В процессе совместной работы над договорами в программе 1С:Документооборот часто возникает критическая проблема: согласующие лица или сам инициатор могут внести изменения в прикрепленный файл Microsoft Word (.doc/.docx) непосредственно в процессе согласования. Это нарушает регламент безопасности, так как одни участники могут согласовать одну редакцию, а в итоговом файле окажется совершенно другой текст.
В данной статье мы подробно разберем, как раз и навсегда решить эту проблему стандартными средствами конфигурации 1С:Документооборот редакции 2.1 КОРП (и выше), не прибегая к доработке программы в конфигураторе. Мы научимся блокировать редактирование прикрепленных файлов на определенных этапах, а также разберем механизмы расследования инцидентов — как узнать, «кто был негодяем» и изменил файл без предупреждения.
Самый надежный и правильный способ заблокировать изменение файлов в процессе согласования — использовать механизм ограничения доступности полей по состоянию. Давайте пошагово разберем, как его включить и настроить.
Шаг 1. Включение функциональной опции в настройках программы
Прежде всего убедимся, что в нашей информационной базе активирована эта возможность. Для этого выполним следующие действия:
Настройка и администрирование.Настройка программы и выберем подраздел Делопроизводство.Ограничивать доступность полей по состоянию.Важно отметить: Если эта галочка не установлена, интерфейс настройки прав по состояниям будет скрыт.
Шаг 2. Настройка прав для конкретных состояний документа
После включения опции перейдем непосредственно к созданию правил ограничений:
Настройка и администрирование, где выберем справочник Настройки доступности по состоянию.Договор аренды или общего шаблона Договор).На согласовании (а также логично настроить это для состояний Согласован, На утверждении и Утвержден).Шаг 3. Тонкая настройка прав на файлы
В открывшейся форме настройки перед нами появится таблица со списком всех реквизитов документа. Прокрутим её до колонок, отвечающих за работу со связанными файлами. Нам важны три ключевые колонки:
Делопроизводители или Администраторы), чтобы заблокировать редактирование.После снятия флага Изменение файлов для состояния На согласовании программа физически заблокирует кнопку «Редактировать» для прикрепленного файла Word для всех рядовых пользователей. Файл станет доступен только для чтения.
Ограничение версии: Данный функционал настройки доступности по состоянию доступен только в версии КОРП и ДГУ (Государственное учреждение). В базовой версии и версии ПРОФ эта возможность отсутствует.
Если вы еще не успели настроить жесткие ограничения по состояниям, а факт изменения договора «позади спины» уже произошел, мы можем провести расследование силами встроенных механизмов системы.
Использование истории версий файла
В системе 1С:Документооборот по умолчанию включено версионирование файлов. Проверим, как это работает:
Файлы.F2 (или щелкнем правой кнопкой мыши и выберем пункт Версии).Автоматическое сравнение версий
Чтобы не гадать, какие именно абзацы или суммы были изменены, мы можем воспользоваться автоматическим сравнением файлов Word. Для этого:
Сравнить версии.Иногда недобросовестные пользователи уверяют, что они «просто открыли посмотреть файл», а система сама сохранила новую версию. Чтобы точно узнать, кто, когда и какое действие совершал с файлом (просмотр, захват на редактирование, отмена редактирования), администратор может запустить отчет по протоколу работы.
Настройка протоколирования:
Настройка и администрирование -> Настройка программы -> Права доступа.Протоколировать работу пользователей.После включения этой опции любое открытие карточки документа или прикрепленного файла будет записываться в специальный журнал. Для расследования по конкретному договору выполним следующее:
Протокол работы по данному объекту.Если ваша компания планирует переход на новую редакцию 3.0, полезно знать, что там эта проблема решена на концептуально новом уровне.
Состояния в разрезе действий
В редакции 3.0 состояния документов жестко привязаны к конкретным действиям. Это означает, что запрет на редактирование файла можно автоматически активировать в ту самую секунду, когда запущено действие Согласование, даже если документ еще находится в статусе Проект. Это исключает временные зазоры, когда процесс уже идет, а настройки состояния еще не применились.
Совместная работа в режиме замечаний
Главная инновация версии 3.0 — отказ от хаотичного параллельного редактирования. В новой версии согласующим лицам не нужно скачивать и редактировать сам файл Word. Они могут работать в специальном режиме замечаний прямо на HTML-просмотре документа в интерфейсе 1С. Пользователь просто выделяет фрагмент текста на экране и пишет замечание. Автор документа видит реестр всех замечаний от всех согласующих в одном окне и сам принимает решение, какие правки внести в итоговый файл. Это полностью исключает порчу исходного текста договора.
В процессе обсуждения часто возникает вопрос: «Можно ли настроить права редактирования через рабочие группы документов?»
Давайте проясним этот момент. Заполнение поля Рабочая группа в карточке документа в 1С:ДО 2.1 действительно ограничивает общий доступ к документу (его увидят только члены этой группы). Однако настройки доступности по состоянию всегда приоритетнее, чем базовые права рабочей группы.
Даже если пользователь является руководителем рабочей группы и имеет полные права на чтение и изменение документа, настроенное правило доступности по состоянию заблокирует для него возможность изменения файлов в статусе На согласовании. Таким образом, вам нет необходимости вручную перенастраивать рабочие группы под каждый этап согласования — достаточно один раз настроить правила доступности по состояниям для конкретного вида договора.