрудник официально работает и не находится в отпуске. При создании документа НачислениеЗарплатыИВзносов за январь этот сотрудник автоматически попадет в список, и ему будет начислен оклад за фактически отработанные дни. При этом никаких сторнирующих сумм по отпускным не возникнет, так как мы не вводили исправительных документов по расчету среднего заработка.
Этот способ более сложный, но он необходим в случаях, когда вам критически важно зафиксировать именно факт кадрового отзыва из отпуска. Это может потребоваться для корректного ведения стажа сотрудников (для отчетности ЕФС-1/СЗВ-СТАЖ) или для точного отражения остатков неиспользованных отпусков в справке по сотруднику.
Рассмотрим пошаговый алгоритм реализации этого сценария:
Отпуск. В поле Месяц обязательно укажем месяц начала отпуска (в нашем примере — Декабрь 2017). Период отпуска задаем исходный: с 29.12.2017 по 05.02.2018.Отпуск нажмем на ссылку Исправить.При таком подходе исходный документ Отпуск (с нулевыми суммами) зафиксирует первоначальное отсутствие, а исправительный документ перекроет его период с января, освободив рабочее время сотрудника для начисления оклада. Обе записи останутся проведенными, что обеспечит корректную цепочку кадровых документов в системе.
Если вы выполнили все действия по одной из инструкций, но при заполнении документа НачислениеЗарплатыИВзносов за январь сотрудник упорно не появляется в списке, необходимо провести техническую диагностику информационной базы.
Проанализируем три ключевые точки проверки:
В 1С:ЗУП 3.1 приоритет при заполнении начисления зарплаты часто отдается документу Табель (если он используется в организации). Если вы сначала создали табель за январь, а уже потом начали корректировать отпуска, в табеле могли намертво зафиксироваться коды «ОТ» (Отпуск) за весь январь.
Решение: Откройте журнал документов Табели за январь. Если документ существует, откройте его и найдите сотрудника. Если напротив его фамилии стоят коды «ОТ», просто нажмите кнопку Перезаполнить или обновите данные по этому сотруднику вручную, заменив коды на «Я» (Явка) с даты отзыва. После этого перезаполните начисление зарплаты.
Этот регистр отвечает за хранение информации о том, в какие дни сотрудники отсутствовали на работе по разным причинам. Из-за некорректного удаления или перепроведения документов в нем могла остаться «зависшая» запись.
Решение: Перейдите в меню Функции для технического специалиста (или «Все функции»), найдите регистр сведений Параметры периодов отсутствия. Настройте отбор по нашему сотруднику. Если вы увидите там запись об отпуске на весь январь, которая ссылается на уже удаленный или помеченный на удаление документ, такую запись необходимо скорректировать или удалить (при необходимости воспользовавшись специальными обработками или временно вернув и правильно распроведя старый документ).
При манипуляциях с исправлениями отпусков прошлых периодов система делает записи в регистры корректировки среднего заработка. Наличие там некорректных записей может блокировать расчет планового начисления (оклада).
Решение: Проверьте этот регистр через функции технического специалиста. Убедитесь, что по сотруднику за январь нет конфликтующих записей с отрицательным рабочим временем или зависшими суммами. При обнаружении некорректных строк, созданных ручными исправлениями документов, их следует очистить.
Выполняя эти несложные, но системные шаги, мы сможем гарантировать чистоту кадрового и бухгалтерского учета в новой программе 1С:ЗУП 3.1 сразу после переноса данных, избежав при этом ручных правок в проводках и расчетах на стороне бухгалтерской программы.