В процессе работы с системой 1С:Документооборот пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда после завершения процесса согласования (особенно в статусе «Согласовано с замечаниями») возникает необходимость внести правки в прикрепленные файлы. Однако система блокирует редактирование, выдавая служебное сообщение: «Для текущего состояния документа запрещено изменение файлов». Рассмотрим подробно, как настроить систему, чтобы избежать избыточного создания новых циклов согласования и разрешить легитимную правку документов.
Основным механизмом управления правами в 1С:Документооборот является справочник НастройкиДоступностиПоСостоянию. Именно здесь определяется, какие действия могут совершать пользователи с документом, когда он находится в определенном статусе (например, «На согласовании», «Согласовано» или «Зарегистрировано»).
Разберем по шагам, как изменить эти настройки:
Согласовано.Автор или конкретных ответственных лиц. Это позволит вносить правки без изменения самого статуса документа.Важное примечание: Разграничим понятия. Мы можем разрешить изменение файлов, но при этом оставить запрет на изменение Реквизитов документа. Это позволит сохранить неизменными важные данные (сумму договора, контрагента, сроки), но даст возможность исправить опечатки в тексте самого файла Word или Excel.
Если блокировка происходит непосредственно в рамках запущенного процесса, проанализируем настройки самого бизнес-процесса «Согласование». В 1С:Документооборот 2.1 настройки этапов позволяют гибко управлять поведением системы.
Рассмотрим порядок действий:
Выясним причину, почему это важно: если процесс завершается со статусом «Согласовано с замечаниями», автор обычно получает задачу «Ознакомиться с результатами». Если на этапе настройки процесса не было разрешено редактирование, автор будет вынужден либо смириться с замечаниями, либо запускать новый цикл.
Проанализируем ситуацию для пользователей новой редакции 1С:Документооборот 3.0 — для этого есть расширение для централизованного управления правами пользователей. Здесь логика работы с состояниями и правами претерпела значительные изменения. В версии 3.0 используются Правила обработки документов.
В этой редакции мы можем настроить специальный этап — «Отработка замечаний». Кроме того, система позволяет гибко настраивать повторное согласование документа в версии 3.0 для всех участников или только для тех, кто не согласовал документ ранее. Если же требуется вернуться на шаг назад, можно применить откат на конкретный этап согласования, чтобы ответственные лица завизировали документ повторно без создания лишних копий.
Разберем критически важный технический момент. Если в вашей организации используется Электронная подпись (ЭП), никакие настройки «Матрицы доступности» не помогут отредактировать файл без потери юридической значимости. Система 1С работает следующим образом:
В таком случае, если правки необходимы, придется удалить существующие подписи (если права позволяют) или действительно создавать новую версию документа.
Иногда возникают исключительные ситуации, когда настройки верны, но документ «завис» в некорректном состоянии из-за программного сбоя. В таких случаях администратор может воспользоваться обработкой ГрупповоеИзменениеРеквизитов. Если же проблема связана с технической ошибкой в визах, может потребоваться специализированное исправление виз согласования во внутреннем документе редакции 2.1.
Рассмотрим пример логики, которую можно применить для временного перевода документа в статус проекта:
// Пример логики для изменения состояния документа (выполняется администратором)
ОбъектДок = СсылкаНаДокумент.ПолучитьОбъект();
ОбъектДок.Состояние = Справочники.СостоянияДокументов.Проект;
ОбъектДок.ОбменДанными.Загрузка = Истина; // Чтобы избежать лишних проверок при записи
ОбъектДок.Записать();
После внесения правов в файл, состояние документа необходимо вернуть в статус Согласовано тем же способом. Помните, что такие манипуляции должны проводиться крайне осторожно, так как они обходят штатную бизнес-логику системы.
В завершение нашего анализа, выделим наиболее правильный путь с точки зрения методологии документооборота:
Таким образом, мы выяснили, что наиболее эффективным решением проблемы является грамотная настройка справочника Настройки доступности по состоянию в сочетании с параметрами шаблонов процессов.