Как настроить учет досрочной пенсии и дополнительных взносов задним числом в 1С:ЗУП 3.1 без изменения истории штатного расписания?

← На главную

В практической работе бухгалтеров и кадровиков нередко возникает ситуация, когда права сотрудников на досрочную пенсию и необходимость начисления дополнительных страховых взносов за вредные условия труда обнаруживаются «задним числом». Например, спецоценка была проведена вовремя, но настройки в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) своевременно сделаны не были. Страховые взносы весь год начислялись вручную, а при сдаче годовой отчетности возникла необходимость автоматизировать этот процесс и корректно заполнить отчеты ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ) и РСВ с начала года.

Если в программе ведется история изменений штатного расписания, то попытка просто поставить нужный флаг в позиции штатного расписания за прошлые периоды заблокирована. Система не позволяет редактировать элементы, по которым уже зарегистрированы более поздние документы изменения. Разберем детально, как решить эту проблему безболезненно, быстро и без опасного распроведения документов истории штатного расписания.

Почему классический путь изменения истории штатного расписания — это тупик?

Когда в программе включена опция ведения истории штатного расписания (настройка Ведется история изменений штатного расписания), все корректировки состава позиций, окладов и условий труда должны регистрироваться специальными документами: Утверждение штатного расписания или Изменение штатного расписания.

Если с начала года таких документов было создано множество, система жестко блокирует возможность редактирования реквизитов в первичных (более ранних) позициях. Чтобы добраться до начальной точки года и установить флаг «Взимаются взносы за занятых на работах с досрочной пенсией» непосредственно в штатном расписании, вам пришлось бы:

Последовательно отменить проведение всех документов изменения штатного расписания с конца года до самого первого январского документа.
Внести изменения в исходный документ.
Последовательно провести всю цепочку документов обратно.

В крупной организации с сотнями или тысячами сотрудников этот путь гарантированно приведет к катастрофе. Во-первых, проведение старых документов создаст огромное количество автоматических задач на перерасчет зарплаты (в регистре Перерасчеты). Во-вторых, есть огромный риск нарушить актуальные кадровые данные и плановые начисления сотрудников на текущую дату.

Опасность использования группового изменения реквизитов для штатного расписания

Некоторые системные администраторы и программисты пытаются решить задачу «в лоб» — открыть обработку Групповое изменение реквизитов и принудительно проставить флаги вредности в справочнике Штатное расписание.

Делать это категорически нельзя! Механизм ведения штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1 устроен сложно. Данные записываются не только непосредственно в справочник, но и дублируются в периодические регистры сведений, такие как ИсторияПозицийШтатногоРасписания, ИсторияПозицийШтатногоРасписанияИсправленные, а также в регистры классов условий труда. Принудительное изменение самого справочника без записи в регистры приведет к рассинхронизации базы данных. В результате расчетные механизмы программы все равно не увидят вредность (так как они обращаются к регистрам), а кадровые отчеты начнут двоить строки и выдавать непредсказуемые ошибки.

Рассмотрим безопасные и штатные альтернативные варианты решения проблемы.

Решение №1: Использование механизма наследования параметров из справочника «Должности»

Это самый простой, элегантный и абсолютно штатный способ, о котором знают далеко не все пользователи. Разработчики 1С заложили в архитектуру программы иерархический принцип получения данных о вредности должностей для расчета страховых взносов и формирования стажа ПФР:

При расчете взносов и заполнении отчетности программа в первую очередь обращается к настройкам конкретной позиции штатного расписания.
Если в позиции штатного расписания настройки вредности и досрочной пенсии не заполнены (то есть флаги не стоят, поля пустые), программа автоматически обращается к карточке соответствующей Должности в справочнике Должности.

Поскольку в вашей базе в штатном расписании эти флаги не были установлены, поля остаются пустыми. Это значит, что нам достаточно настроить вредность непосредственно в справочнике Должности, и эти параметры автоматически применятся ко всем связанным позициям штатного расписания задним числом!

Выполним это по шагам:

Перейдем в раздел меню Настройка — Предприятие — Должности.
Найдем и откроем карточку нужной должности (например, «Сварщик»).
В разделе «Досрочная пенсия» установим флаг Взимаются взносы за занятых на работах с досрочной пенсией.
В поле Работы с досрочной пенсией укажем соответствующий код (например, Подпункт 1 пункта 1 статьи 30 закона «О страховых пенсиях» для Списка №1 или Подпункты 2–18... для Списка №2).
В разделе «Спецоценка условий труда» укажем класс условий труда (например, Вредный, подкласс 3.1).
Критически важный шаг: в поле Класс условий установлен с... укажем дату начала действия вредности задним числом — например, 01.01.2024.
Сохраним изменения по кнопке Записать и закрыть.

После выполнения этих действий система при расчете взносов увидит, что позиция штатного расписания пуста, обратится к связанной должности, обнаружит там настройки вредности, действующие с 1 января, и применит их. Никаких изменений в историю штатного расписания вносить не потребуется!

Решение №2: Использование механизма «Рабочие места» (для версии 1С:ЗУП КОРП)

Если вы ведете учет в версии 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, у вас есть еще более гибкий инструмент — справочник Рабочие места. В КОРП-версии параметры специальной оценки условий труда и досрочной пенсии можно привязывать не к абстрактному штатному расписанию, а к конкретным физическим рабочим местам сотрудников.

Проанализируем этот алгоритм:

В настройках программы должен быть включен учет рабочих мест.
В справочнике Рабочие места создаются элементы с указанием классов условий труда и признаков досрочной пенсии.
С помощью документов кадрового учета (Прием на работу, Кадровый перевод) или специализированного документа Назначение рабочих мест сотрудники закрепляются за данными рабочими местами.
Вы можете ввести документ Назначение рабочих мест задним числом (например, от 01.01.2024). Программа переопределит условия труда для расчета взносов именно по рабочим местам, полностью проигнорировав настройки штатного расписания.

Решение №3: Метод для перфекционистов (через резервную копию и перенос данных)

Если по каким-то причинам вам необходимо иметь идеальный порядок именно в справочнике штатного расписания (например, одна и та же должность в разных подразделениях имеет разную вредность, и наследование из карточки должности не подходит), можно использовать метод временного отключения контроля истории на копии базы.

Рассмотрим эту последовательность действий:

Обязательно сделайте резервную копию вашей рабочей информационной базы.
На копии базы зайдите в раздел Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания и временно снимите флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Система выдаст предупреждение, но позволит вам напрямую отредактировать позиции в справочнике Штатное расписание. Зайдите в нужные позиции и установите флаги доп. взносов и классы условий труда.
После внесения изменений верните флаг Ведется история изменений штатного расписания на место.
Для переноса изменений в основную рабочую базу можно использовать правила обмена или выгрузку/загрузку данных через XML (с помощью обработки Выгрузка загрузка данных XML, которая сохраняет внутренние идентификаторы GUID объектов, чтобы не нарушить ссылочную целостность).

Как правильно рассчитать и отразить страховые взносы задним числом?

После того как техническая настройка вредности (через должность или рабочие места) выполнена, программа автоматически начнет начислять дополнительные взносы при расчете зарплаты за будущие периоды. Однако за прошлые месяцы взносы сами по себе не пересчитаются, так как документы Начисление зарплаты и взносов за прошлые периоды уже проведены и закрыты для редактирования.

Чтобы не переначислять зарплату прошлых месяцев вручную и не открывать закрытые периоды, воспользуемся специальным штатным механизмом перерасчетов:

Перейдем в раздел Налоги и взносы — Перерасчеты. Здесь программа может автоматически зарегистрировать необходимость перерасчета взносов для сотрудников, у которых изменились условия труда.
Создадим документ «Перерасчет страховых взносов» (раздел Налоги и взносы — Перерасчеты страховых взносов).
В поле Месяц регистрации укажем текущий (открытый) месяц, в котором мы хотим отразить доначисление взносов.
В поле Расчетный период укажем текущий год.
Нажмем кнопку Рассчитать.

Программа самостоятельно проанализирует доходы сотрудников по вредным должностям с начала года, рассчитает сумму дополнительных взносов по тарифам (в зависимости от класса условий труда по спецоценке или по общему тарифу для Списков №1 и №2) и отразит эти доначисления в текущем месяце. При этом все доначисленные суммы корректно распределятся по прошлым месяцам в отчетности РСВ (раздел 3 и подраздел 1.3) и ЕФС-1.

Технический разбор: как программа определяет источник данных в запросах

Для понимания того, как именно 1С:ЗУП выбирает между штатным расписанием и должностью, посмотрим на упрощенную схему запроса, который система использует при расчете взносов и заполнении параметров стажа.

Программа соединяет данные кадровой истории сотрудников с историей штатного расписания и должностей. Приоритет выбора условий труда можно выразить следующим алгоритмическим языком запросов:


ВЫБРАТЬ
	КадроваяИстория.Сотрудник,
	КадроваяИстория.Период,
	ВЫБОР
		КОГДА ПОДЧЕНЕННЫЙ_РЕГИСТР_ШР.ПрименятьДополнительныеВзносы ЕСТЬ НЕ NULL
			ТОГДА ПОДЧЕНЕННЫЙ_РЕГИСТР_ШР.КлассУсловийТруда
		ИНАЧЕ РЕГИСТР_ДОЛЖНОСТЕЙ.КлассУсловийТруда
	КОНЕЦ КАК ДействующийКлассУсловий
ИЗ
	РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников КАК КадроваяИстория
	ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.КлассыУсловийТрудаПозицийШтатногоРасписания КАК ПОДЧЕНЕННЫЙ_РЕГИСТР_ШР
		ПО КадроваяИстория.ПозицияШтатногоРасписания = ПОДЧЕНЕННЫЙ_РЕГИСТР_ШР.ПозицияШтатногоРасписания
	ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.КлассыУсловийТрудаДляДолжностей КАК РЕГИСТР_ДОЛЖНОСТЕЙ
		ПО КадроваяИстория.Должность = РЕГИСТР_ДОЛЖНОСТЕЙ.Должность

Как мы видим из этой логики, если левое соединение с регистром спецоценки штатного расписания возвращает значение NULL (то есть настройки в ШР отсутствуют), программа беспрепятственно берет класс условий труда из настроек должности. Именно это позволяет нам легко решать сложнейшие задачи исправления учета задним числом без разрушения кадровой истории предприятия.